Général (nom légal de l'entreprise)

Le document de facture (taxes, logo)

Les prospects (intégrations, tableau)

Le document de soumission (dépôts et validité)

L'agenda

Le portail client et les avis

Les employés

Les intégrations

Nom d'entreprise : le nom qui apparaît sur vos factures. Modifiez-le ici si vous changez de nom de compagnie.

Adresse de l'entreprise.

Abonnement PlanOps : gérez votre abonnement via le bouton bleu.

Taxes : Dans cet onglet, vous pouvez changer vos codes de taxe et configurer vos taxes (TPS, TVQ et TVH) notamment si vous faites affaire dans des régions où d'autres taxes s'appliquent.

Vous pouvez aussi définir par défaut quelles taxes s'appliquent à vos services (toujours ou jamais). Ce réglage reste modifiable soumission par soumission.

Envoi automatique : vous pouvez également choisir que la facture soit envoyée automatiquement au client dès sa création. Si vous ne souhaitez pas cet envoi automatique, il suffit de décocher l'option.

Modèle de courriel : cette section comprend deux modèles distincts : le courriel d'envoi de facture et le courriel d'envoi de reçu. Ces modèles sont entièrement personnalisables, ce qui vous permet de les adapter au ton de votre entreprise.

Le bouton « Ajouter un modèle » : permet de créer un modèle de courriel à partir de zéro, entièrement conçu par vous.

L'œil : affiche un aperçu du modèle par défaut, c'est-à-dire exactement ce que votre client verra en recevant la facture.

Le bouton copier : crée une copie du modèle par défaut, qui apparaît juste en dessous (sous le nom de "Facture par défaut (copie)"). Vous pouvez copier le modèle autant de fois que vous le souhaitez afin de créer d'autres modèles, par exemple un courriel de suivi.

L'étoile : définit ce modèle comme modèle par défaut. C'est lui qui sera utilisé automatiquement à chaque envoi de facture. Il reste bien sûr possible de choisir manuellement un autre modèle au moment de l'envoi, parmi votre liste de modèles.

{Document_number} : insère le numéro du document directement dans le courriel.

{client_name} : insère le nom du client.

Modèles de factures — créez plusieurs modèles (par exemple un par département : paysagement, lavage de vitres, excavation). Pratique lorsque vos conditions générales diffèrent, pour associer les bonnes conditions au bon type de job.

Logo — ajoutez le logo qui apparaîtra sur le document.

Informations de contact — numéro de téléphone et adresse courriel.

Informations complémentaires — numéro de licence RBQ, NEQ, site web.

Conditions générales — garanties et modalités de paiement (par exemple des intérêts sur les comptes en souffrance).

Instructions de paiement — indiquez comment vous être payé (virement, dépôt direct, chèque, carte de crédit). Ces informations s'affichent dans un encadré bleu sur la facture.

PDF personnalisé — joignez un document (contrat de garantie, spécimen de chèque, etc.) qui accompagnera chacune de vos factures.

Pages Facebook : connectez vos pages Facebook pour recevoir vos prospects. Si une page est déjà connectée, elle s'affiche ici; sinon, cliquez sur le bouton bleu et suivez les étapes demandées par Facebook.

Intégration externe : vous permet de connecter les formulaires de votre site web ou de vos landing pages, afin que les leads arrivent automatiquement dans le tableau des prospects. Cliquez sur « Guide d'intégration » : PlanOps copie la marche à suivre que vous n'avez qu'à transmettre à la personne qui gère votre site web.

Tableau des prospects : Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau des prospects : ajouter une nouvelle colonne, en supprimer (icône de poubelle) ou en modifier une (icone du crayon). Vous pouvez aussi changer les champs affichés et les icônes. Voir article « Prospect - tableau de colonne Kanban ».

Outil de prise de mesures à distance : activez ou désactivez cet outil selon vos besoins. Lorsqu'il est activé, l'outil devient utilisable directement dans le processus de création de vos soumissions, vous permettant de prendre des mesures à distance sans vous déplacer chez le client.

Signature : choisissez si vos clients doivent signer électroniquement les soumissions, ou simplement les accepter. Ce paramètre détermine le niveau de formalité requis pour l'approbation de vos soumissions.

Dépôt sur chaque soumission — activé par défaut. Décochez cette option pour obtenir plutôt un bouton « Ajouter un dépôt » (dépôt à la pièce), ou désactivez complètement les dépôts.

Validité : le nombre de jours pendant lesquels une soumission demeure valide pour la signature électronique. Une fois ce délai écoulé, le client ne peut plus la signer. Ce nombre de jours est ajustable selon vos besoins.

