การกระทบยอดหมายถึงอะไร อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ ?
การกระทบยอดหมายถึงอะไร อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ ?
หมายถึง กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องและความสอดคล้องของข้อมูลระหว่าง 2 แหล่งข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและตรงกัน
ระบบสต๊อกของ PEAK ทำงานอย่างไร อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ ?
ระบบสต๊อกของ PEAK ทำงานอย่างไร อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่ ?
สต๊อกเป็นแบบคลังเดียว
ตั้งค่าให้ระบบคำนวณต้นทุนเมื่อขายหรือไม่คำนวณก็ได้
กรณีตั้งค่าให้ระบบบันทึกต้นทุนเมื่อขาย (ต้องมีสินค้าคงเหลือในระบบ)
ระบบบันทึกบัญชีเป็นแบบ FIFO (First-In , First-Out สินค้าที่ซื้อเข้ามาก่อนจะถูกบันทึกต้นทุนขายออกก่อน)
สามารถผูกผังบัญชีที่ต้องการให้ระบบบัญทึกเมื่อขายได้ตามรูปด้านล่าง
วิธีตรวจสอบความถูกต้อง มี 3 ขั้นตอนดังนี้
วิธีตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือกับงบทดลองไม่เท่ากัน
ตัวอย่าง
บริษัท ซื้อมา - ขายไป จำกัด ต้องการกระทบยอดหรือตรวจสอบความถูกต้องของรายงานสินค้าเหลือและงบทดลองเพื่อปิดงบบริษัทประจำปี 2023
ขั้นตอนที่ 1 : การเตรียมข้อมูลสำหรับใช้ตรวจสอบ
ข้อมูลที่ใช้กระทบยอด มีดังนี้
1. รายงานสินค้าคงเหลือ
2. งบทดลอง
1. รายงานสินค้าคงเหลือ
1.1 วิธีการพิมพ์รายงาน
เข้าที่เมนูสินค้า > พิมพ์รายงาน > เลือกเงื่อนไขตามตัวอย่างนี้
ระบุวันที่ที่ต้องการ
แสดงบัญชีที่ใช้บันทึกรายการ
แสดงยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภท
จากนั้นกดพิมพ์รายงาน
1.2. การเปรียบเทียบข้อมูล
คอลัมน์ที่ใช้เปรียบเทียบจะมี 2 ข้อดังนี้
1.2.1 คอลัมน์ K ต้นทุนขาย เปรียบเทียบกับ คอลัมน์ R ยอดคงเหลือบัญชีต้นทุนขาย (GL)
1.2.2 คอลัมน์ M จำนวนสินค้าคงเหลือ(บาท) เปรียบเทียบกับ คอลัมน์ Q ยอดคงเหลือบัญชีซื้อ ตัวอย่างรายงานสินค้าคงเหลือ
2. กำหนดหัวข้อให้กับคอลัมน์ที่ใช้งาน หรือใส่สีเพื่อให้สังเกตุข้อมูลได้ง่าย ตามภาพตัวอย่าง
ขั้นตอนที่ 2 : การตรวจสอบข้อมูลรายงานสินค้าคงเหลือกับงบทดลอง
สำหรับการตรวจสอบ สามารถตรวจสอบโดยใช้สูตร Excel ได้ ดังนี้
2.1 การตรวจสอบยอดรวมของฝั่งการบันทึกบัญชี เทียบกับฝั่งสินค้า
ใช่สูตร SUBTOTAL สำหรับใช้ Sum ยอดข้อมูล โดยแนะนำให้ระบุไว้ที่แถวล่างสุดของช่อง ยอดคงเหลือบัญชีซื้อ (Column Q) และ ยอดคงเหลือบัญชีต้นทุนขาย (Column R) ดังนี้
สูตรเต็ม =SUBTOTAL(9,ช่วงข้อมูลที่ต้องการให้คำนวณข้อมูล)
