Sa artikulong ito, gagabayan ka namin sa pag-set up ng mga pangunahing kailangang i-configure sa iyong CRM sa loob ng wala pang 30 minuto. Matututuhan mo kung paano:
Gumawa ng mga custom na status para i-qualify ang iyong mga lead.
Mag-set up ng mga preset na gawain para sa epektibong follow-up.
I-configure ang iyong mga pipeline (SiftLine boards).
I-automate ang workflows gamit ang Sequences.
1. Mga Status ng Ari-arian
Ang mga status ng ari-arian ay tumutulong sa iyo na ikategorya ang mga lead batay sa kanilang progreso. Upang magsimula, piliin ang Statuses mula sa kaliwang sidebar ng iyong account at i-click ang Create Custom Status.
Gumawa ng sumusunod na custom na status sa Statuses section ng iyong REISift account:
No Contact New Lead – Para sa mga lead na pumasok sa iyong sistema ngunit hindi pa nakontak o na-qualify. Kasama rito ang mga lead na minarkahan ng iyong team o natanggap mula sa PPC o PPL companies.
Cold Lead – Mga lead na may mababang interes sa pagbebenta.
Warm Lead – Mga lead na may katamtamang interes sa pagbebenta.
Hot Lead – Mga lead na may mataas na motibasyon at handang magbenta agad.
2. I-set Up ang Mga Preset na Gawain
Ang mga gawain ay tumutulong sa iyo na pamahalaan ang mga lead nang mas epektibo at matiyak ang napapanahong follow-up. Upang i-set up ang mga ito, piliin ang Tasks mula sa kaliwang sidebar ng iyong account, pagkatapos ay i-click ang Configure Presets.
Mga Gawain sa Pamamahala ng Lead
Gumawa ng task group na may pangalang Lead Management.
Susunod, gawin ang mga sumusunod na gawain sa ilalim ng Lead Management:
Call New Lead – I-assign sa iyong sarili o sa iyong lead manager at itakda ang due date sa 1 araw.
No Contact New Lead Follow-Up 1 – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 1 araw.
No Contact New Lead Follow-Up 2 – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 1 araw.
No Contact New Lead Follow-Up 3 – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 1 araw.
No Contact New Lead - Nurture – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 1 linggo.
COLD Follow-Up (45 Day) – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 45 araw.
WARM Follow-Up (15 Day) – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 15 araw.
HOT Follow-Up (2 Day) – I-assign sa iyong sarili o itinalagang miyembro ng team, due sa 2 araw.
Send Back to LM (Review) – I-assign sa Lead Manager, due sa 1 araw. Gamitin ang task na ito para sa mga lead na kailangang muling suriin ng Lead Manager.
Mga Gawain sa Acquisitions
Gumawa ng task group na may pangalang Acquisitions at idagdag ang mga sumusunod na gawain:
Make Offer – I-assign sa iyong sarili o sa acquisitions team member, due sa 1 araw.
Offer Follow-Up – I-assign sa iyong sarili o sa acquisitions team member, due sa 1 araw.
Mga Gawain sa Transaksyon
Gumawa ng task group na may pangalang Transactions at idagdag ang sumusunod na gawain:
Process Contract – I-assign sa iyong sarili o sa transaction team member, due sa 1 araw.
3. SiftLine Boards
Ang SiftLine boards ay mga kanban-style na board na tumutulong sa iyo na mas madaling pamahalaan ang iyong mga pipeline. Upang gumawa ng SiftLine board, piliin ang SiftLine mula sa kaliwang sidebar ng iyong account, pagkatapos ay i-click ang link o ang plus sign.
Mga Pahintulot sa SiftLine Board:
Just Read – Pinapayagan lamang ang panonood ng board at mga card. I-assign ito sa mga miyembro ng team na dapat may access sa board ngunit hindi maaaring maglipat ng mga card o gumawa ng pagbabago.
Read & Write – Pinapayagan ang panonood ng board at mga card pati na rin ang paglipat ng mga card sa iba't ibang yugto ng board. I-assign ito sa mga miyembro ng team na aktibong gagamit ng board.
Admin – May buong pahintulot upang manood, maglipat, mag-edit, at mag-delete ng board. I-assign ito sa mga miyembro ng team na tutulong sa pamamahala o paggawa ng mga board.
Susunod, gumawa ng tatlong pangunahing board at mga phase:
1. Lead Management Board
New Lead
No Contact New Lead (Unqualified)
COLD Leads (Qualified)
WARM Leads (Qualified)
HOT Leads (Qualified)
Send to Acquisitions
Needs Review
Lost Deal
Became Buyer
Not Interested Anymore
Not A Deal
2. Acquisitions Board
Appointment / Make Offer
Offer Follow-Up
Offer Rejected
Offer Accepted
Under Contract
Referred Lead
Lost Deal
Send Back to Lead Management
3. Transactions Board
New Contract
Waiting on Title
Title Issues
Clear to Close
Closed
Lost Deal
Exit Strategy Boards
Narito ang mga opsyonal na board na maaari mong gawin batay sa iyong exit strategies:
Wholesale Board
New Contract
Pushing VIP Buyers
Pushing ALL Buyers
Buyer Found
Assigned
Deal Fell Through
Flips Board
New Flip
Demo
Rehab
Rehab Complete
Listed
Sold
Rentals Board
New Rental
Demo
Rehab
Rehab Complete
Listed Rent
Rented
4. Sekwensya
Ang mga sekwensya ay ginagamit upang i-automate ang ilang aksyon sa iyong REISift account. Gagawa tayo ng mga sekwensya upang awtomatikong mag-assign ng mga gawain at ilipat ang mga SiftLine card sa susunod na board. Piliin ang Sequences mula sa kaliwang sidebar ng iyong account.
