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Was der Assistent kann

So sieht es aus

Zeiterfassung

Startet, pausiert und stoppt die Stoppuhr; trägt Zeiteinträge ein, korrigiert und löscht sie; genehmigt sie; ergänzt Labels

Um fünf Uhr nachmittags diktieren Sie, was Sie heute gemacht haben. Eine Minute später ist der ganze Tag erfasst — nach Projekten aufgeteilt, mit Aufgaben und Labels.

Berichte

Summiert die erfasste Zeit nach Projekt, Kunde, Aufgabe, Person oder Label über einen beliebigen Zeitraum und lädt das Ergebnis als Datei herunter

Ein Kunde fragt, wofür er im August bezahlt hat. Bevor er seinen Kaffee ausgetrunken hat, hat er die Aufschlüsselung nach Aufgaben und Personen — und Sie sehen, wie viele Stunden das Team in den Auftrag gesteckt hat und welcher Anteil davon auf der Rechnung gelandet ist.

Aufgaben

Legt Aufgaben an und ändert sie, auch mehrere auf einmal; verschiebt sie in einen anderen Status; archiviert erledigte; hängt Dateien an; sortiert Ihre To-Do-Liste

Nach der Besprechung haben Sie zwölf Aufgaben im Kopf. Sie sagen sie in einem Atemzug, und alle sind angelegt, zugewiesen und terminiert.

Sprints

Legt einen Sprint an, startet und schließt ihn und verschiebt Aufgaben hinein

Mitten im Sprint kommt ein dringender Auftrag. Sie sagen, welche Aufgaben rausfallen und welche dazukommen — und der Sprint ist umgebaut, ohne dass Sie eine einzige Karte verschoben hätten.

Projekte

Legt ein Projekt an, auch aus der Vorlage eines früheren; ändert es; archiviert es; zeigt, wer daran arbeitet und wie viel vom Budget verbraucht ist

Sie fragen, welche laufenden Projekte mehr als 80 % ihres Budgets verbraucht haben. Sie bekommen drei — und es ist noch Zeit, etwas zu tun.

Aufgaben-Workflow

Ändert die Spalten des Boards und die Status, die Ihre Aufgaben durchlaufen — etwa Zu erledigen → In Bearbeitung → Erledigt

Sie übernehmen ein Projekt von einer Kollegin und verstehen ihre Status nicht. Sie fragen, wie Aufgaben über das Board laufen, und bekommen die Erklärung samt Anzahl der Aufgaben in jeder Spalte.

Kunden

Legt Kunden und Kontaktpersonen an, ändert sie und archiviert sie

Sie fotografieren die Visitenkarte aus dem Termin. Bis Sie am Steuer sitzen, sind Kunde und Kontaktperson in primaTime.

Rechnungen

Erstellt eine Rechnung samt Positionen, zeigt frühere Rechnungen und die Rechnungseinstellungen

Letzter Tag des Monats, ein Satz. Die Rechnungen für alle Kunden warten auf Ihre Prüfung, jede mit den Stunden nach Aufgaben aufgeschlüsselt.

Sätze und Kosten

Zeigt, setzt und ändert Stundensätze und Pauschalen, Kosten und Bankkonten

Ab Januar erhöhen Sie die Preise. Sie fragen, wo der alte Satz noch hinterlegt ist. Sie bekommen eine Liste, und was Sie abnicken, schreibt der Assistent um — ohne ein Projekt nach dem anderen zu öffnen.

Personen und Teams

Zeigt Kolleginnen und Kollegen und ändert ihre Daten, lädt neue ein, stellt Teams zusammen und legt fest, wer was darf

Sie fragen, bei wem sich nächste Woche die meisten Termine häufen und wer Luft hat. Den neuen Auftrag geben Sie der zweiten Person, noch bevor die Besprechung endet.

Labels und Filter

Richtet Labels, gespeicherte Filter und Schnellfilter ein

Sie wollen überfällige Aufgaben mit höchster Priorität sehen, die niemandem zugewiesen sind. Sie beschreiben das in einem Satz und haben einen gespeicherten Filter — drei Bedingungen, die sonst jeder für sich zusammenklicken würde.

Arbeitsbereich

Bestätigt, wer Sie sind und in welchem Arbeitsbereich Sie gerade arbeiten

Ein Kollege fragt, in welchem Arbeitsbereich der Assistent buchen soll. Sie schicken ihm einen Satz: „Frag ihn, wo du bist.“