สำหรับกิจการที่มีการอัปโหลดเอกสารในคลังเอกสาร เพื่อมา สร้าง/แนบ เอกสารจากคลังเอกสาร สามารถสร้างหรือแนบเอกสารได้ทั้งฝั่งรายรับและรายจ่าย รวมไปถึงสามารถแนบเอกสารหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ถูกหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้า) ได้ มีวิธีดังนี้
1. สร้าง/แนบ เอกสารจากคลังเอกสาร โดยไปที่เมนูคลังเอกสาร
ไปที่เมนูคลังเอกสาร
2. สร้าง/แนบ เอกสารจากคลังเอกสาร กรณีอัปโหลดไฟล์รูปภาพ
กรณีผู้ใช้งานต้องการอัปโหลดไฟล์รูปภาพ ให้คลิกปุ่ม “+ เพิ่มไฟล์ใหม่”
จากนั้นระบุข้อมูล ดังนี้
อัปโหลดไฟล์เอกสาร เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการสร้าง
เลือกไฟล์ ให้เลือกเอกสารที่ต้องการอัปโหลด
จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
กรณีรูปเอกสารถูกอัปโหลดผ่าน LINE@PEAKConnect รูปภาพจะแสดงอยู่ที่คลังเอกสาร สามารถคลิกปุ่ม “+ สร้าง/แนบเอกสาร” ได้เลย
3. ระบุประเภทเอกสารและรายละเอียด
เมื่ออัปโหลดไฟล์ที่ต้องการแล้ว ขั้นต่อไปให้ผู้ใช้งานระบุประเภทเอกสารและรายละเอียดที่ต้องการ โดย PEAK มีระบบช่วยตรวจสารก่อนทำการกดอนุมัติ ให้เพิ่มเติม ดังนี้
ช่วยตรวจสอบเนื้อหาจากเอกสาร
รายการที่ใช้บ่อย
แจ้งเตือนความเป็นเจ้าของ
ตัวช่วยที่ 1: ช่วยตรวจสอบเนื้อหาจากเอกสาร
ระบบจะมี ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร (OCR) โดยจะตรวจสอบความถูกต้องของ "ข้อมูลสำคัญ 7 จุด" (เช่น ชื่อผู้ติดต่อ, Tax ID, จำนวนเงิน, วันที่ ฯลฯ)
หากข้อมูลไม่ครบถ้วน ตามหลักประมวลรัษฎากร > ระบบจะแสดง แถบแจ้งเตือนสีส้ม เพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบและแก้ไขก่อนดำเนินการต่อ
(ตัวอย่าง: กรณีระบบไม่พบข้อมูล สำนักงานใหญ่/สาขา)
หมายเหตุ: หากขึ้น แถบแจ้งเตือนสีส้ม ผู้ใช้งานยังสามารถแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อนได้
ตัวช่วยที่ 2: รายการที่ใช้บ่อย
เครื่องมือนี้ คือ การที่ระบบ AI จะช่วยวิเคราะห์และเลือกผังบัญชีจาก "รายการที่ใช้บ่อย" ให้โดยอัตโนมัติ เพื่อความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
ตัวช่วยที่ 3: แจ้งเตือนความเป็นเจ้าของ
ระบบจะตรวจสอบว่า ข้อมูลในเอกสารตรงกับชื่อกิจการที่กำลังใช้งานอยู่หรือไม่ หากไม่ตรงกันจะแสดงข้อความแจ้งเตือน "เอกสารนี้ไม่ใช่ของคุณ" เพื่อป้องกันการบันทึกเอกสารผิดกิจการ
โดยเมื่อ ระบุประเภทเอกสาร และรายละเอียดที่ต้องการ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติ”
ข้อควรรู้ ในการส่งอนุมัติ
ปัจจุบันนี้ ในการคลิกปุ่มส่งอนุมัติ นอกจากผู้ใช้งานสามารถเลือก กดอนุมัติด้วยตัวเอง ปัจจุบันนี้ PEAK ได้เพิ่มการ "เลือกรายชื่อผู้อนุมัติเอกสารที่ต้องการ" เพื่อส่งต่อเอกสารให้ตรวจสอบได้ทันที
โดยกด Drop-Down > เลือกคำสั่ง "ส่งอนุมัติ"
ระบบจะแสดงหน้าต่างให้เลือก 'รายชื่อผู้อนุมัติเอกสาร' > กดเลือก "รายชื่อที่ต้องการ"
หมายเหตุ : ระบบจะมีให้ผู้ใช้งาน เลือก ทำเครื่องหมายถูก (Check-box) ว่า "ต้องการส่งแจ้งเตือนใน E-Mail" เพิ่มด้วยหรือไม่ > หากไม่เลือก ระบบจะแจ้งเตือนบน รูปกระดิ่ง ด้านบน (Notification) ให้อยู่แล้ว
ข้อควรทราบ : ไฟล์ที่อัปโหลดผ่าน Line PEAK Connect จะมีเครื่องหมาย OCR หมายถึง ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร คือ ระบบได้อ่านและแปลงข้อมูลคู่ค้าในไฟล์ที่อัปโหลดให้เป็นรูปแบบข้อความดิจิทัลแล้ว
4. การลบไฟล์ในคลังเอกสาร
หากผู้ใช้งานต้องการลบไฟล์ในคลังเอกสาร สามารถไปที่เมนูคลังเอกสาร > เลือกไฟล์ที่ต้องการลบโดยติ๊กเครื่องหมายถูก ✔️ หน้าไฟล์ที่ต้องการลบ > คลิกปุ่ม “ลบไฟล์”
ระบบจะแสดง Pop-up ให้ยืนยันการลบไฟล์ > จากนั้นคลิกปุ่ม “ยืนยัน”
– จบขั้นตอนการสร้าง/แนบ เอกสารจากคลังเอกสาร –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
กดอัปโหลดเอกสารลงคลังเอกสารแล้ว ทางระบบจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติไหม
กดอัปโหลดเอกสารลงคลังเอกสารแล้ว ทางระบบจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติไหม
ทางระบบจะค้นหาชื่อผู้ติดต่อจากเลขทะเบียน 13 หลักให้ก่อน แต่ทางระบบจะไม่ได้ลงบันทึกบัญชีอัตโนมัติให้ ทางคุณผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้เลือกผังบัญชีที่ต้องการบันทึกที่หน้าเอกสาร และกดอนุมัติเอกสารเพื่อบันทึกเข้าสู่ระบบ
บทความที่เกี่ยวข้อง