Una, gagawa tayo ng mga folder upang ayusin ang ating mga sekwensya. Piliin ang Gumawa ng Folder at gumawa ng mga sumusunod:
Lead Management
Acquisitions
Transactions
Ngayon, piliin ang Gumawa ng Bagong Sekwensya at gawin ang sumusunod:
Tandaan: Kung ikaw ay nasa Professional plan, maaari kang gumawa ng hanggang 8 sekwensya. Ang Business plan ay nag-aalok ng walang limitasyong sekwensya. Ang mga may star (*) na sekwensya ay ang mga inirerekomendang gawin gamit ang Professional plan, kasama ang dalawang karagdagang sekwensya. Maraming mga gumagamit ang pumipili na i-automate ang follow-up ng cold, warm, o hot lead.
Lead Management Sequence
Ang mga sekwensyang ito ay tumutulong upang i-automate ang iyong mga gawain at follow-ups sa Lead Management. Para sa bawat isa sa mga sekwensyang ito, piliin ang Lead Management folder pagkatapos pangalanan ang mga ito.
*New Lead
Itatakda ang sekwensyang ito upang mag-trigger kapag ang status ng ari-arian ay binago sa New Lead. Pangalanan ang sekwensya bilang New Lead at piliin ang Lead Management folder. Pagkatapos, piliin ang mga sumusunod:
Trigger: Pagbabago ng Status ng Ari-arian
Condition: Pagbabago ng Status ng Ari-arian. Piliin mula sa Any hanggang New Lead.
Actions: Ang unang dalawang aksyon ay opsyonal. Ang huling dalawa ay kinakailangan upang mag-follow up sa Leads.
Assign Property (Opsyonal) – Piliin ang Clear Assignee. Ito ay upang ma-unassign ang record mula sa nakaraang caller.
Clear Property Tasks (Opsyonal) – Maaaring gamitin upang i-clear ang anumang mga naunang follow-up na gawain na na-assign habang nasa prospecting stage.
Create New Card – Piliin ang Lead Management board at New Lead Phase. Idadagdag nito ang record sa iyong Lead Management board.
Create New Task – I-click ang Create New Task o Choose Preset, pagkatapos ay piliin ang isang preset. Piliin ang New Lead task preset mula sa Lead Management group.
Piliin ang Save Sequence kapag natapos na ang lahat ng mga nabanggit na opsyon.
No Contact New Lead -> FU1
Ito ay mag-uupdate ng status ng ari-arian at gagawa ng follow-up na gawain kapag ang card ay inilipat sa No Contact New Lead phase sa SiftLine.
Trigger: SiftLine Card Moved
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Lead Management board at anumang phase, pagkatapos ay sa Lead Management board at No Contact New Lead (Unqualified) phase.
Actions:
Clear Property Tasks
Change Property Status – Piliin ang No Contact New Lead
Create New Task – Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 1 task preset.
No Contact New Lead -> FU2
Ang sekwensyang ito ay nag-a-assign ng susunod na No Contact New Lead Follow Up task pagkatapos makompleto ang unang follow-up task.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 1 task
Action: Create New Task – Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 2 task preset.
No Contact New Lead -> FU3
Ang sekwensyang ito ay nag-a-assign ng susunod na No Contact New Lead Follow Up task pagkatapos makompleto ang ikalawang follow-up task.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 2 task
Action: Create New Task – Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 3 task preset.
No Contact New Lead -> Start Nurture
Itong Sequence ay nag-a-assign ng Nurture task pagkatapos makompleto ang lahat ng ikatlong follow-up task.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang No Contact New Lead Follow Up 3 task.
Action: Create New Task – Piliin ang No Contact New Lead - Nurture preset.
No Contact New Lead -> Nurture Loop
Ang Sequence na ito ay nagpapahintulot ng "looping" o pag-reassign ng No Contact New Lead - Nurture task upang mag-follow up isang beses bawat linggo kung walang tugon.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang No Contact New Lead - Nurture task.
Action: Create New Task – Piliin ang No Contact New Lead - Nurture preset.
New Cold Lead
Ang Sequence na ito ay nag-uupdate ng status ng ari-arian at nag-a-assign ng cold lead follow-up task kapag ang card ay inilipat sa COLD Leads (Qualified) phase.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Lead Management board at anumang phase, pagkatapos ay sa Lead Management board at COLD Leads (Qualified) phase.
Actions:
Clear Property Tasks.
Change Property Status – Piliin ang Cold Lead.
