Diferente das outras atividades, as tarefas de reunião não podem ser criadas para um fluxo. Elas só podem ser criadas como tarefas avulsas.
É possível criar uma atividade de reunião de duas formas: Pela tela de tarefas ou por dentro do contato.
Caso opte pela criação pela tela de tarefas você deve seguir o seguinte caminho: Tarefas > + Nova tarefa > Selecione o contato. A janela Criar nova tarefa aparecerá:
Passo 1 - Tipo de tarefa: Selecione o nome do contato, tipo de tarefa = reunião, data e horário do começo e termino da reunião.
Passo 2 - Tipo de reunião: é obrigatório a seleção de um tipo de reunião para salvar a tarefa. Caso você não tenha nenhum tipo de reunião cadastrada a seguinte mensagem aparecerá para você:
Para completar essa ação será necessário criar um tipo de Reunião.
Passo 3 - Selecione a data: só é possível selecionar datas para o dia em questão ou para o futuro.
Passo 4 - Horário: selecione o horário que deseja que a tarefa seja realizada. Ao inserir o horário de inicio a plataforma preenche a de termino automaticamente para a próxima hora, (se coloco para às 10h preenche a de termino para às 11h).
Passo 5 - Responsável: você pode selecionar o responsável pela tarefa aqui. Caso você seja um Gerente de Contas ou tenha suas permissões liberadas para edição de Contatos e Tarefas em "Todos" é possível criar uma tarefa de reunião para outros usuários independente do seu tipo de usuário. Caso contrário essa opção não aparecerá para você.
Ao marcar a reunião para outro usuário a responsabilidade desse contato é passada automaticamente para quem a reunião foi marcada.
Passo 6 - Enviar invites para: aqui você pode acrescentar o e-mail de outras pessoas que deverão receber o invite.
O convite será enviado automaticamente para o contato e para o usuário mesmo que esse campo fique vazio. Não é possível desabilitar esse envio.
Passo 7 - Link para reunião: se desejar enviar um link para o contato você pode acrescentá-lo aqui.
Passo 8 - Comentário: você pode acrescentar um comentário sobre a tarefa nesse campo.
Passo 9 - Enviar convite de reunião agendada: aqui você define se o convite será enviado. É possível adicionar mais de uma pessoa no Invite, só digitar o endereço no campo.
Caso você deseje criar um Link para a reunião, terá as opções abaixo:
Os invites no Reev funcionam apenas para servidores de e-mail Google ou Microsoft e necessário manter o e-mail devidamente sincronizado no sistema. Caso o usuário utilize qualquer outro tipo de servidor de e-mail, não será possível gerar invites calendário.
Como configurar o envio de e-mail de lembrete de reunião?
Se deseja enviar um e-mail de lembrete de reunião para o seu contato, ao abrir o modal da tarefa de Reunião ao final da página você encontra a opção de "Adicionar lembrete de lembrete de reunião", essa opção deverá ser selecionada.
Ao apertar o botão o seguinte modal aparecerá:
Aqui é possível personalizar a sua mensagem para deixar ela da forma como você preferir. As possíveis alterações são:
Selecionar a data,
Selecionar o horário,
Acrescentar contatos como cópia,
Acrescentar o assunto do e-mail de lembrete,
Criar o corpo do e-mail.
Depois disso é só apertar o botão de Agendar lembrete. E pronto!
No horário e dia marcado o e-mail será disparado para você.
Importante! Não é possível enviar cópia carbono oculta (Cco) no e-mail apenas a cópia carbono normal (Cc). Além disso, embora você possa escolher o assunto do e-mail de lembrete não é possível escolher o assunto do e-mail que será enviado com as informações da reunião em si. Esse é definido pelo tipo de reunião escolhida ao criar a tarefa.
Caso opte pela criação por dentro do contato
Você deve clicar no botão + Nova tarefa que aparece no canto superior direito da tela. Ao clicar no botão o modal Nova tarefa se tornará visível:
No quadro de tarefas conseguimos:
Editar tarefa: Para isso é necessário clicar no ícone de lápis.
Feito isso será aberto um modal para que você possa editar informações como: tipo de tarefa, tipo de reunião, responsável, horário, dia, enviar invites para, link de reunião e modificar algum comentário se necessário. Além de marcar ou não a opção de enviar e-mail de lembrete para a reunião. Alteração feita é só clicar no botão de Salvar.
Caso queira excluir basta clicar no botão Excluir e então aparecerá o modal perguntando se deseja realmente continuar essa ação.
Registrar reunião: Basta clicar sobre o ícone de executar tarefa.
Uma nova janela abrirá para que você possa lançar o resultado da reunião. Na opção Status da reunião são dadas três opções: Conectado, Perdido e No Show. Para a primeira e para a terceira alternativa você tem duas possibilidades de manipulação do contato: Enviar para novo fluxo? ou Cria nova reunião?
Ao clicar em Enviar para novo fluxo a janela de Reunião irá se expandir. Você deve então selecionar o novo fluxo para o qual o contato será enviado após ter o seu marcado para uma das três opções: Conectado, Perdido ou No Show. Além disso esse modal te permite selecionar o período que esse contato será iniciado no fluxo. Algumas opções apresentadas são: Imediatamente, amanhã, em 3 dias, entre outras. Mas você pode selecionar a data que quiser escolhendo o dia diretamente no calendário.
A opção de Criar nova reunião é bastante útil em caso de No Show. Isso porque com ela você será enviado para a página de Criar nova tarefa podendo então criar outra tarefa de reunião para esse contato.
Já na opção Perdido além das opções acima é possível informar o Motivo de Perda e acrescentar um comentário. Caso não seja informado um motivo o contato será terá seu Status dado como Finalizado, caso esteja dentro de um fluxo, e seu Estágio será alterado para Perdido sem um motivo.
Marcar a tarefa como realizada: Para marcar a tarefa como realizada basta clicar no ícone de Check. Como para finalizar a tarefa é necessário algumas outras informações o mesmo modal da opção de Registrar reunião aparecerá na tela.
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