ตัวอย่าง : =SUBTOTAL(9,Q9:Q18)
โดยเลข 9 จะมาจากตัวเลือกสูตร Sum ตามภาพด้านล่าง
หลังจากเลือกสูตร Sum แล้ว ให้ระบุ จุลภาค(,) ต่อจากเลข 9 > เลือกคลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่เราต้องการให้คำนวณใน Column Q ทั้งหมด ตามภาพตัวอย่าง
เมื่อระบุสูตรเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงยอด Sum ให้ตามภาพตัวอย่างด้านล่าง > สามารถกดที่จุดสีเขียวลากไปด้านขวา เพื่อคัดลอกสูตรไปยัง Column R (ยอดคงเหลือบัญชีต้นทุนขาย) ได้
สามารถดูยอดรวมเบื้องต้นฝั่งบันทึกบัญชี เทียบกับฝั่งสินค้าได้ โดยดูยอดรวมเทียบกันดังนี้
จำนวนสินค้าคงเหลือ(บาท) Column M = ยอดคงเหลือบัญชีซื้อ Column Q
ต้นทุนขาย Column K = ยอดคงเหลือบัญชีต้นทุนขาย Column R
หากข้อมูลตรงกันทั้ง 2 ฝั่ง หมายถึงยอดรวมของฝั่งบัญชี ตรงกับฝั่งสินค้า
2.2 การตรวจสอบยอดสินค้ารายตัวของฝั่งการบันทึกบัญชี เทียบกับฝั่งสินค้า
สามารถกดคลุมข้อมูล Column N ถึง Column P > คลิกขวา > กด Hide เพื่อซ่อน Column ทำให้ดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น
เพิ่มหัวข้อเพื่อใช้สำหรับตรวจสอบ ดังนี้
Column S : ตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือ
Column T : ตรวจสอบยอดต้นทุนขาย
ใช้สูตร IF สำหรับช่วยตรวจสอบ โดยหากยอดคงเหลือสินค้าเท่ากันให้สูตรแสดงข้อความ "ตรงกัน" แต่หากข้อมูลไม่เท่ากันให้สูตรแสดงข้อความ "ไม่ตรงกัน"
Column S : ใช้สูตร =IF(M9=Q9,"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน") สามารถคัดลอกสูตรนี้วางในไฟล์ได้
Column T : ใช้สูตร =IF(K9=R9,"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน") สามารถคัดลอกสูตรนี้วางในไฟล์ได้
สามารถใช้เมาส์คลุม Column S และ Column T > กดปุ่มสีเขียวตามภาพด้านล่าง และลากลงจนถึงแถวสุดท้ายของข้อมูล > เพื่อคัดลอกสูตรลงทุกช่องข้อมูล
หาก Column S และ Column T ได้ผลลัพธ์ของสูตรเป็น "ตรงกัน" ทั้งหมด หมายถึงยอดสินค้ารายตัวทางฝั่งบัญชี และฝั่งสินค้าถูกต้องตรงกันทั้งหมด
3. วิธีแก้ไข หากตรวจสอบตามขั้นตอนที่ 2 แล้วสินค้าคงเหลือกับงบทดลองไม่ตรงกัน
กรณีที่ยอดไม่ตรงกัน เกิดได้จากสาเหตุดังนี้
1. ขั้นตอนการบันทึกสินค้ายกมา มีการบันทึกยอดยกมาที่เมนูสินค้า แต่ไม่ได้บันทึกบัญชี
2. ขั้นตอนการบันทึกสินค้ายกมา มีการบันทึกยอดยกมาทางบัญชี แต่ไม่ได้บันทึกที่เมนูสินค้า
3. บันทึกยอดยกมาสินค้า หรือยอดทางบัญชีผิดจากยอดคงเหลือจริง (บันทึกขาด/บันทึกเกิน)
วิธีแก้ไข มี 3 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 : นับสต๊อกสินค้าจริงที่มีอยู่ในกิจการ
