Área

O que o assistente sabe fazer

Como fica

Registo de tempo

Inicia, faz pausa e para o cronómetro; regista, corrige e apaga registos de tempo; aprova-os; acrescenta-lhes etiquetas

Às cinco da tarde dita o que fez hoje. Um minuto depois o dia inteiro está registado — repartido por projetos, com tarefas e etiquetas.

Relatórios

Soma o tempo registado por projeto, cliente, tarefa, pessoa ou etiqueta em qualquer período e descarrega o resultado num ficheiro

Um cliente pergunta o que pagou em agosto. Antes de acabar o café tem a repartição por tarefas e por pessoas — e vê quantas horas a equipa pôs na encomenda e que parte delas foi parar à fatura.

Tarefas

Cria e altera tarefas, várias de uma vez; passa-as para outro estado; arquiva as terminadas; junta anexos; organiza a sua lista de afazeres

Sai de uma reunião com doze tarefas na cabeça. Diz-as de uma só vez e ficam todas criadas, atribuídas e com prazo.

Sprints

Cria, inicia e fecha um sprint e move tarefas para dentro dele

A meio do sprint entra uma encomenda urgente. Diz que tarefas saem e quais entram — e o sprint fica reorganizado sem arrastar um único cartão.

Projetos

Cria um projeto, também a partir do modelo de um anterior; altera-o; arquiva-o; mostra quem está a trabalhar nele e quanto do orçamento já foi gasto

Pergunta que projetos em curso já gastaram mais de 80 % do orçamento. Aparecem três — e ainda há tempo de fazer algo com eles.

Fluxo de tarefas

Altera as colunas do quadro e os estados por que passam as suas tarefas — por exemplo A fazer → Em curso → Concluído

Herda um projeto de um colega e não percebe os estados que ele definiu. Pergunta como as tarefas passam pelo quadro e tem a explicação, com o número de tarefas em cada coluna.

Clientes

Cria e altera clientes e pessoas de contacto, e arquiva-os

Fotografa o cartão de visita da reunião. Quando se senta ao volante, o cliente e a pessoa de contacto já estão no primaTime.

Faturação

Prepara a fatura e as respetivas linhas, mostra faturas anteriores e as definições de faturação

Último dia do mês, uma frase. As faturas de todos os clientes esperam a sua revisão, cada uma com as horas repartidas por tarefas.

Taxas e custos

Mostra, define e altera taxas horárias e taxas fixas, custos e contas bancárias

Vai aumentar os preços em janeiro. Pergunta onde é que a taxa antiga ainda está. Recebe uma lista e o que aprovar o assistente reescreve — sem abrir os projetos um a um.

Pessoas e equipas

Mostra os colegas e altera os seus dados, convida um novo, forma equipas e define quem pode ver o quê

Pergunta a quem se juntam mais prazos na próxima semana e quem tem margem. Atribui a nova encomenda ao segundo antes de a reunião acabar.

Etiquetas e filtros

Configura etiquetas, filtros guardados e filtros rápidos

Quer ver as tarefas em atraso de prioridade máxima que ninguém tem atribuídas. Descreve-o numa frase e tem um filtro guardado — três condições que, de outro modo, cada um montaria à mão.

Espaço de trabalho

Confirma quem é e em que espaço de trabalho está a trabalhar

Um colega pergunta em que espaço de trabalho o assistente deve registar. Envia-lhe uma frase: «Pergunta-lhe onde estás.»