Modèles de courriel : créez des modèles de courriel réutilisables, avec des variables dynamiques qui se remplissent automatiquement. Ces modèles seront disponibles lors de la rédaction de vos courriels. Le fonctionnement est identique à celui des modèles de courriel des factures : consultez cette section pour le détail des boutons (aperçu, copie, modification, modèle par défaut) et des variables.

Heures de travail: définit la plage horaire de travail de vos employés (par exemple de 8 h à 18 h, ou une plage élargie de 5 h à 22 h). Elles servent principalement aux événements d'une journée complète, qui reprendront automatiquement ces heures de travail.

Jours de travail : détermine les jours travaillés affichés dans votre agenda. Décochez les jours où votre entreprise ne travaille pas : ainsi, lorsque vous cédulez des événements, ceux-ci ne chevaucheront pas les journées fermées.

Pause lunch par défaut : la durée de pause appliquée automatiquement aux punchs lorsque l'option "Ajouter une pause lunch non payée" est cochée (par exemple 30, 40 ou 45 minutes). Dès que l'employé ajoute sa pause lunch, la durée choisie est automatiquement déduite de son temps travaillé et de sa paie.

Punch sur des événements non assignés : permet à vos employés de puncher sur des jobs sans horaire précis; il suffit de les marquer comme non assignées.

Types d'événements et notifications : configurez des rappels par défaut selon le type (jobs, opérations, etc.). Par exemple, être notifié 30 minutes avant une opération, ou 1 jour à l'avance et 2 heures avant le début d'une job (notification sur le téléphone). Plusieurs rappels sont possibles.

Affichage par défaut d'un événement : choisissez d'afficher l'adresse, le nom du client ou le numéro de soumission dans l'agenda. Vous pouvez aussi personnaliser le nom de vos évènements pour mettre le nom du projet par exemple.

Tâches d'opérations : cette section vous permet de configurer vos types de tâches d'opérations. Alors que les tâches de ventes comprennent déjà les types Suivi et Rendez-vous, vous pouvez créer ici vos propres types de tâches liées aux opérations — par exemple Commande de matériaux ou Appel fournisseur. Une fois créés, ces types seront disponibles lors de la création d'une tâche d'opérations depuis la page des tâches.

Visibilité des médias pour les techniciens : ce paramètre vous permet de choisir quels médias provenant de la soumission sont visibles par les techniciens sur une job. Deux options sont disponibles :

Vous pouvez cocher l'une, l'autre ou les deux options selon le niveau d'accès que vous souhaitez donner à vos techniciens.

Catégories de coûts : créez ici les catégories de coûts qui seront disponibles dans l'onglet Finances de vos jobs (par exemple : Essence, Matériaux, Sous-traitant). Une fois créées, elles sont réutilisables dans toutes vos jobs, sans avoir à les recréer chaque fois. À noter que vous pouvez aussi créer une catégorie directement depuis l'onglet Finances d'une job, au moment d'ajouter un coût : elle s'ajoutera automatiquement à cette liste.

Dossiers par défaut : définissez ici les dossiers qui seront créés automatiquement dans le conteneur de médias de chaque nouvelle job. Ainsi, dès qu'une job est créée, votre structure de dossiers est déjà en place, sans avoir à la refaire manuellement chaque fois (par exemple : Photos avant, Photos après, Plans).

Modèles de phases : créez ici des modèles de phases réutilisables pour vos jobs. Chaque modèle se compose d'une suite d'étapes (Phase 1, Phase 2, etc.), chacune accompagnée d'une description. Une fois le modèle appliqué à une job, vos employés voient clairement les étapes à accomplir et dans quel ordre, selon le type de service.

S'il quitte à cette étape sans choisir, les étoiles ne sont pas transmises à Facebook ou Google — elles restent visibles uniquement dans PlanOps. Le client doit obligatoirement compléter le processus jusqu'au bout pour que son avis soit publié sur l'une de ces plateformes.

S'il clique sur « Publier sur Facebook » ou « Publier sur Google », il devra se connecter à son propre compte. Cette étape est obligatoire : pour des raisons légales, PlanOps ne peut pas publier un avis au nom du client — c'est donc lui qui doit s'authentifier pour le faire.

Logiciel comptable — QuickBooks, Sage 50, Sage Cloud ou Acomba Go.

Votre courriel — connectez votre adresse pour envoyer vos soumissions et factures depuis votre propre courriel, plutôt que depuis l'adresse par défaut de PlanOps.

Paiements par carte de crédit — activez les paiements par carte via PlanOps en suivant les étapes pour créer ou connecter votre compte de paiement (Stripe).