ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกปี มาทำรายการไว้ล่วงหน้า (เอกสารที่รองรับการสร้างรายปีได้แก่ ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)
การสร้างเอกสารรายปี (Recurring) มี 7 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2 : เลือก + สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 3 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ
ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้
เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ ระบบจะแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขเลขที่ด้วยตนเองได้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ระบบสร้างให้)
อ้างอิงถึง : ระบุเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี) ข้อมูลที่ใส่นี้จะแสดงบนหน้าเอกสารและรายงานในช่องอ้างอิง
ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ
วันครบกำหนด : ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันที่ครบกำหนดชำระ สำหรับเอกสารที่ถูกสร้างแต่ละครั้ง
ขั้นตอนที่ 4 : ตั้งค่าการเอกสารรายปี เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร
โดยมีรายละเอียดดังนี้
รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ถ้าต้องการเป็นรายปี ให้ระบุเป็น "ทุกปี"
วันที่ : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่
เดือน : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือน
เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 07 กันยายน ค.ศ.2024 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 08 กันยายน ค.ศ.2024 เป็นต้นไป) หากเลือกวันที่ในอดีต ระบบจะไม่ได้ทำการสร้างข้อมูลย้อนหลังให้
สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร
ส่งอีเมล : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสารต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น สามารถระบุข้อความที่ต้องการส่งอีเมลให้กับลูกค้าได้ หากไม่ระบุเมื่อส่งอีเมลระบบจะทำการส่งอีเมลโดยใช้ข้อความตามค่าเริ่มต้นของระบบ
ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและเอกสารรายปีเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่ม บันทึก
ขั้นตอนที่ 6 : รายการเอกสารรายปีที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้
ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
เปิดใช้งาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
ปิดใช้งาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
ขั้นตอนที่ 7 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือน/ปี นั้น และเลือกปิดการทำงาน
- จบขั้นตอนการสร้างการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี -
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Recurring
Keyword : การสร้างใบแจ้งหนี้รายปี, ออกเอกสารล่วงหน้า, ใบแจ้งหนี้รายปี, ใบแจ้งหนี้, ออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า