การนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ (Contacts) เป็นวิธีที่สะดวกและรวดเร็วในการเพิ่มรายชื่อลูกค้าหรือซัพพลายเออร์เข้าระบบ แต่บางครั้งอาจพบปัญหาการนำเข้าที่ไม่สมบูรณ์หรือล้มเหลว บทความนี้จะช่วยให้คุณสามารถ ตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ ได้ด้วยตนเอง
โดยรวบรวมสาเหตุที่พบบ่อย 5 กรณี พร้อมแนวทางแก้ไข เพื่อให้คุณเตรียมไฟล์ข้อมูลได้อย่างถูกต้องและลดข้อผิดพลาดในการนำเข้าครั้งต่อไป
1. ระบุลำดับไม่ครบ/เกิน (จุดที่ต้อง ตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ)
ระบุลำดับที่ (คอลัมน์แรก) ให้ครบถ้วนตรงกับจำนวนแถวของข้อมูลที่ต้องการนำเข้า
ลำดับที่ต้องเป็นจำนวนเต็มบวก และเรียงลำดับจากน้อยไปมาก (1, 2, 3, …)
หากไม่ใส่ลำดับที่ ระบบจะไม่อ่านข้อมูลในแถวนั้นทั้งหมด
จำกัดการนำเข้าข้อมูลได้สูงสุดครั้งละ 1,000 รายการ
ตัวอย่างลำดับที่ไม่ถูกต้อง (ไม่ครบ)
ตัวอย่างลำดับที่ไม่ถูกต้อง (เกิน)
2. ข้อมูลผู้ติดต่อ กรอกซ้ำ/ไม่ครบ (สาเหตุหลักที่ต้อง ตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ)
ปัญหานี้แบ่งได้เป็น 2 กรณีย่อย ดังนี้
2.1. การระบุรหัสหรือชื่อผู้ติดต่อซ้ำกัน
รหัสผู้ติดต่อและชื่อผู้ติดต่อต้องไม่ซ้ำกับข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ หรือซ้ำกันเองภายในไฟล์ที่กำลังนำเข้า สามารถตรวจสอบค่าที่ซ้ำกันใน Excel ได้โดยใช้ฟังก์ชัน “Conditional Formatting”
เลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบ (เช่น คอลัมน์ I – ชื่อ)
ไปที่เมนู Home (หน้าแรก) > Conditional Formatting (การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข) > Highlight Cells Rules (กฎการไฮไลต์เซลล์) > Duplicate Values (ค่าที่ซ้ำกัน)
ระบบจะแสดงแถบสีบนข้อมูลที่ซ้ำกัน ให้ทำการแก้ไขหรือลบรายการนั้นออก
หมายเหตุ หากผู้ติดต่อเป็นบริษัทเดียวกันแต่คนละสาขา และต้องการใช้ชื่อซ้ำ สามารถ ตั้งค่าอนุญาตให้สร้างชื่อซ้ำ ก่อนการนำเข้าได้
2.2. การเลือกประเภทบุคคลธรรมดาแต่ไม่กรอกนามสกุล
หากในคอลัมน์ “ประเภทกิจการ” ระบุเป็น “บุคคลธรรมดา” จะต้องกรอกข้อมูลทั้งในคอลัมน์ “ชื่อ” และ “นามสกุล” ให้ครบถ้วนเสมอ
3. ข้อมูลการเงิน ระบุข้อมูลไม่ครบ (จุดที่ต้อง ตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ)
หากมีการกรอกข้อมูลธนาคารของคู่ค้าในช่องใดช่องหนึ่ง (เช่น ชื่อธนาคาร, ชื่อบัญชี, เลขที่บัญชี, สาขา) จำเป็นต้องกรอกข้อมูลให้ครบทั้ง 4 ช่อง
ช่องเลขที่บัญชีและสาขา ต้องกรอกเป็นตัวเลขเท่านั้น
4. สัญชาติ ระบุข้อมูลนอกเหนือจาก “ไทย”
ในคอลัมน์ D (สัญชาติ) ต้องระบุข้อความว่า “ไทย” เท่านั้น หากสะกดผิด หรือระบุเป็นสัญชาติอื่น อาจทำให้การนำเข้าไม่สำเร็จหรือข้อมูลไม่ถูกต้อง
5. ข้อมูลเกินจำนวนตัวอักษร (จุดที่ต้อง ตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ)
แต่ละช่องข้อมูลมีการจำกัดจำนวนตัวอักษรที่สามารถนำเข้าได้ หากข้อมูลในช่องใดเกินกว่าที่กำหนด ระบบจะตัดส่วนที่เกินออก หรืออาจทำให้การนำเข้าล้มเหลว ตรวจสอบการจำกัดตัวอักษรของแต่ละช่องได้จากตารางด้านล่างนี้
ช่องข้อมูล | เงื่อนไขและจำนวนตัวอักษรสูงสุด |
รหัสผู้ติดต่อ | ไม่เกิน 20 ตัวอักษร (ห้ามซ้ำ) |
Tax ID | สัญชาติไทย 13 หลัก, สัญชาติอื่นไม่เกิน 40 ตัวอักษร |
สาขา | ตัวเลขไม่เกิน 5 หลัก |
ชื่อ | บริษัทไม่เกิน 100 ตัวอักษร, บุคคลธรรมดาไม่เกิน 40 ตัวอักษร |
นามสกุล | ไม่เกิน 40 ตัวอักษร |
ที่อยู่ | ไม่เกิน 200 ตัวอักษร |
อีเมล | ไม่เกิน 50 ตัวอักษร |
เบอร์โทร | ไม่เกิน 20 ตัวอักษร |
เลขที่บัญชี | ตัวเลขไม่เกิน 16 หลัก |
– จบขั้นตอนการตรวจสอบกรณีนำเข้าผู้ติดต่อไม่สำเร็จ –
บทความที่เกี่ยวข้อง