เมื่อมีการเริ่มโครงการก่อสร้าง กิจการต้องมีสัญญาและระยะเวลาการเรียกเก็บเงินตามงวดงาน และการออกเอกสารหลักฐานการเก็บเงิน หากกิจการต้องการออกเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงินพร้อมให้ระบบรับรู้รายได้ตามงวดงาน สามารถทำตาม 4 ขั้นตอนได้ ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: การออกเอกสารใบเสนอราคาเพื่อเสนอราคาก่อนการรับงานก่อสร้าง
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > + สร้าง
ใส่รายละเอียดแต่ละช่องตามข้อมูลของกิจการ
เลขที่เอกสาร : ระบบรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ หรือกำหนดเองได้
ชื่อลูกค้า : ชื่อกิจการหรือบุคคลที่กิจการให้บริการ
วันที่ออกเอกสาร : วันที่ของเอกสารที่ต้องการออกให้กับทางลูกค้า
วันที่ใช้ได้ถึง : วันที่ครบกำหนดการตอบรับใบเสนอราคา หรือเครดิตวันที่ให้แก่ลูกค้า
รายการ : ช่องสินค้า/บริการ เลือกชื่อบริการที่ต้องการให้ปรากฏบนเอกสารให้แก่ลูกค้า
สามารถกด + เพิ่มสินค้า/บริการ เพื่อเลือกสร้างบริการใหม่ (ดังภาพ)
หรือเลือกชื่อบริการที่มีอยู่เดิมในฐานข้อมูลบริการของกิจการ
หากมีการเพิ่มชื่อบริการ
เลขที่บริการ : ระบบรันเลขที่บริการให้อัตโนมัติ หรือกำหนดเองได้
ประเภท : เลือกบริการ
ข้อมูลบริการ
ชื่อบริการ : ใส่ชื่อบริการตามงานที่ต้องการเรียกเก็บเงินลูกค้า
คำบรรยายบริการ : สามารถใส่เพิ่มเติมเป็นรายละเอียดของการบริการนั้นๆได้
หน่วย : ใส่หน่วยของบริการนั้น ระบบมีหน่วยมาตรฐานให้ไว้และสามารถเพิ่มเองตามความต้องการใช้ได้
รูปบริการ : สามารถเพิ่มรูปภาพสำหรับการบริการนั้นๆได้สูงสุด 5 รูป และมี 1 รูปที่ต้องเลือกให้เป็นรูปหลักเพื่อไปปรากฏหน้าชื่อบริการบนเอกสาร
ข้อมูลราคามาตรฐาน
ราคาขาย/หน่วย : ราคาของการให้บริการนั้นๆ (*ไม่จำเป็นต้องระบุ)
ราคาซื้อ/หน่วย : ราคาของการซื้อบริการนั้นๆ (*ไม่จำเป็นต้องระบุ)
หมายเหตุ : การใส่ราคาซื้อและขาย จะเป็นราคามาตรฐานปรากฏในหน้าเอกสารใให้อัตโนมัติเมื่อมีการใช้ชื่อบริการไปออกเอกสาร
ข้อมูลการบันทึกบัญชี
บันทึกบัญชีขาย : ผูกชื่อบัญชีที่ต้องการลงบันทึกบัญชีเมื่อมีการให้บริการ เลือกผังบัญชีเพื่อเป็นการรับรู้รายได้ เลือก "รายได้ค่าก่อสร้าง"
บันทึกบัญชีซื้อ : ผูกชื่อบัญชีที่ต้องการลงบันทึกบัญชีเมื่อมีการบันทึกซื้อบริการ เลือกผังบัญชีเพื่อเป็นการรับรู้รายจ่าย เลือก "ต้นทุนการก่อสร้าง"
เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด บันทึก
บัญชี : ระบบจะดึงผังบัญชีให้อัตโนมัติตามรายการที่ผูกบัญชีไว้จากการสร้างบริการ
คำอธิบาย : ระบบจะดึงชื่อบัญชีให้อัตโนมัติตามชื่อบริการ
จำนวน : จำนวนของการให้บริการ
ราคา/หน่วย : ราคาของบริการ
ส่วนลด/หน่วย : จำนวนเงินส่วนลด (ถ้ามี)
ภาษี : อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม
มูลค่าก่อนภาษี : ระบบคำนวณมูลค่าให้อัตโนมัติ
หัก ณ ที่จ่าย : อัตราที่ต้องถูก หัก ณ ที่จ่าย *เลือกใส่หรือไม่ใส่ก็ได้
+ เพิ่มรายการใหม่ : หากมีบริการอื่นๆนอกเหนือจากบรรทัดแรก สามารถเพิ่มเติมได้
+ เพิ่มคำอธิบายรายการ : หากมีคำอธิบายหรือรายละเอียดที่ต้องการแจ้งบนเอกสารสามารถกดเพื่อพิมพ์คำอธิบายรายการเพิ่มได้
เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด อนุมัติใบเสนอราคา
ขั้นตอนที่ 2: หากมีการเสนอราคาและลูกค้ามีการตอบรับ สามารถกดตอบรับเอกสารได้โดย
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > รอตอบรับ
เลือกเอกสารที่ต้องการตอบรับ > กดตอบรับ
จะมี Pop-Up ขึ้นแสดง ให้ระบุวันที่ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา และกดปุ่มยืนยัน
