Die Seite Fahrer (Menü Nutzer) versammelt Ihr gesamtes Lieferteam: aktive Fahrer, entfernte Fahrer und laufende Einladungen. Hier nehmen Sie einen neuen Fahrer auf, sehen seine Aktivität ein und entscheiden über seinen Zugang.
Ein wichtiger Punkt vorweg: Sie legen das Konto eines Fahrers nicht für ihn an. Sie erzeugen einen Einladungscode, der Fahrer lädt die App XPRIO Pro herunter, erstellt sein eigenes Konto und gibt diesen Code ein, um Ihrem Unternehmen beizutreten. Sein Passwort wählt er selbst, Sie müssen keine Zugangsdaten weitergeben.
Einen Fahrer einladen
Klicken Sie oben auf der Seite auf Fahrer einladen. Das Formular besteht aus vier Entscheidungen:
Betriebe: Haken Sie den oder die Betriebe an, in denen dieser Fahrer arbeiten wird. Mindestens einer ist Pflicht. Haben Sie noch keinen Betrieb, legen Sie ihn zuerst auf der Seite Betriebe an.
E-Mail-Adresse des Fahrers (optional): Wenn Sie sie eintragen, wird der Code automatisch per E-Mail verschickt, zusammen mit dem Download-Link der App und einem QR-Code. Sie wählen dann die Sprache dieser E-Mail.
Notiz (optional): eine Gedächtnisstütze für Sie, zum Beispiel „Abendfahrer, nur am Wochenende“.
Gültigkeitsdauer des Codes: 7 Tage oder 30 Tage.
Klicken Sie auf Einladungscode generieren. Der Code erscheint in der Form DRV-XXXXXX, mit einer Schaltfläche Code kopieren: Geben Sie ihn weiter, wie Sie möchten, per SMS oder mündlich. Verwechselbare Buchstaben und Ziffern (0, O, 1, I) sind bewusst ausgeschlossen, um Tippfehler zu vermeiden.
Auf Seiten des Fahrers
Die Anleitung steht unter dem Code und wird in der E-Mail wiederholt:
Die App XPRIO Pro aus dem App Store oder bei Google Play herunterladen.
Die App öffnen und ein Fahrer-Konto anlegen (Name, E-Mail, Telefon, Passwort).
Den Einladungscode bei der Registrierung in das dafür vorgesehene Feld eingeben.
Sobald das Konto erstellt ist, erscheint der Fahrer in Ihrem Reiter Aktive Fahrer und kann Lieferungen erhalten. Ein Fahrercode kann nicht für ein Manager-Konto verwendet werden, und umgekehrt. In seiner App verwaltet der Fahrer selbst seine Verfügbarkeit (Verfügbar, Beschäftigt, Offline), sein Foto, seinen Fahrzeugtyp und seine Dokumente.
Einladungen verfolgen
Der Reiter Ausstehende Einladungen listet jeden Code mit seinen Betrieben, seiner Notiz, seinem Status (Ausstehend, Angenommen, Abgelaufen, Storniert) und seinem Ablaufdatum. Solange eine Einladung aussteht, gibt es zwei Aktionen: E-Mail erneut senden (wenn eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde) und Einladung abbrechen, wodurch der Code sofort unbrauchbar wird. Ein abgelaufener oder stornierter Code lässt sich nicht reaktivieren: Erzeugen Sie einen neuen.
Ihre Fahrerliste
Der Reiter Aktive Fahrer zeigt für jeden Fahrer seine Kontaktdaten, die Zahl seiner Lieferungen und das Datum der letzten, seine zugewiesenen Betriebe und seinen Status. Ein Fahrer ohne Betrieb wird mit einem Warnhinweis markiert: Er erhält keine Lieferung, bis Sie ihm einen Betrieb zuweisen. Die Suche umfasst Name, E-Mail oder Telefon.
Klicken Sie auf das Auge, um seine Akte zu öffnen. Sie ist in fünf Reiter gegliedert:
Allgemeine Informationen: Kontaktdaten, Sprache, bestätigte E-Mail, Fahrzeugtyp, Aktivität in Ihrem Unternehmen (abgeschlossene Lieferungen, erzielter Gesamtbetrag, letzte Lieferung) und Status in der App (aktuelle Verfügbarkeit, Standortberechtigung, Einführungs-Tutorial abgeschlossen oder nicht). Hier verwalten Sie auch seine zugewiesenen Betriebe: Fügen Sie einen mit + Hinzufügen hinzu, entfernen Sie einen mit dem Kreuz. Um einen Fahrer von einem Betrieb in einen anderen zu versetzen, fügen Sie den neuen hinzu und entfernen dann den alten.
Dienstplan: seine wöchentlichen Arbeitszeiten je Betrieb, in Ortszeit, plus einmalige Abwesenheiten und Änderungen. Dieser Plan ist informativ, er verhindert nicht die Zuweisung einer Lieferung.
Dokumente: die Dateien, die der Fahrer aus seiner App hochgeladen hat (Ausweis, Führerschein, Aufenthaltstitel ...). Sie können sie ansehen, nicht bearbeiten.
Verlauf: alle seine Lieferungen in Ihren Betrieben, filterbar nach Datum und Status, mit Art der Zuweisung (automatisch oder manuell), Betrag und gegebenenfalls Stornierungsgrund.
Einstellungen: die beiden unten beschriebenen Zugangsaktionen.
Sperren, löschen, wiederherstellen
Diese Aktionen betreffen nur den Zugang des Fahrers zu Ihrem Unternehmen: Sein XPRIO-Pro-Konto wird nie gelöscht, und seine Statistiken bei Ihnen bleiben erhalten.
Löschen entfernt den Fahrer aus Ihrem Team. Er wird per E-Mail informiert, und Sie finden ihn im Reiter Inaktive Fahrer, von wo aus Sie ihn jederzeit wiederherstellen können.
Blockieren geht weiter: Neben dem Entzug des Zugangs verhindert es jede neue Einladung dieser Person per E-Mail oder Code, bis Sie sie entsperren. Es wird keine E-Mail verschickt.
In beiden Fällen, ebenso wenn Sie einem Fahrer einen Betrieb entziehen, werden ihm seine laufenden Lieferungen in den betroffenen Betrieben sofort entzogen und stehen dem übrigen Team wieder zur Verfügung.
Löscht ein Fahrer sein Konto selbst in der App, erscheint er mit dem Hinweis Konto gelöscht: Sie behalten Zugriff auf seinen Verlauf, er kann aber nicht mehr wiederhergestellt werden.
Bewährte Vorgehensweisen
Tragen Sie bei der Einladung die E-Mail-Adresse ein: Der Fahrer erhält alles Nötige, und Sie können die E-Mail mit einem Klick erneut senden.
Prüfen Sie den Block „Mobiler Status“ der Akte, wenn ein Fahrer keine Lieferungen erhält: Eine verweigerte Standortberechtigung oder die Verfügbarkeit „Offline“ sind die häufigsten Ursachen.
Bevorzugen Sie bei einem normalen Abschied Löschen statt Blockieren: Die Wiederherstellung bleibt möglich und der Fahrer wird informiert.
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