กิจการ AA ประกอบธุรกิจการขายอุปกรณ์เครื่องใช้ มีการสั่งของผ่านนาย BB เป็นจำนวน 20 หน่วย รวมเป็นเงิน 20,000 บาท จากนั้นนาย BB จึงติดต่อซื้อของจากกิจการ CC โดยที่นาย BB สำรองจ่ายแทนกิจการ AA ไปก่อน และนาย BB ได้ค่าตอบแทนจากกิจการ AA เป็นเงิน 2,000 บาท
​

หมายเหตุ : กิจการ CC ออกใบกำกับภาษีซื้อ ระบุชื่อลูกค้าเป็นกิจการ AA ด้วย

ซึ่งการบันทึกบัญชีตามตัวอย่างนี้เป็นการบันทึกในฝั่งของกิจการ AA

ขั้นตอนที่ 1 : เพิ่มช่องทางการเงินสำรองจ่าย

ขั้นตอนที่ 2 : บันทึกรายการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจาก นาย BB

ขั้นตอนที่ 3 : บันทึกเอกสารที่ได้รับจาก กิจการ CC

ขั้นตอนที่ 4 : บันทึกรับใบกำกับภาษีซื้อจาก กิจการ CC
​

กรณีที่นาย BB สำรองจ่ายไปก่อนให้กิจการ เพิ่มช่องทางการเงินสำรองจ่ายขึ้นมาดังนี้

นาย BB ส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ให้กับกิจการ AA ประกอบด้วยรายการดังนี้

ได้รับเอกสารซื้อสินค้าจากกิจการ CC
ระบุยอด สินค้าจำนวน 20 หน่วย เป็นเงิน 20,000 เป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

เมื่อกิจการ AA ได้รับใบกำกับภาษีซื้อจาก กิจการ CC ให้บันทึกรับใบกำกับภาษีตามคู่มือ การบันทึกภาษีซื้อ (ลงทะเบียนใบกำกับภาษีซื้อ)

​
​- จบขั้นตอนวิธีการบันทึกรายการจ่ายที่จ่ายให้กับ Supplier และSupplier สำรองจ่ายแทน -

​