Lorsqu’un nouveau bien vous est confié, vous devez le créer sur Piloc, puis si il est sous mandat, lui associer un bailleur ainsi qu'un mandat.
Pour créer un lot :
cliquez sur “Lots” depuis le menu de gauche ;
cliquez sur “+ Créer un lot”, en haut à droite ;
renseignez un libellé, une adresse, éventuellement une description, le type de lot et indiquez si le lot est sous mandat ou pas. Le libellé sera le nom d'usage du lot sur Piloc. Essayez d'avoir la même logique d'appellation. Ex : Code/Nom du bien en interne - Nom du bailleur - Adresse. Veillez à sélectionner l'option "Mon bien n'est pas sous-mandat" si vous êtes propriétaire du bien.
cliquez sur “Créer le lot” ;
Vous avez la possibilité de créer des sous-lots, depuis le menu du haut. Exemple : un immeuble avec plusieurs appartements appartenant au même bailleur ; une colocation avec des baux individuels non solidaires.
Si votre lot est sous mandat vous devez associer un bailleur et un mandat :
1- Associer un bailleur
allez dans “Bailleur” depuis le menu du haut ;
cliquez sur “+ Créer un nouveau bailleur” ;
remplissez les champs ;
cliquez sur “Créer le bailleur”. A ce moment là, un email de création de compte est envoyé automatiquement au bailleur, si vous avez souhaité activer cette option et si celui-ci est nouvellement ajouté sur Piloc. Pour en savoir plus : https://intercom.help/piloc/fr/articles/9516497-informer-mes-bailleurs.
2- Associer un mandat
au même endroit, cliquez sur “+ Créer un nouveau mandat” ;
remplissez les champs. Dans "Solde initiale Mandat", renseignez le montant dû à date au bailleur si vous lui devez des sous, autrement inscrivez 0€.
cliquez sur “Créer le mandat”.
Attention : si l'onglet "Bailleur" est grisé, c'est que vous avez sélectionné "Mon bien n'est pas sous-mandat'. Contactez l'équipe support (support@piloc.io).