ทำไมถึงชำระเงินเกินได้ ?
โดยปกติแล้ว ระบบ PEAK จะไม่อนุญาตให้คู่ค้าของคุณชำระเงินเกินกว่าจำนวนเงินในเอกสารได้ แต่ในบางกรณี อาจเกิดเหตุการณ์ต่างๆ ที่ทำให้การชำระเงินเกินกว่าจำนวนเงินของเอกสารได้ เช่น
คู่ค้าของคุณเปิดหน้าชำระเงินพร้อมกันมากกว่า 1 หน้าต่าง และชำระเงินพร้อมกัน
ขณะที่คู่ค้ากำลังชำระเงินอยู่ คุณมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขจำนวนเงินของเอกสารนั้นๆ
เมื่อเกิดเหตุการณ์ชำระเงินเกิน ระบบจะบันทึกรับชำระเงินให้หรือไม่ ?
ระบบยังคงบันทึกรับชำระเงินให้อัตโนมัติ ซึ่งจำนวนเงินส่วนที่เกินจะถูกบันทึกคู่กับผังบัญชีที่คุณเลือกไว้ ยกตัวอย่างเช่น หากจำนวนเงินในเอกสารคือ 1,000 บาท ดังรูปภาพ
ซึ่งหากระหว่างที่คู่ค้ากำลังชำระเงิน กิจการมีการไปเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินของเอกสารให้เป็น 800 บาท ตามรูป
การชำระเงิน 1,000 บาทนั้นจะถูกบันทึกแบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้
โดยหากดูที่รายละเอียดแล้ว
ส่วนที่ 1 : ส่วนที่เท่ากับยอดในเอกสาร คือ 800 บาท ส่วนนี้ระบบจะบันทึกรับชำระเงินให้ โดยเมื่อดูการบันทึกบัญชี จะบันทึกบัญชีรับเงินคู่กับหักบัญชีลูกหนี้ ดังรูป
ส่วนที่ 2 : ส่วนที่เกินกว่ายอดในเอกสาร คือ 200 บาท ส่วนนี้ระบบจะบันทึกรับชำระเงินให้ โดยเมื่อดูการบันทึกบัญชี จะบันทึกบัญชีรับเงินคู่กับบัญชีที่คุณเลือกในการตั้งค่าเชื่อมต่อกับ Pay Solutions ดังรูป
ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่ามีเอกสารที่ถูกชำระเงินเกินอยู่ ?
ในการตั้งค่าการรับชำระเงินเกิน แนะนำให้เลือกผังบัญชีที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ที่ไม่ใช้บันทึกร่วมกันกับ เหตุการณ์อื่นๆ เป็นประจำ ตัวอย่างเช่น ผังบัญชี “999999 - บัญชีพัก” ดังรูป
กรณีที่มีการชำระเงินเกินเกิดขึ้น คุณจะสามารถตรวจสอบได้โดยการดูงบทดลอง หากในงบทดลองแสดงยอดเงินของผังบัญชีที่คุณเลือกไว้ตอนตั้งค่า แสดงให้เห็นว่าเกิดการชำระเงินเกินในเอกสารที่คุณสร้าง
ในการตรวจสอบหาเอกสารที่ถูกชำระเงินเกิน สามารถทำได้โดยกดดูที่ผังบัญชีนั้นๆ และผังบัญชีนั้นๆจะแสดงให้เห็นว่าการบันทึกชำระเงินเกินนั้น เกิดมาจากเอกสารใด ดังรูป