¿Qué es la renovación automática de tarjetas?
La renovación automática de tarjetas es una funcionalidad disponible para los clientes de Benefits+ que permite gestionar de forma eficiente el reemplazo de tarjetas próximas a vencer. Este proceso elimina la necesidad de realizar renovaciones manuales, garantizando que las tarjetas sean reemplazadas automáticamente cuando cumplen con ciertos criterios.
¿Cuándo empieza y cuánto dura el proceso de renovación automática?
La renovación automática es un proceso que comienza 90 días antes del vencimiento de las tarjetas. Este proceso dura tres meses, desde el momento en que inicia la revisión de tarjetas candidatas hasta que las nuevas tarjetas quedan activas y listas para su uso.
Los administradores pueden optar por:
Activar la renovación automática, lo que asegura el reemplazo de las tarjetas de forma sistemática.
Mantener un proceso manual, que requiere gestionar bajas y reposiciones de tarjetas manualmente antes de su vencimiento.
Productos para los que están disponibles este proceso.
Está disponible para los productos Despensa, Restaurante, Vestimenta y Teletrabajo. Sin embargo, Regalo no tiene esta funcionalidad.
Reglas para que una tarjeta sea candidata a renovación automática.
Para que una tarjeta sea considerada candidata, deben cumplirse las siguientes condiciones:
La empresa (empleadora) debe estar activa.
La tarjeta del empleado debe estar activa o bloqueada, pero no cancelada.
La tarjeta debe tener movimientos (consumos o dispersiones) en los últimos 180 días.
La empleadora debe estar configurada como renovación automática.
La tarjeta debe estar asociada a una cuenta válida y, a su vez, esta cuenta debe estar vinculada a un empleado activo.
La dirección auxiliar (entrega) debe estar activa y coincidir con los datos registrados.
El sistema revisa estas reglas semanalmente durante los primeros 30 días de los 90 días previos al vencimiento.
¿Cómo saber si el proceso de renovación automática comenzó?
Proceso de seguimiento de tarjetas candidatas y no candidatas
Cuando tus tarjetas empiecen el proceso de renovación lo sabrás de la siguiente manera.
Tarjetas candidatas a renovación:
Estas tarjetas cumplen con todas las reglas y serán renovadas automáticamente.
El cliente recibirá tres notificaciones por correo electrónico con el detalle de las tarjetas candidatas a renovar:
Una notificación inicial, 75 días antes del vencimiento.
Un recordatorio, 68 días antes del vencimiento.
Un último aviso, 60 días antes del vencimiento.
Además, en la plataforma Benefits+ se mostrará una notificación visible indicando que hay tarjetas en proceso de renovación y puedes darle clic en "ver más detalles"
Y puedes revisar el detalle de estas tarjetas en la plataforma y descargar reportes.
Ruta de acceso: Menú Consultas → Renovaciones de tarjetas → En proceso de renovación
Ver detalles
Tarjetas no candidatas a renovación:
No cumplen alguna de las reglas mencionadas.
La columna “Observaciones” indicará el motivo específico.
Puedes realizar ajustes, como activar la tarjeta o registrar un movimiento, para que sean consideradas en próximas revisiones.
Ruta de acceso: Menú Consultas → Renovaciones de tarjetas → En proceso de renovación
Ver detalles
Activación de tarjetas renovadas
Cuando las tarjetas han sido renovadas y entregadas, se activan automáticamente el día del vencimiento de la tarjeta anterior. Sin embargo, existe un proceso de activación emergente en caso de que se necesite usar una tarjeta antes de su fecha de activación.
Requisitos para activación emergente:
1. La tarjeta debe tener el estatus de “Renovada”.
2. Debe haberse entregado al cliente.
Si tienes dudas sobre como activar de forma anticipada tus tarjetas renovadas puedes consultar el siguiente artículo: ¿Cómo activar de forma anticipada mis tarjetas renovadas?
¿Qué hacer si no deseas que una tarjeta se renueve?
Si no deseas que una tarjeta sea renovada automáticamente, puedes:
Realizar la baja administrativa de la tarjeta antes del vencimiento.
Cancelar la tarjeta manualmente y asignar una nueva, si deseas un reemplazo.
Si tienes dudas sobre como dar de baja una cuenta administrativa puedes consultar el siguiente artículo: Consulta más detalles sobre la baja administrativa aquí
Beneficios de la renovación automática
Ahorro de tiempo: No necesitas gestionar manualmente el proceso de reemplazo.
Continuidad operativa: Los empleados no experimentan interrupciones en el uso de sus tarjetas.
Reducción de errores: El sistema garantiza que solo las tarjetas elegibles sean renovadas.
Este proceso asegura una gestión eficiente y ordenada del ciclo de vida de las tarjetas. Si tienes más dudas, consulta nuestras guías o contacta al equipo de soporte en el chatbot o a través de nuestro Help Center.