تحويل المخزون هي عملية تهدف لتحويل كميات المنتجات بين الفروع لتلبية عجز المخزون في أحد الفروع، أو من المستودع إلى الفروع بهدف توزيع الكميات بشكل صحيح، تتم عملية تحويل المخزون بطريقتين: تحويل المخزون من الفرع الأول، ثم استلامه في الفرع الثاني، أو إرسال طلب مخزون مبدئي من أحد الفروع ليتم إرسال الكميات له من فرع آخر. في هذا المقال سيتم توضيح الطريقة الأولى.
الطريقة الأولى: تحويل المخزون بين الفروع. يتم إنشاء أمر نقل مخزون من أحد الفروع إلى فرع آخر. ليقوم الفرع الآخر باستلامه بعد التأكد من تفاصيله.
الطريقة الثانية: إرسال طلب مبدئي للمخزون، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
⚠️ عملية تحويل المخزون هي عملية لنقل الكميات فقط، لا يتم حساب التكلفة بين الفروع في النظام المحاسبي والشجرة المحاسبية.
خطوات تحويل المخزون
الخطوة الأولى: إنشاء أمر نقل جديد
انتقل إلى: المنتجات والمخزون > تحويل مخزون > نقل مخزون جديد.
أضف البيانات التالية:
مصدر المخزون: اختر الفرع المرسل للمخزون.
وجهة المخزون: اختر الفرع الذي يستلم المخزون.
ℹ️ يمكنك تحديد فرع أو أكثر من فرع، وتحديد الكمية التي سيتم نقلها لكل فرع على حدة.
أدخل اسم المنتج أو ابحث عنه من خلال الرمز التعريفي (SKU) أو الباركود.
ℹ️ منتج من نوع واحد أو منتج موزون: قم باختيار الاسم أو الرمز التعريفي (SKU) للمنتج الذي تريد نقله للفرع الثاني.
ℹ️ منتج متعدد الأنواع: قم باختيار الاسم أو الرمز التعريفي (SKU) للنوع الذي تريد نقله للفرع الثاني.
ℹ️ منتج بحزمة: قم باختيار رمز (SKU) للحبة أو الحزمة، أي تغيير على كمية الحبة ستتأثر به كمية الحزمة، والعكس كذلك.
عند تحديد المنتج تظهر تلقائياً الكمية في مصدر المخزون: (الفرع المُرسل للمخزون)، والكمية في وجهة المخزون: (الفرع المستلم للمخزون).
الكمية المنقولة: قم بإضافة الكمية التي ترغب في نقلها إلى الفرع الآخر.
ℹ️ عند وجود أكثر من منتج بحاجة للنقل، كرر الخطوات و أضف جميع المنتجات والتفاصيل.
عند إضافة جميع المنتجات بكمياتها تظهر تلقائياً: إجمالي الكمية المنقولة + التكلفة الكلية بناءً على تكلفة المنتجات المضافة بالمخزون.
ملاحظات (اختياري): يمكن كتابة الملاحظات التي لديك، مثال: اذكر سبب نقل المخزون بين الفروع.
اضغط على: نقل، سيتم إرسال الطلب للفرع الثاني، وستكون الحالة بانتظار الاستلام.
⚠️ لا يمكن التعديل على طلب النقل بعد إرساله.
اضغط على أيقونة (🖨️) لطباعة فاتورة النقل بحالة: بإنتظار الاستلام.
الخطوة الثانية: استلام الطلب من الفرع الآخر
اضغط على رقم فاتورة النقل لاستلام الطلب.
أضف البيانات التالية:
تاريخ الاستلام: حدد تاريخ استلام المنتجات في الفرع الثاني.
ℹ️ يُعد التاريخ كمرجع فقط لمعرفة تاريخ استلام المنتجات، لن يؤثر على تاريخ إضافة الكميات بمخزون الفرع المستلم، كما لا يمكن إدخاله بتاريخ سابق.
الكمية المستلمة: الكمية المستلمة في الفرع الثاني، يمكن استلام الكمية بشكل كامل أو شكل جزئي.
1- استلام الطلب بشكل كامل
قم بكتابة الكمية المستلمة مطابقة للكمية المرسلة.
اضغط على: استلام.
لتأكيد عملية الاستلام اضغط على: تأكيد. يتم نقل الكميات مباشرة إلى الفرع المستلم للطلب.
لطباعة الفاتورة، يمكنك الضغط على أيقونة (🖨️) لطباعة فاتورة النقل بحالة: قُبلت.
اختر البيانات التي تريد طباعتها، اضغط على: طباعة.
اختر اسم الطابعة التي لديك، اضغط على طباعة.
2- استلام الكمية بشكل جزئي
قم بكتابة الكمية التي قمت باستلامها.
تاريخ الاستلام: تاريخ استلام المنتجات في الفرع الثاني.
ℹ️ لا يمكن إدخال تاريخ سابق.
اضغط على: استلام.
يظهر إجمالي الكمية المرسلة والكمية المستلمة والكمية المرفوضة، اضغط على: إكمال الاستلام.
⚠️ عند إكمال الطلب لن تتمكن من التعديل عليه.
