Skip to main content

การสร้างใบแจ้งหนี้รายปี (IV010)

Create recurring invoice (every year) (IV010)

Updated over a week ago

ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกปี มาทำรายการไว้ล่วงหน้า (เอกสารที่รองรับการสร้างรายปีได้แก่ ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)


การสร้างเอกสารรายปี (Recurring) มี 7 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2 : เลือก + สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ

ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

  • เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ ระบบจะแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขเลขที่ด้วยตนเองได้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ระบบสร้างให้)

  • อ้างอิงถึง : ระบุเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี) ข้อมูลที่ใส่นี้จะแสดงบนหน้าเอกสารและรายงานในช่องอ้างอิง

  • ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ

  • วันครบกำหนด : ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันที่ครบกำหนดชำระ สำหรับเอกสารที่ถูกสร้างแต่ละครั้ง

ขั้นตอนที่ 4 : ตั้งค่าการเอกสารรายปี เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร

โดยมีรายละเอียดดังนี้

  • รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ถ้าต้องการเป็นรายปี ให้ระบุเป็น "ทุกปี"

  • วันที่ : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่

  • เดือน : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือน

  • เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 07 กันยายน ค.ศ.2024 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 08 กันยายน ค.ศ.2024 เป็นต้นไป) หากเลือกวันที่ในอดีต ระบบจะไม่ได้ทำการสร้างข้อมูลย้อนหลังให้

  • สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย

  • สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร

  • ส่งอีเมล : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสารต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น สามารถระบุข้อความที่ต้องการส่งอีเมลให้กับลูกค้าได้ หากไม่ระบุเมื่อส่งอีเมลระบบจะทำการส่งอีเมลโดยใช้ข้อความตามค่าเริ่มต้นของระบบ

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและเอกสารรายปีเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดที่ปุ่ม บันทึก

ขั้นตอนที่ 6 : รายการเอกสารรายปีที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้

ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

  • เปิดใช้งาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน

  • ปิดใช้งาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด

  • สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้

  • ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้

ขั้นตอนที่ 7 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือน/ปี นั้น และเลือกปิดการทำงาน

- จบขั้นตอนการสร้างการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี -


คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Recurring

Keyword : การสร้างใบแจ้งหนี้รายปี, ออกเอกสารล่วงหน้า, ใบแจ้งหนี้รายปี, ใบแจ้งหนี้, ออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

Did this answer your question?