ทำความเข้าใจก่อนดำเนินการ ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ใน PEAK
การออกเอกสารรับใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้จากการจ่ายเงินมัดจำ การซื้อสินค้าหรือบริการของกิจการ
การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกเอกสารรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารรับลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น
ตัวอย่าง กิจการมีการรับใบลดหนี้ จากบันทึกซื้อสินค้า เนื่องจากสินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น
ขั้นตอนการออกรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีดังนี้
1. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้
สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
1.1. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > รับใบลดหนี้ > สร้าง
รูปแบบการสร้าง เลือก อ้างอิงจากเอกสารเดิม
เลือกเอกสารอ้างอิง ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบจ่ายเงินมัดจำ หรือบันทึกซื้อสินค้า/บันทึกค่าใช้จ่าย) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม “ถัดไป”
หมายเหตุ สามารถค้นหาเลขที่เอกสารที่ต้องการ ได้ที่ช่องค้นหา
หลังคลิกปุ่ม “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
1.2. เลือกสร้างรับใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายโดยตรง
ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกซื้อสินค้า (หรือใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกค่าใช้จ่าย) > ดูทั้งหมด
คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก รับใบลดหนี้
หลังกด “รับใบลดหนี้” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
2. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนระบุรายละเอียดของการลดหนี้
2.1. ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร
เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก เลขที่ใบกำกับภาษีของใบลดหนี้ (ถ้ามี)
2.2. ระบุข้อมูลการลดหนี้
ระบุสาเหตุของการลดหนี้ ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
คำอธิบายอย่างย่อ ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1 ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
รายการที่ 2 เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนหน่วย ที่ต้องการลดหนี้
มีการคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1 คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะลดลง
รายการที่ 2 ไม่คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
หมายเหตุ เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
จากตัวอย่าง สินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น
ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” และเลือก “คืนสินค้า” > กดเครื่องหมายติ๊กถูกหน้ารายการ > ระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน
3. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนการตัดชำระเงินของรับใบลดหนี้
การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถจ่ายชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้
3.1. การลดหนี้จากบันทึกซื้อสินค้าที่ยังไม่มีการจ่ายชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างเจ้าหนี้
หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ ยังไม่เคยจ่ายชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกรับใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างเจ้าหนี้ออกจากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกตัด Stock ให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า
3.2. การรับลดหนี้จากเอกสารจ่ายชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกรับเงินคืนจากคู่ค้า
หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับมีการจ่ายชำระเงินเต็มจำนวนกับคู่ค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกรับใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินคืนจากคู่ค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าใน Stock จะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า
ข้อสังเกต
การออกรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย
เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายที่นำใบจ่ายเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบรับลดหนี้ได้
– จบขั้นตอนการออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม –
บทความที่เกี่ยวข้อง