สามารถใช้วิธีนับสต๊อกตามปกติของกิจการได้เลย
ขั้นตอนที่ 2 : ปรับสต๊อกสินค้า(เมนูสินค้า) ให้สต๊อกตรงกับสินค้าที่มีอยู่ในกิจการ
กรณีสต๊อกจริงมีน้อยกว่าสต๊อกในระบบ : ทำการปรับสต๊อกสินค้าในระบบลดลง
กรณีสต๊อกจริงมีน้อยกว่าสต๊อกในระบบ : ทำการปรับสต๊อกสินค้าในระบบลดลง
1. เข้าที่เมนูสินค้า > สินค้า/บริการ > ดูภาพรวม > เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ
2. เข้าสู่หน้า "เคลื่อนไหว" > เลือกปุ่ม ทำรายการ > เลือกฟังก์ชัน "ปรับปรุงจำนวนสินค้า"
3. ระบบจะ Pop-up ช่องปรับปรุงจำนวนสินค้าให้ > ระบุวันที่ตรวจนับสินค้า > ใส่จำนวนสินค้าตามที่ตรวจนับได้จริง > กดปรับปรุง
4. ระบบจะบันทึกบัญชี การปรับปรุงยอดสินค้าลดลงให้ โดยใช้สมุดบัญชี JVIN
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
กรณีสต๊อกจริงมีมากกว่าสต๊อกในระบบ : ทำการปรับสต๊อกสินค้าในระบบเพิ่มขึ้น
กรณีสต๊อกจริงมีมากกว่าสต๊อกในระบบ : ทำการปรับสต๊อกสินค้าในระบบเพิ่มขึ้น
1. ให้ทำการตรวจสอบการบันทึกซื้อสินค้า ว่ามีการบันทึกซื้อในระบบครบถ้วนตามเอกสารจริงหรือไม่ โดยให้บันทึกซื้อเอกสารที่ตกหล่นเข้ามาในระบบตามคู่มือด้านล่างนี้
2. หากบันทึกซื้อสินค้าครบถ้วนแล้ว แต่สินค่าในระบบยังมีน้อยกว่าสต๊อกจริง ให้ตรวจสอบบันทึกยอดยกมาตั้งต้นของสินค้า และบันทึกยอดยกมาของสินค้าดังนี้
แนะนำให้ทำการตรวจสอบงบทดลองตั้งต้นของกิจการก่อนว่าบันทึกยอดยกมาใน PEAK ตรงกับงบ ณ สิ้นงวดก่อนเริ่มใช้ PEAK หรือไม่ : หากงบทดลองถูกต้อง สามารถใช้วิธีเพิ่มยอดยกมาสินค้าตามตัวอย่างนี้ได้
ขั้นตอนการแก้ไขยอดยกมาสินค้า
1. เข้าที่เมนูสินค้า > สินค้า/บริการ > ดูภาพรวม > เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ
2. เข้าสู่หน้า "เคลื่อนไหว" > เลือกปุ่ม ทำรายการ > เลือกฟังก์ชัน "แก้ไขยอดยกมาสินค้า"
3. ระบบจะ Pop-up ช่องแก้ไขยอดยกมาสินค้า > หากไม่มีข้อมูลยอดยกมาตามภาพตัวอย่าง หมายถึงสินค้านี้ไม่เคยบันทึกยอดยกมา > กด"แก้ไข"
4. ใส่ข้อมูลสินค้ายกมา โดยวันที่ระบุวันเดียวกับวันที่บันทึกยอดยกมาทางบัญชีเข้ามาในระบบ > ใส่จำนวนสินค้า และราคาต่อหน่วย > หากสินค้ามีหลาย Lot สามารถกดเพิ่ม Lot ได้
5. การบันทึกยอดยกมาที่เมนูสินค้า จะไม่มีการบันทึกบัญชี
กรณีที่งบทดลองของยอดยกมาบน PEAK ตรงกับงบ ณ สิ้นงวดก่อนเริ่มใช้ PEAK อยู่แล้ว แต่สินค้าน้อยกว่าสต๊อกจริง เป็นสาเหตุ : ขั้นตอนการบันทึกสินค้ายกมา มีการบันทึกยอดยกมาทางบัญชี แต่ไม่ได้บันทึกที่เมนูสินค้า
