Spring videre til hovedindholdet

Journaler og adgangssikkerhed

Opdateret i denne uge

I Planway kan du enten føre journal på dine kunder eller bruge en enklere løsning med notater (opskrifter). Afhængigt af hvor følsomme oplysningerne, du opbevarer på vegne af dine kunder, gælder der forskellige sikkerhedskrav.

Vælg mellem journal og notater

Når du aktiverer journal-funktionen, skal du svare på hvilken af nedenstående, der gælder for din forretning:

  • Notater (f.eks. opskrifter)
    ​     Bruges typisk af frisører, kosmetologer og velværeklinikker.
    Fanen på kunden hedder Notater, og du skriver simple kunde-/behandlingsnoter.

  • Journaler uden CPR
    ​     Bruges typisk af fodbehandlere og klinikker, der vil føre faglig journal uden CPR.
    Fanen på kunden hedder Journaler.

  • Journaler med CPR
    ​     Bruges af klinikker, der både vil føre journal og gemme kundens CPR-nummer.
    Fanen på kunden hedder Journaler, og login sker med MitID.

Hvis jeres forretning bruger Journaler med CPR, vil MitID altid være påkrævet.

Det er vigtigt at sikre dit system-login, og vi anbefaler derfor altid at bruge to faktor godkendelse ved login i Planway. Her kan du enten benytte Google Authenticator eller MitID.

Sådan vælger du opsætning første gang

For at bruge journaler eller notater skal du først aktivere appen:

  1. Gå til Apps og aktiver Journal

  2. Besvar de to spørgsmål om:

    • om du har brug for notater eller journal

    • om du vil gemme CPR-numre eller ej

  3. Gem dine valg

Ud fra dine svar, sættes “Journaler” op med passende sikkerhedskrav ved login.

Adgang til journaler (MitID, forretningslogin og pinkode)

Hvis du benytter Journaler med CPR, arbejder du med ekstra følsomme oplysninger. Her kan du vælge mellem tre adgangsmodeller i din forretning.

Adgangsmodel 1 – Individuel adgang (standard)

Denne model er standard for forretninger med Journaler med CPR. Medarbejderens personlige Planway-login skal benyttes for at tilgå journaler med behandlingsrelation til medarbejderen.

  • Medarbejderen logger ind med MitID

  • Medarbejderen kan kun se journaler for kunder, hvor der er en aktiv behandlingsrelation

  • Alle handlinger logges på medarbejderens bruger

Adgangsmodel 2 – Forretningslogin og personlig pinkode

Denne model kan benyttes i forretninger, der opbevarer Journaler med CPR, men som har brug for et forretningslogin i dagligdagen. Her vil følgende gælde:

  • Medarbejderen logger ind med MitID og får efterfølgende mulighed for at logge ind via “Forretningslogin”.

  • For at åbne journaler skal medarbejderen indtaste en personlig pinkode

  • Adgang gives kun til kunder med aktiv behandlingsrelation

  • Handlinger logges på medarbejderens bruger (pinkoden bruges som ekstra sikkerhedslag)

Pinkoden skal være personlig og må ikke deles. Medarbejderen kan altid ændre sin pinkode.

OBS: For ekstra høj sikkerhed, anbefaler vi altid Model 1.

Adgangsmodel 3 – Enkeltmands-forretning (én bruger med fuld adgang)

Modellen kan benyttes hvis du er alene i forretningen, og er den eneste person med adgang til systemet.

  • Forretningen har kun én medarbejder-bruger i systemet

  • Medarbejderen logger ind med MitID og har adgang til alle kunder og journaler

  • Alle handlinger logges på den samme medarbejder

Hvis du senere opretter en ekstra medarbejder, bliver du bedt om at skifte til model 1 eller 2, før den nye bruger kan få journaladgang.

Opsætning af adgangsmodel 2 (forretningslogin og pinkode)

Når administrator aktiverer Adgangsmodel 2, skal hver medarbejder have en personlig pinkode for at kunne tilgå journalerne. Dette er et krav for at sikre kontrolsporet i aktivitetsloggen forbliver korrekt og forbundet til den rigtige medarbejder.

Tildel forretningslogin til en personale-rolle

  1. Gå til Personale

  2. Vælg Rettigheder

  3. Find feltet Forretningslogin i oversigten

  4. Marker ud fra den rolle, det skal gælde for

  5. Tryk Gem ændringer

  6. Gå til Forretningslogin i undermenu og aktivér Kræv pinkode ud fra Journal

Medarbejderens pinkode kan oprettes på to måder:

  1. Medarbejderen opretter selv pinkode

    • Når medarbejderen logger ind, vises en boks om oprettelse af pinkode

    • Indtil pinkoden er oprettet, kan journalerne ikke åbnes
      ​

  2. Administrator indtaster pinkode manuelt

    • Administrator kan indtaste en pinkode for medarbejderen

    • Medarbejderen kan efterfølgende ændre pinkoden selv
      ​

Hvis der er mistanke om, at en pinkode er blevet delt eller set af andre, bør medarbejderen ændre den med det samme.

Har du spørgsmål eller brug for hjælp?

Har du spørgsmål eller brug for hjælp, er du altid velkommen til at skrive til os via chatten nederst til højre på skærmen eller sende en e-mail til info@planway.com
​

Læs mere om: Opret journal

Læs mere om: Opret journalskabelon

Besvarede dette dit spørgsmål?