PEAK To PEAK การจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อ คือ ก้าวแรกของการสร้างเครือข่ายธุรกิจสำหรับผู้ใช้งาน PEAK ด้วยกัน ช่วยให้ทุกกิจการสามารถรับข้อมูลเอกสารจากคู่ค้าที่ใช้ระบบ PEAK เหมือนกันได้ มาบันทึกลงในระบบได้ทันที ลดขั้นตอนการคีย์ข้อมูลและลดความผิดพลาดในการกรอกรายละเอียด โดยสิ่งที่กิจการควรรู้เพื่อการจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อหลัก ๆ มีดังต่อไปนี้
1. องค์ประกอบสำคัญของ PEAK To PEAK การจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อ
เมื่อคู่ค้าของกิจการ (ที่ใช้ PEAK) ส่งเอกสารมาให้ (เช่น ใบแจ้งหนี้) ระบบจะแสดงแถบเครื่องมือด้านข้าง เพื่อช่วยในการบันทึกข้อมูล ดังนี้
ปุ่ม [+ เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร]: เป็นเครื่องมือหลักที่ใช้ดึงข้อมูลรายละเอียดจากเอกสารของคู่ค้า มาจัดทำเป็นร่างเอกสารใบสำคัญจ่ายในระบบของคุณโดยอัตโนมัติ
ปุ่ม [จับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อ]: ใช้สำหรับกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง “ชื่อผู้ขาย” ที่ปรากฏในเอกสาร กับ “ชื่อผู้ติดต่อ” ที่ได้บันทึกไว้ในระบบ เพื่อให้การบันทึกเอกสารในครั้งต่อไปมีความแม่นยำและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
หมายเหตุ ผู้ที่จะสามารถทำการจับคู่ผู้ขายกับผู้ติดต่อได้ จะต้องได้รับสิทธิ์จับคู่ผู้ขายกับผู้ติดต่อได้
โดยไปที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้งาน > ผู้ใช้งาน
สิทธิ์นี้จะอยู่ในส่วนของ PEAK Account ในหัวข้อผู้ติดต่อ
2. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 1: การเชื่อมโยงข้อมูลผู้ขาย (การจับคู่ผู้ติดต่อ)
เพื่อให้ระบบจดจำคู่ค้าและสามารถเสนอข้อมูลได้อย่างถูกต้องในระยะยาว ผู้ใช้งานควรดำเนินการจับคู่ข้อมูลในครั้งแรกที่ได้รับเอกสาร
โดยเลือกเมนู “จับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อ” เพื่อเข้าสู่หน้าต่างการจัดการข้อมูล
ตรวจสอบข้อมูลคู่ค้าจากเอกสาร:
ระบบจะแสดงหน้าต่าง “จับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อเพื่อช่วยบันทึกเอกสาร” โดยในฝั่งซ้ายจะปรากฏชื่อคู่ค้าตามที่ระบุมาในเอกสาร (เช่น บริษัท คิดดีคิดเด่น จำกัด) พร้อมแสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสถานะที่ระบุว่าข้อมูล “ตรงกัน” กับในระบบหรือไม่
เลือกผู้ติดต่อในกิจการ: ให้คุณเลือกชื่อคู่ค้าที่คุณได้สร้างไว้ในฐานข้อมูลของผู้ติดต่อ (เช่น บริษัท คิดดีคิดเด่น จำกัด)
เมื่อข้อมูลทั้งสองส่วนสอดคล้องกันแล้ว ให้กดปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อบันทึกความสัมพันธ์นี้ไว้ในระบบ
ระบบจะแสดงข้อความว่า “จับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อแล้ว”
สามารถดูข้อมูลการจับคู่ได้โดยกดปุ่ม “แก้ไข”
ขั้นตอนที่ 2: การบันทึกเอกสารเข้าสู่ระบบ
ภายหลังจากที่ระบบจดจำคู่ค้าได้แล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกดำเนินการได้ 2 รูปแบบ
โดยคลิก Drop-down ที่ปุ่ม “เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร” > จากนั้นระบบจะให้เลือกว่าต้องการบันทึกเอกสารเข้าสู่ระบบด้วยวิธีใด ซึ่งได้แก่
2.1. เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร
เป็นการบันทึก เพื่อให้ระบบคัดลอกรายละเอียดจากเอกสารต้นทางของคู่ค้า (เช่น ข้อมูลผู้ติดต่อ, เลขที่อ้างอิง, ราคา, ภาษี และรายการสินค้า/บริการ) มาสร้างเป็นร่างเอกสารในระบบของเราให้อัตโนมัติ โดยปัจจุบัน รองรับทั้งการบันทึกรายจ่าย และการสร้างใบสั่งซื้อ
หมายเหตุสำหรับการใช้งานครั้งแรก:
ผู้ใช้งานต้องทำการจับคู่และเลือกรายการสินค้า/บริการด้วยตนเองก่อน เพื่อให้ระบบจดจำความเชื่อมโยงของข้อมูล หลังจากนั้น เมื่อมีการนำเข้าเอกสารจากคู่ค้ารายเดิมในครั้งถัดไป ระบบจะดึงข้อมูลมาแสดงให้อัตโนมัติตามการบันทึกล่าสุด
เมื่อทำการระบุข้อมูลและการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม "อนุมัติ"
สามารถตรวจสอบการบันทึกเอกสารในระบบได้โดยกดที่เลขที่บันทึกบัญชี
2.2. เพิ่มลงคลังเอกสาร
สำหรับกรณีที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนดำเนินการบันทึกบัญชีในภายหลัง
เมื่อคลิก Drop-down ที่ปุ่ม "เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร" > เลือก เพิ่มลงคลังเอกสาร
ระบบจะนำเอกสารไปเก็บไว้ในคลังเอกสารเพื่อที่ผู้ใช้งานจะได้ตรวจสอบเอกสารก่อนนำไปสร้างหรือแนบเอกสารในระบบ โดยหากต้องการดำเนินการต่อ สามารถคลิกที่ปุ่ม "สร้าง/แนบเอกสาร" และระบุข้อมูลตามต้องการ
เมื่อระบบนำเอกสารมาจัดเก็บในคลังเอกสาร (File vault) แล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งานต่อได้สะดวกยิ่งขึ้นผ่านฟีเจอร์ใหม่ ดังนี้
ฟีเจอร์ใหม่ 1: การปรับมุมมองแสดงผล: สามารถเลือกปรับมุมมองที่มุมขวาบนได้ทั้ง
แบบตาราง (สูงสุด 10 รายการ/หน้า - เป็นค่าเริ่มต้น)
แบบรูปภาพ (สูงสุด 8 รายการ/หน้า พร้อมรูปตัวอย่างเอกสารชัดเจน) โดยระบบจะจำค่ามุมมองล่าสุดไว้ให้สำหรับการเข้าใช้งานครั้งถัดไป
ฟีเจอร์ใหม่ 2: การเข้าจัดการเอกสาร: หากตั้งค่าแสดงผลแบบรูปภาพ ผู้ใช้งานสามารถคลิกที่ ปุ่ม 3 จุด บริเวณขวาบนของกล่องเอกสารนั้นๆ เพื่อกดแก้ไข หรือลบไฟล์ได้ทันที
– จบขั้นตอนการจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อPEAK To PEAK –
บทความที่เกี่ยวข้อง