รับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คืออะไร คลิกที่นี่
รับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คืออะไร คลิกที่นี่
การออกเอกสารรับใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้จากการจ่ายเงินมัดจำ การซื้อสินค้าหรือบริการของกิจการ
การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกเอกสารรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารรับลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น
ตัวอย่าง : กิจการมีการรับใบลดหนี้ จากบันทึกซื้อสินค้า เนื่องจากสินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น
ขั้นตอนการออกรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: การเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้
สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูรับใบลดหนี้
เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูรับใบลดหนี้
เลือกเมนูรายจ่าย > เลือกเมนู "รับใบลดหนี้" > กด "+ สร้าง"
รูปแบบใบลดหนี้ : เลือก "ลดหนี้จากเอกสารเดิม"
เลือกเอกสาร : ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบจ่ายเงินมัดจำ หรือบันทึกซื้อสินค้า/บันทึกค่าใช้จ่าย) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้ > เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กด "ถัดไป"
หลังกด "ถัดไป" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
เลือกสร้างรับใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายโดยตรง
เลือกสร้างรับใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายโดยตรง
เลือกเมนูรายจ่าย > เลือกเมนู "บันทึกซื้อสินค้า"(หรือใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกค่าใช้จ่าย) > กด "ดูทั้งหมด"
คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
กดปุ่ม "ตัวเลือก" > เลือก "รับใบลดหนี้"
หลังกด "รับใบลดหนี้" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2: ระบุรายละเอียดของการลดหนี้
2.1 ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก เลขที่ใบกำกับภาษีของใบลดหนี้
2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้
ระบุสาเหตุของการลดหนี้: ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
คำอธิบายอย่างย่อ: ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1: ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
รายการที่ 2: เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนหน่วย ที่ต้องการลดหนี้
มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
รายการที่ 1: คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
รายการที่ 2: ไม่คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น "ไม่คืนสินค้า" เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
จากตัวอย่าง : สินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ "เฉพาะรายการ" และเลือก "คืนสินค้า"
กดเครื่องหมายติ๊กถูก แล้วระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน
ขั้นตอนที่ 3: การตัดชำระเงินของรับใบลดหนี้
การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถจ่ายชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้
แบบที่ 1 : การลดหนี้จากบันทึกซื้อสินค้าที่ยังไม่มีการจ่ายชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างเจ้าหนี้
แบบที่ 1 : การลดหนี้จากบันทึกซื้อสินค้าที่ยังไม่มีการจ่ายชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างเจ้าหนี้
หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ ยังไม่เคยจ่ายชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกรับใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างเจ้าหนี้ออกจากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า
แบบที่ 2 : การรับลดหนี้จากเอกสารจ่ายชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกรับเงินคืนจากคู่ค้า
แบบที่ 2 : การรับลดหนี้จากเอกสารจ่ายชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกรับเงินคืนจากคู่ค้า
หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับมีการจ่ายชำระเงินเต็มจำนวนกับคู่ค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกรับใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินคืนจากคู่ค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า
ข้อสังเกต
การออกรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย
เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น "ไม่คืนสินค้า" เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายที่นำใบจ่ายเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบรับลดหนี้ได้
- จบขั้นตอนการออกเอกสารรับใบลดหนี้อ้างอิงเอกสารเดิม -
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการออกเอกสารรับใบลดหนี้อ้างอิงเอกสารเดิม