** ดังนั้นจึงแนะนำให้บันทึกยอดยกมาเข้ามาในเมนูสินค้า เพื่อเติมเต็มในส่วนที่บันทึกขาด
หลังจากทำการปรับสต๊อกสินค้าในระบบให้ตรงกับสต๊อกจริงเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการพิมพ์รายงานสินค้าออกจากระบบ และทำการตรวจสอบตาม ขั้นตอนที่ 2 : การตรวจสอบข้อมูลรายงานสินค้าคงเหลือกับงบทดลอง อีกครั้ง
หากข้อมูลสินค้าและการบันทึกบัญชียังไม่ตรงกัน ให้ทำการปรับปรุงบัญชีตามขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 : ปรับปรุงการบันทึกบัญชีของสินค้า ให้ตรงกันสต๊อกสินค้า(เมนูสินค้า)
เนื่องจากในขั้นตอนก่อนหน้า มีการปรับข้อมูลสินค้าให้ตรงกับสต๊อกจริงแล้ว จึงยึดข้อมูลฝั่งสินค้าเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง > ดังนั้นจึงต้องปรับปรุงข้อมูลบัญชีให้ตรงกับข้อมูลสินค้า
ตัวอย่างรายงานสินค้าคงเหลือ ที่ตรวจสอบพบว่ายอดฝั่งบัญชีไม่ตรงกับฝั่งสินค้า ดังนี้
Excel Row 9 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ 400 น้อยกว่าฝั่งสินค้า
Excel Row 11 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อเป็นบวก 2,000 มากกว่ากว่าฝั่งสินค้า
วิธีปรับปรุงการบันทึกบัญชี
กรณีที่ 1 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ
ตัวอย่าง : Excel Row 9 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ 400
อ่านข้อมูลและคำอธิบายกรณีตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่นี่
อ่านข้อมูลและคำอธิบายกรณีตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่นี่
ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบหมายถึง : มียอดสินค้าในบัญชีสินค้าสำเร็จรูป อยู่ในฝั่งเครดิต มากกว่าเดบิต
ซึ่งถือว่าเป็นกรณียอดบัญชีซื้ออยู่ผิดฝั่งบัญชี เพราะสินค้าคงเหลือของกิจการ หากมีสินค้าอยู่ในสต็อก ยอดคงเหลือทางบัญชี ควรอยู่ในฝั่งเดบิตเสมอ
ตามตัวอย่างนี้ หมายถึง มียอดคงเหลือบัญชี สินค้าสำเร็จรูป อยู่ในฝั่งเดบิต 400 บาท
วิธีคำนวณหายอดที่หายไป สามารถทำได้ดังนี้
ปรับยอดติดลบเป็น 0 : Column Q(-400)+400 = 0 จะได้ยอดที่หายไปคือ 400
นำยอดที่หายไปบวกกับจำนวนสินค้าคงเหลือ : 400 + Column M 1,600 = 2,000
จะได้ผลลัพธ์ ยอดเดบิตที่หายไป = 2,000
ยอดยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ มักจะเป็นสาเหตุ : ขั้นตอนการบันทึกสินค้ายกมา มีการบันทึกยอดยกมาที่เมนูสินค้า แต่ไม่ได้บันทึกบัญชี สาเหตุนี้งบทดลองตั้งต้นมักจะบันทึกไม่ถูกต้องด้วย
แนะนำให้ทำการตรวจสอบงบทดลองตั้งต้นของกิจการก่อนว่าบันทึกยอดยกมาใน PEAK ตรงกับงบ ณ สิ้นงวดก่อนเริ่มใช้ PEAK หรือไม่ : หากงบทดลองไม่ถูกต้อง แนะนำให้ปรับปรุงบัญชีตามตัวอย่างนี้