ستظهر حالة الطلب: مقبول جزئياً. سيتم إضافة كمية المنتجات التي تم استلامها في الفرع المستلم للطلب، وإعادة الكمية المرفوضة للفرع المرسل.
اضغط على أيقونة (🖨️) لطباعة فاتورة النقل بحالة: مقبول جزئياً.
ℹ️ عند قبول طلب النقل بشكل جزئي، يتم إرجاع الكميات المرفوضة إلى المصدر (الفرع الذي قام بإرسال الكميات). في حال تلف المنتجات أثناء النقل، يمكنك الرجوع إلى طلب النقل، حيث يظهر خيار "حذف المنتجات المرفوضة". عند الضغط عليه، سيتم إنشاء أمر إخراج مخزون مباشرة.
على سبيل المثال: إذا قمت بإرسال 10 كراتين من عصير البرتقال من فرع الرياض إلى فرع الدمام، وتم استلام 5 كراتين فقط في فرع الدمام، ستصبح حالة الطلب "مقبول جزئي". عند رجوع الكمية المتبقية إلى فرع الرياض، إذا وجدت أن المنتجات فسدت أثناء عملية النقل، يمكنك الرجوع إلى طلب النقل واختيار "حذف المنتجات المرفوضة"، وسيتم إخراجها مباشرة. ستنعكس عملية الإخراج في قسم المنتجات والمخزون > إخراج مخزون.
3- رفض استلام الطلب
تستطيع رفض استلام المنتجات بشكل كامل، اضغط على: رفض.
اختر أحد أسباب الرفض، اضغط على: رفض. سيتم إرجاع المنتجات في مخزون الفرع المرسل للطلب.
ستكون حالة الطلب: مرفوض، تستطيع طباعة فاتورة النقل، اضغط على أيقونة (🖨️)، وأكمل خطوات الطباعة.
الأسئلة الشائعة
1- هل يمكن حفظ الفواتير بصيغة (PDF)؟
نعم يمكن ذلك، اضغط على خيار الوجهة، اختر: حفظ بتنسيق ملف (PDF)، اضغط على: حفظ.
2- كيف يمكن استلام الطلب لأكثر من فرع بنفس الوقت؟
لاستلام أكثر من طلب معاً:
قم بوضع علامة ( ✔) عند رقم الفاتورة للطلبات التي ترغب باستلامها.
اضغط على إجراءات > اختر: استلام جميع المنتجات
اضغط على تأكيد. يتم استلام الطلبات ويظهر إشعار بتأكيد الاستلام.
3- هل يمكن تحويل المخزون لمنتج مجمع؟
المنتج المجمع عبارة عن عدد من المنتجات، عند إضافة اسم أو رمز تعريفي (SKU) لمنتج مجمع سوف يتم نقل كمية المواد المضافة بداخله. مثال:
اسم المنتج: كيك، كل قطعة مكونة من: (1 طحين، 2 بيض، 1 حليب)، عند نقل 5 قطع من الكيك سيتم نقل كمية المواد الخام بناءً على الكمية المحددة لكل قطعة = (5 طحين، 10 بيضات، 5 حليب).
4- هل يمكن تحويل المخزون لمنتج متتبع برقم التشغيلة (الدفعة) أو الرقم التسلسلي؟
نعم يمكن ذلك، قم بإضافة المنتج المتتبع بنفس الخطوات السابقة. عند الضغط على: إرسال سيطلب منك إدخال التفاصيل:
المنتج المتتبع برقم التشغيلة (الدفعة):
أضف رقم الدفعة.
أضف الكمية التي سيتم إرسالها من الدفعة التي قمت بتحديدها.
اضغط على إرسال، سيتم إرسال الطلب مباشرة.
المنتج المتتبع برقم تسلسلي:
أضف الرقم التسلسلي للمنتجات التي سيتم نقلها.
اضغط على إرسال، سيتم إرسال الطلب مباشرة.
5- هل يمكن إضافة المنتجات من خلال ملف (Excel)؟
نعم يمكن ذلك، اضغط على استيراد المنتجات بعد تحديد الفروع، اضغط على تعليمات الاستيراد وقم بقراءتها، اضغط على تحميل القالب، سيتم تحميل ملف (Excel)، قم بإضافة البيانات ثم ارفعه على المنصة وأكمل خطوات طلب النقل.
6- هل يمكن حفظ طلب النقل وإكماله في وقت لاحق؟
نعم يمكن ذلك، اضغط على: حفظ كمسودة.
لإكمال طلب النقل اضغط على رقم الفاتورة وأكمل الخطوات.
7- أضفت مستخدم بصلاحيات نقل المخزون، لكن لا تظهر له طلبات النقل من الفروع؟
عند إضافة صلاحية نقل مخزون لأحد المستخدمين يجب إتاحة صلاحية الوصول للفروع التي تتم عليها عمليات النقل. انتقل إلى: الإعدادات > المستخدمون > تحرير العضو.
قم بوضع علامة (✔) على الفروع التي يتم تحويل المخزون بينها ليتمكن المستخدم من إتمام العمليات.
اضغط على "حفظ بيانات المستخدم" الموجودة في نهاية الصفحة. يمكن للمستخدم الدخول على حسابه وإتمام طلبات نقل المخزون بين الفروع المحددة له.