หมายเหตุ: ใบเสนอราคาที่กดยอมรับแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้
จากนั้น สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็น ยอมรับแล้ว
สามารถกด สร้างใบแจ้งหนี้จากเอกสารใบเสนอราคานั้น เพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าตามราคางวดงานที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 3: ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติต่อจากใบเสนอราคา ให้ทำการตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดของรายการต่างๆ
ขั้นตอนนี้สามารถบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตามงวดงานโดยกำหนดราคาเรียกเก็บตามงวดนั้นๆ (ดังภาพ)
หากเรียบร้อยแล้วสามารถกด อนุมัติใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ระบบออกเอกสารใบแจ้งหนี้และบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4: สามารถพิมพ์เอกสารใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า และคลิกดูการบันทึกบัญชี
ระบบจะบันทึกบัญชีเข้าสมุดรายวันให้อัตโนมัติ
เมื่อมีการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตาม งวดงานที่ 2 และงวดงานถัดไปจนครบตามสัญญา สามารถทำตามขั้นตอนได้โดย
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับ
ค้นหาชื่อกิจการที่ต้องการหรือเลขที่ใบเสนอราคาที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินตามงวดงานที่ 2 จากนั้น กด "สร้างใบแจ้งหนี้"
ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติต่อจากใบเสนอราคาเดิม ให้ทำการตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดของรายการต่างๆ
ขั้นตอนนี้สามารถบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตามงวดงานที่ 2 โดยกำหนดราคาเรียกเก็บตามงวดนั้นๆ (ดังภาพ)
หากเรียบร้อยแล้วสามารถกด อนุมัติใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ระบบออกเอกสารใบแจ้งหนี้และบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ (ตามขั้นตอนที่ 3 และ ขั้นตอนที่ 4 ดังภาพด้านบน)
ทั้งนี้ เมื่อมีการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตามงวดงานที่ 3 และงวดงานถัดไปจนครบตามสัญญา สามารถทำตามขั้นตอนของการเก็บเงินตามงวดงานที่ 2 ได้ โดยเริ่มจากการไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับ จากนั้น กด "สร้างใบแจ้งหนี้" ได้จนออกเอกสารเรียกเก็บครบตามสัญญา
หากต้องการทราบว่าจำนวนการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ที่มีการเรียกเก็บเงินโดยอ้างอิงจากใบเสนอราคา สามารถตรวจสอบได้โดย
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด > ค้นหาชื่อคู่ค้า
จากนั้นกดเลขที่เอกสารเพื่อเข้าดูจำนวนเอกสารการออกใบแจ้งหนี้
ระบบจะปรากฏจำนวนเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยการอ้างอิงใบเสนอราคาฉบับนั้นๆ
ตัวเลข 2 ที่ปรากฏ (ดังภาพ) แสดงให้กิจการทราบว่ากิจการได้ออกเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินไปจำนวนกี่ฉบับหรือจำนวนกี่งวดงานแล้วตามสัญญา
หมายเหตุ: หากกิจการไม่มีการออกใบเสนอราคา สามารถข้ามขั้นตอน และออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินตามงวดงานตามจำนวนยอดที่ต้องการได้โดยการ ไปที่เมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > + สร้าง เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง
- จบขั้นตอนการบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง -