Die Seite Manager (Menü Nutzer) versammelt die Personen, die Ihre Betriebe im Alltag über die App XPRIO Pro führen: Dort steuern sie das Live (Bestellungen, Lieferungen, Servicepausen) auf einem Tablet oder Handy, mit den Berechtigungen, die Sie ihnen erteilen. Hier richten Sie auch einen Küchenbildschirm ein.
Wie bei den Fahrern legen Sie das Konto nicht für die Person an: Sie erzeugen einen Einladungscode, der Manager installiert die App, erstellt sein Konto und gibt diesen Code ein. Sein Passwort wählt er selbst.
Einen Manager einladen
Klicken Sie auf Einen Manager einladen. Das Formular beginnt mit der Art der Einladung: Manager (ein Teammitglied mit eigenem Konto und Berechtigungen) oder Küchenbildschirm (KDS) (ein Konto für das Gerät, das die zuzubereitenden Bestellungen anzeigt, weiter unten beschrieben). Danach:
Betriebe: Haken Sie den oder die Betriebe an, auf die dieser Manager Zugriff haben soll. Mindestens einer ist Pflicht.
Berechtigungen (optional): Haken Sie an, was der Manager über die tägliche Bearbeitung der Bestellungen hinaus tun darf. Sie können sie jederzeit in seiner Akte ändern.
Manager-E-Mail (optional): Wenn Sie sie eintragen, werden Code, Download-Link, ein QR-Code und die Liste seiner Berechtigungen automatisch per E-Mail verschickt, in der Sprache Ihrer Wahl.
Notiz (optional): eine Gedächtnisstütze für Sie, zum Beispiel „Abendmanager, zuständig am Wochenende“.
Code-Gültigkeit: 7 Tage oder 30 Tage.
Klicken Sie auf Einladungscode generieren: Der Code erscheint in der Form MGR-XXXXXX, mit einer Schaltfläche Code kopieren. Ein Manager-Code kann nicht für ein Fahrerkonto verwendet werden, und umgekehrt.
Die Berechtigungen
Ein Manager hat immer Zugriff auf das Live seiner Betriebe: Er sieht die Bestellungen, bringt sie voran, kümmert sich um die Lieferungen. Berechtigungen schalten zusätzliche Aktionen in der App frei:
Bestellpreise anpassen: die Aktion „Preis anpassen“ bei einer Bestellung.
Online-Zahlungen erstatten: die Aktion „Erstatten“ bei online per Karte bezahlten Bestellungen.
Ausverkaufte Artikel verwalten: ein Produkt als nicht verfügbar oder wieder verfügbar markieren.
Menüplan anzeigen: Menüplan und Verfügbarkeit der Menüs aus dem Live heraus einsehen.
Außerplanmäßige Schließungen verwalten: einen Betrieb vorübergehend schließen und wieder öffnen.
Fahrer einladen: Einladungscodes für Fahrer aus der App heraus erzeugen.
Fahrerplanung verwalten: die Arbeitszeiten der Fahrer seiner Betriebe bearbeiten (das Einsehen bleibt allen offen).
Ohne Berechtigung erscheint die entsprechende Aktion in der App schlicht nicht. Eine Änderung der Berechtigungen gilt in Echtzeit: Ein angemeldeter Manager sieht die Meldung „Ihre Berechtigungen wurden aktualisiert“. Als Administrator besitzen Sie alle Berechtigungen.
Auf Seiten des Managers
Die App XPRIO Pro aus dem App Store oder bei Google Play herunterladen.
Ein Konto mit der Rolle Manager anlegen (Name, E-Mail, Telefon, Passwort).
Den Einladungscode eingeben, um Ihrem Unternehmen beizutreten.
Er landet dann im Live Ihrer Betriebe. In seinem Profil kann er Mein Dienstplan einsehen, seine Angaben bearbeiten und sein Passwort ändern. Wenn Sie in Ihren Einstellungen Dienstplan-Selbstbearbeitung aktivieren, kann er auch seine eigenen Arbeitszeiten ändern.
Der Küchenbildschirm (KDS)
Der Küchenbildschirm ist ein unpersönliches Konto für ein Tablet in der Küche: Es zeigt ausschließlich die zuzubereitenden Bestellungen in drei Spalten (zuzubereiten, in Zubereitung, fertig) und bleibt auf diesem Bildschirm gesperrt, ohne Verlauf, Lieferung oder Einstellungen.
