ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกปี มาทำรายการไว้ล่วงหน้า (เอกสารที่รองรับการสร้างรายปีได้แก่ ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)

​ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2 : เลือก + สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)

อ้างอิงถึง : จะแสดงในเอกสารที่ถูกสร้างทุกใบ

ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ

วันครบกำหนด : ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันครบกำหนดชำระ (Due date ของเอกสาร)

ขั้นตอนที่ 4 : ตั้งค่าการเอกสารรายปี เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้
​รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ถ้าต้องการเป็นรายปี ให้ระบุเป็นรายปี

วันที่ : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่

เดือน : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือน

เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 07 กันยายน ค.ศ.2022 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 08 กันยายน ค.ศ.2022 เป็นต้นไป)

สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย

สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร

ส่งอีเมล : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสารต้อง

เป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและเอกสารรายปีเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่ม บันทึก

ขั้นตอนที่ 6 : รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารรายเดือน สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

กำลังทำงาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือน/ปี ยังทำงาน

ปิดการทำงาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด

สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้

ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้

ขั้นตอนที่ 6 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือน/ปี นั้น และเลือกปิดการทำงาน

คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Recurring