วิธีการปรับปรุงบัญชี ยอดคงเหลือบัญชีซื้อติดลบ
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบยอดยกมาของรหัสสินค้านี้ จากเมนูสินค้า
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบยอดยกมาของรหัสสินค้านี้ จากเมนูสินค้า
1. เข้าที่เมนูสินค้า > สินค้า/บริการ > ดูภาพรวม > เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ
2. เข้าสู่หน้า "เคลื่อนไหว" > เลือกปุ่ม ทำรายการ > เลือกฟังก์ชัน "แก้ไขยอดยกมาสินค้า"
3. ระบบจะแสดงช่อง"แก้ไขยอดยกมาสินค้า" > นำจำนวน คูณ ราคาต่อหน่วย เพื่อให้ทราบมูลค่าของสินค้ายกมา (สังเกตุได้ว่า ยอดยกมาที่คำนวณได้จะเท่ากับยอดเดบิตที่หายไป)
ขั้นตอนที่ 2 : บันทึกบัญชีปรับปรุงที่สมุดบัญชีรายวัน
ขั้นตอนที่ 2 : บันทึกบัญชีปรับปรุงที่สมุดบัญชีรายวัน
1. เข้าเมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > กด "+ สร้างสมุดบัญชีรายวัน"
2. บันทึกบัญชีปรับปรุง เดบิต "114102 - สินค้าสำเร็จรูป" ด้วยมูลค่าของยอดยกมาสินค้า > เลือกบัญชีย่อยเป็นรหัสสินค้าที่ต้องการบันทึก > ฝั่งเครติด ให้ระบุเป็นคู่ขาบัญชีตามงบทดลอง
กรณีที่ 2 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อมากกว่ารายงานสินค้า
ตัวอย่าง : Excel Row 11 : ยอดคงเหลือบัญชีซื้อเป็นบวก 2,000 มากกว่ากว่าฝั่งสินค้า
วิธีคำนวณหายอดที่ส่วนเกิน สามารถทำได้ดังนี้
นำยอดคงเหลือบัญชีซื้อ Column Q - จำนวนสินค้าคงเหลือ(บาท)Column M
ได้ข้อมูลดังนี้ 2,000 - 1,800 = 200
มียอดคงเหลือบัญชีซื้อมากกว่าจำนวนสินค้าคงเหลือ(บาท) = 200
กรณีนี้ มักเป็นสาเหตุ : บันทึกยอดยกมาสินค้า หรือยอดทางบัญชีผิดจากยอดคงเหลือจริง (บันทึกขาด/บันทึกเกิน) สาเหตุนี้งบทดลองตั้งต้นมักจะบันทึกไม่ถูกต้องด้วย
แนะนำให้ทำการตรวจสอบงบทดลองตั้งต้นของกิจการก่อนว่าบันทึกยอดยกมาใน PEAK ตรงกับงบ ณ สิ้นงวดก่อนเริ่มใช้ PEAK หรือไม่ : หากงบทดลองไม่ถูกต้อง แนะนำให้ปรับปรุงบัญชีตามตัวอย่างนี้
บันทึกบัญชีปรับปรุงที่สมุดบัญชีรายวัน
1. เข้าเมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > กด "+ สร้างสมุดบัญชีรายวัน"
2. บันทึกบัญชีปรับปรุง เครดิต "114102 - สินค้าสำเร็จรูป" ด้วยมูลค่าส่วนเกินที่คำนวณได้ > เลือกบัญชีย่อยเป็นรหัสสินค้าที่ต้องการบันทึก > ฝั่งเดบิต ให้ระบุเป็นคู่ขาบัญชีตามงบทดลอง
- จบวิธีตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือกับงบทดลองไม่เท่ากัน (ซื้อมา-ขายไป)-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบรายงานสินค้าคงเหลือ