Create New Task – Piliin ang COLD Follow-Up (45 Day) task preset.
Cold Lead Loop
Ang sekwensyang ito ay nag-loop o nag-reassign ng cold follow-up task upang mag-follow up tuwing 45 araw kung walang tugon.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang COLD Follow-Up (45 Day) task.
Action: Create New Task – Piliin ang COLD Follow-Up (45 Day) task preset.
New Warm Lead
Ang Sequence na ito ay nag-uupdate ng status ng ari-arian at nag-a-assign ng warm lead follow-up task kapag ang card ay inilipat sa WARM Leads (Qualified) phase.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Lead Management board at anumang phase, pagkatapos ay sa Lead Management board at WARM Leads (Qualified) phase.
Actions:
Clear Property Tasks.
Change Property Status – Piliin ang Warm Lead.
Create New Task – Piliin ang WARM Follow-Up (15 Day) task preset.
Warm Lead Loop
Ang sekwensyang ito ay nag-loop o nag-reassign ng warm follow-up task upang mag-follow up tuwing 15 araw kung walang tugon.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang WARM Follow-Up (15 Day) task.
Action: Create New Task – Piliin ang WARM Follow-Up (15 Day) task preset.
New Hot Lead
Ang Sequence na ito ay nag-uupdate ng status ng ari-arian at nag-a-assign ng hot lead follow-up task kapag ang card ay inilipat sa HOT Leads (Qualified) phase.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Lead Management board at anumang phase, pagkatapos ay sa Lead Management board at Hot Leads (Qualified) phase.
Actions:
Clear Property Tasks.
Change Property Status – Piliin ang Hot Lead.
Create New Task – Piliin ang HOT Follow-Up (2 Day) task preset.
Hot Lead Loop
Ang sekwensyang ito ay nag-loop o nag-reassign ng hot follow-up task upang mag-follow up tuwing 2 araw kung walang tugon.
Trigger: Task Completed
Condition: Task Is. Piliin ang HOT Follow-Up (2 Day) task.
Action: Create New Task – Piliin ang HOT Follow-Up (2 Day) task preset.
Acquisitions Sequences
*Make Offer
Ang sekwensyang ito ay ginagamit upang ilipat ang card mula sa Lead Management board/pipeline patungo sa Acquisitions. Pangalanan ang Sequence bilang Make Offer at piliin ang Acquisitions Folder. Pagkatapos, piliin ang mga sumusunod:
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Lead Management board at anumang phase, pagkatapos ay sa Lead Management board at Acquisitions phase.
Actions:
Clear Property Tasks
Move Card – Piliin ang Lead Management bilang orihinal na board ng card, pagkatapos ay piliin ang Acquisitions at Appointment / Make Offer phase bilang destinasyon ng board.
Create New Task – I-click ang Create New Task o Choose Preset, pagkatapos ay piliin ang Make Offer task preset sa ilalim ng Acquisitions group.
Kapag natapos na ang lahat ng mga pagpipilian sa itaas, i-click ang Save Sequence.
*Send Back to LM
Ang sekwensyang ito ay nagbabalik ng card sa Lead Management kung magpapasya ang may-ari na hindi pa sila handa magbigay ng alok. Pangalanan ang Sequence bilang Send Back to LM at piliin ang Acquisitions Folder.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Acquisitions board at anumang phase, pagkatapos ay sa Acquisitions board at Send Back to Lead Management phase.
Actions:
Clear Property Tasks
Move Card – Piliin ang Acquisitions board bilang orihinal na board ng card. Pagkatapos, piliin ang Lead Management at Needs Review bilang destinasyon ng board at phase.
Create New Task – I-click ang Create New Task o Choose Preset, pagkatapos ay piliin ang Send Back to LM (Review) task preset.
Transaction Sequence
*Under Contract
Ang sekwensyang ito ay ginagamit upang ilipat ang card mula sa Acquisitions board/pipeline patungo sa Transactions. Pangalanan ang Sequence bilang Under Contract at piliin ang Transactions folder.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Acquisitions board at anumang phase, pagkatapos ay sa Acquisitions at Under Contract phase.
Actions:
Clear Property Tasks
Move Card – Piliin ang Acquisitions board bilang orihinal na board ng card. Pagkatapos, piliin ang Transactions at Under Contract bilang destinasyon ng board at phase.
Change Property Status – Piliin ang Under Contract.
*Closed Deal Status
Ang sekwensyang ito ay nagbabago ng status sa Closed at nagde-delete ng mga property tasks kapag ang card ay inilipat sa Closed phase sa Transactions board.
Trigger: SiftLine Card Moved.
Condition: SiftLine Card Moved. Piliin mula sa Transaction board at anumang phase, pagkatapos ay sa Transactions at Closed phase.
Actions:
Clear Property Tasks
Change Property Status – Piliin ang Closed.
🎉 CONGRATS! 🎉
Ngayon, mayroon ka nang lahat ng mga pangunahing set up para sa iyong REISift CRM.
Ano ang Susunod? Panuorin ang video sa ibaba upang makita kung paano dumadaloy ang mga records sa mga pipelines na ito.
Kaugnay na Pagsasanay