Zur Einrichtung wählen Sie bei der Einladung Küchenbildschirm (KDS) (die Berechtigungen verschwinden, sie haben hier keinen Sinn), dann auf dem Tablet: App installieren, bei der Registrierung Manager wählen und das Konto des Bildschirms mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort nur für dieses Gerät anlegen, anschließend den Code eingeben. Zwei Regeln: Ein Küchenkonto muss bei der Registrierung angelegt werden (ein bestehendes Konto kann keinen Küchencode verwenden), und der Typ eines Kontos lässt sich nachträglich nicht ändern.
In der Liste tragen diese Konten den Hinweis Küchenbildschirm. Da der Bildschirm gesperrt ist, können Sie Name, E-Mail oder Passwort des Geräts in seiner Akte in der Verwaltung ändern.
Einladungen verfolgen
Der Reiter Ausstehende Einladungen listet jeden Code mit seinen Betrieben, seiner Notiz, seiner E-Mail und seinen Berechtigungen (oder dem Hinweis Küchenbildschirm), seinem Status (Ausstehend, Angenommen, Abgelaufen, Storniert) und seinem Ablaufdatum. Solange eine Einladung aussteht, können Sie E-Mail erneut senden (wenn eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde) oder Einladung abbrechen, wodurch der Code sofort unbrauchbar wird. Ein abgelaufener oder stornierter Code lässt sich nicht reaktivieren: Erzeugen Sie einen neuen.
Die Manager-Akte
Der Reiter Aktive Manager zeigt für jeden Manager seine Kontaktdaten, die Zahl der erteilten Berechtigungen (fahren Sie mit der Maus über das Abzeichen, um die Liste zu sehen), seine Betriebe und seinen Status. Ein Manager ohne Betrieb wird mit einem Warnhinweis markiert. Klicken Sie auf das Auge, um seine Akte zu öffnen:
Allgemeine Informationen: Kontaktdaten, Sprache, bestätigte E-Mail und Erstellungsdatum. Zwei Blöcke lassen sich hier bearbeiten: die zugewiesenen Betriebe (Schaltfläche Hinzufügen, Kreuz zum Entfernen; um einen Manager in einen anderen Betrieb zu versetzen, fügen Sie den neuen hinzu und entfernen dann den alten; der Manager wird bei jeder Änderung per E-Mail informiert) und die Berechtigungen (Schaltfläche Bearbeiten).
Dienstplan: seine wöchentlichen Arbeitszeiten je Betrieb, in Ortszeit, plus einmalige Abwesenheiten und Änderungen.
Dokumente: die Dateien, die er aus seiner App hochgeladen hat, nur lesbar.
Historie: die Aktionen, die er in Ihren Betrieben ausgeführt hat (siehe unten).
Einstellungen: die Aktionen Blockieren und Löschen.
Das Aktivitätsprotokoll
Die Schaltfläche Aktivitätsprotokoll der Manager oben auf der Seite zeichnet nach, wer wann was in welchem Betrieb getan hat: Service pausiert und fortgesetzt, Menü aktualisiert, Produkt ausverkauft und wieder verfügbar, vorübergehende Schließung und Wiedereröffnung, Änderung des Team-Dienstplans. Filtern Sie nach Datum, Manager (Ihre eigenen Administrator-Aktionen erscheinen dort ebenfalls) und Aktionstyp. Dasselbe Protokoll, beschränkt auf eine Person, finden Sie im Reiter Historie seiner Akte.
Sperren, löschen, wiederherstellen
Diese Aktionen betreffen nur den Zugang des Managers zu Ihrem Unternehmen: Sein Konto wird nie gelöscht.
Löschen entfernt den Manager aus Ihrem Team. Er wird per E-Mail informiert, und Sie finden ihn im Reiter Inaktive Manager, von wo aus Sie ihn wiederherstellen können.
Blockieren geht weiter: Neben dem Entzug des Zugangs verhindert es jede neue Einladung dieser Person per E-Mail oder Code, bis Sie sie freigeben. Es wird keine E-Mail verschickt.
Bei einem Küchenbildschirm meldet Blockieren oder Löschen das Gerät sofort ab. Löscht ein Manager sein Konto selbst in der App, erscheint er mit dem Hinweis Konto gelöscht und kann nicht mehr wiederhergestellt werden.
Bewährte Vorgehensweisen
Geben Sie jeder Person nur die Berechtigungen, die sie braucht: Erstattungen und Preisanpassungen betreffen Ihre Kasse, Schließungen und ausverkaufte Artikel Ihre Speisekarte.
Ein Küchenbildschirm pro Tablet, mit einer eindeutigen Notiz („Küchen-Tablet, Hauptbildschirm“), um sie leicht wiederzufinden.
Tragen Sie bei der Einladung die E-Mail-Adresse ein: Der Manager erhält Code, Link und seine Berechtigungen, und Sie können die E-Mail mit einem Klick erneut senden.
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