แต่ละเอกสารที่ออกจากโปรแกรม PEAK ไม่ว่าจะเป็นฝั่งรายรับหรือฝั่งรายจ่าย ผู้ใช้งานสามารถติดตามดูสถานะเอกสารได้ กรณีต้องการดูสถานะเอกสารใบเสนอราคา มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: ระบบจะแสดงแถบสถานะเอกสาร ทางผู้ใช้งานสามารถเลือกสถานะเอกสารที่ต้องการดูได้เลย
ทั้งหมด > ระบบจะแสดงใบเสนอราคาทั้งหมดที่กิจการมีการสร้าง
ร่าง > เมื่อมีการสร้างใบเสนอราคาและยังไม่ต้องการนำใบเสนอราคาฉบับนั้นไปใช้งาน สามารถกดบันทึกร่างไว้ได้และระบบจะนำใบเสนอราคาฉบับนั้นไปที่สถานะร่างให้อัตโนมัติ
รออนุมัติ > กรณีผู้ใช้งานมีการสร้างใบเสนอราคา และต้องการส่งใบเสนอราคาฉบับนี้ให้กับผู้มีอำนาจตรวจสอบ สามารถกดส่งอนุมัติที่หน้าเอกสาร และระบบจะนำเอกสารฉบับนั้นไปที่สถานะรออนุมัติให้อัตโนมัติ
รอตอบรับ > เมื่อผู้ใช้งานมีการกดอนุมัติใบเสนอราคาเรียบร้อย หากใบเสนอราคานั้นลูกค้ายังไม่ตอบรับและยังอยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด(due date) ระบบจะแสดงสถานะเอกสารเป็นรอตอบรับ
พ้นกำหนด > เมื่อใบเสนอราคาฉบับนั้นเกินระยะเวลาที่กำหนด (due date) และยังไม่ได้กดตอบรับ ระบบจะเปลี่ยนสถานะจากรอตอบรับเป็นพ้นกำหนดให้อัตโนมัติ
ยอมรับแล้ว > จะแสดงใบเสนอราคาที่ลูกค้ามีการตอบรับแล้วเท่านั้น ในสถานะนี้ทางผู้ใช้งานสามารถออกเอกสารใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินต่อจากใบเสนอราคาได้เลย
ถังขยะ > ระบบจะแสดงใบเสนอราคาที่มีการยกเลิกเอกสารแล้วให้ที่สถานะนี้ เอกสารจะไม่สามารถนำกลับมาใช้งานต่อได้แต่สามารถคัดลอกเอกสารเพื่อนำมาสร้างใหม่ได้
- จบขั้นตอนวิธีการดูสถานะเอกสารใบเสนอราคา -