بعد الانتهاء من تثبيت وربط متجرك الإلكتروني (سلة، زد، ووكومورس) مع منصة رِواء بشكل صحيح، يمكنك البدء باستقبال الطلبات وإدارتها، خصصت منصة رِواء قسم (الطلبات) والموجود ضمن الخيارات في القائمة الرئيسية الجانبية لاستقبال جميع طلبات المتاجر الإلكترونية، سواءً قمت بالربط مع منصة واحدة أو عدة منصات، جميع الطلبات سوف تصل في نفس القائمة مع إمكانية معرفة تفاصيل كل طلب وإدارته بطريقة واضحة وسهلة.
قائمة الطلبات
للوصول إلى قائمة الطلبات، انتقل إلى:
الفواتير والطلبات > الفواتير > تظهر جميع الطلبات التي تمت بعد إتمام عملية الربط بين المنصتين،
⚠️ لا تدعم منصة رِواء اختلاف العملات، جميع الطلبات ستكون بالريال السعودي، مثال: لديك طلب على منصة المتجر الإلكتروني بقيمة 6 دينار كويتي، سيصل إلى منصة رِواء بقيمة 6 ريال، لن يتم تحويله إلى القيمة الفعلية للدينار.
من خلال قائمة الطلبات يمكنك معرفة التفاصيل التالية:
رمز الطلب: رقم تسلسلي يظهر تلقائياً، لترتيب الطلبات على منصة رِواء.
رقم الطلب: رقم الطلب القادم من منصة المتجر الإلكتروني، يمكنك البحث بهذا الرقم على منصة المتجر الإلكتروني أو منصة رِواء.
اسم العميل: اسم العميل من منصة المتجر الإلكتروني. ينعكس تلقائياً على قائمة العملاء في منصة رِواء.
الموقع: الفرع الذي تم ربطه مع منصة المتجر الإلكتروني.
قناة البيع: منصة المتجر الإلكتروني التي قمت بالربط معها لاستقبال الطلبات (سلة، زد، ووكومرس)، جميع الطلبات من كل المتاجر تظهر في قائمة الطلبات ويمكنك معرفة المتجر من خلال عمود قناة البيع.
وسيلة الدفع: طريقة الدفع المستخدمة في سداد الطلب.
ℹ️ يتم تصنيف وسائل الدفع إلى (نقدي أو بطاقة ائتمانية فقط)، جميع وسائل الدفع الغير نقدية غير مدعومة حالياً على منصة رِواء، مثل (تابي، تمارا، تحويل بنكي) جميعها ستكون بمسمى بطاقة ائتمانية.
ℹ️ يتم تصنيف حالة الدفع في جميع الطلبات إلى (مدفوع)، لن يتم تصنيف حالات الدفع الأخرى، مثال: (مدفوع جزئي، غير مدفوع).
الحالة: مرحلة الطلب، يمكنك من خلالها معرفة مرحلة الطلب، عند وصول الطلب يكون بحالة (قيد الانتظار أو معلق لاحتوائه على أخطاء) يتم توضيح التفاصيل في الخطوات القادمة.
الإجمالي المستحق: مبلغ الطلب بالريال السعودي.
وقت وتاريخ الإنشاء: وقت وتاريخ إنشاء الطلب على منصة المتجر الإلكتروني.
آخر تحديث: تاريخ آخر تحديث على الطلب من منصة رِواء أو منصة المتجر الإلكتروني.
إجراءات: يمكنك من خلالها: فتح الطلب، طباعة تفاصيل الطلب، إصدار فاتورة الطلب، تغيير حالة الطلب، إلغاء الطلب.
يمكنك البحث عن طلب معين من خلال: رمز الطلب، رقم الطلب، اسم العميل.
يمكنك تصفية نتائج البحث من خلال: التاريخ، الموقع، القناة، حالة الطلب. تظهر النتائج حسب اختيارك للبيانات.
حالات الطلب
عند وصول الطلب إلى منصة رواء سيكون بحالة (قيد الانتظار أو معلق لاحتوائه على أخطاء).
1. قيد الإنتظار
أول حالة للطلب عند وصوله إلى منصة رِواء، تعني أن الطلب جاهز للقبول والاستمرار في المراحل وإصدار الفاتورة على منصة رِواء.
ℹ️ عند وصول الطلب يتم خصم كمية المنتج مباشرة من مخزون رِواء.
اضغط على أيقونة (⚙️) الموجودة في عمود الإجراءات، اضغط على: فتح الطلبية.
تظهر جميع تفاصيل الطلب، يمكنك الضغط على (قبول الطلب) لتنتقل إلى مرحلة (جاري التجهيز).
اضغط على تأكيد لتغيير حالة الطلب.
تتغير حالة الطلب إلى (تحت المعالجة)، عند الانتهاء من تجهيز الطلب يمكنك الضغط على (جاهز للشحن)، كرر الخطوات لحين الانتهاء من جميع مراحل الطلب.
ℹ️ مراحل للطلب (قيد الانتظار > قبول الطلب > جاري التجهيز > جاهزة للشحن > شحن > تم التوصيل) عند الانتهاء من كل مرحلة يمكنك الانتقال للمرحلة التي بعدها.
2. معلق لاحتوائه على أخطاء
عند ظهور هذه الحالة يعني أن الطلب معلق، لن تتأثر كمية المنتج في المخزون ولن يتم استقبال أي تحديث على الطلب حتى يتم حله بشكل كامل.
أنواع الأخطاء في الطلبات:
استلام طلب يحتوي على منتج غير مربوط بين المنصتين.
استلام طلب يحتوي على منتج غير موجود في منصة رِواء.
استلام طلب يحتوي على منتج بكمية أكبر من الكمية المتوفرة في مخزون رِواء، ولم يتم تفعيل خيار (البيع عندما تكون الكمية أكبر من الكمية المتاحة بالمخزون).
استلام طلب يحتوي على منتج بسعر أقل من سعر التكلفة الموجود بمخزون رِواء، ولم يتم تفعيل خيار (البيع بأقل من سعر التكلفة).
لمعرفة نوع الخطأ:
اضغط على أيقونة (⚙️) في عمود الإجراءات، اضغط على: فتح الطلبية.
اضغط على: عرض الأخطاء.
يظهر نوع الخطأ والإجراء المطلوب لحله.
قم بحل الخطأ حسب نوعه، ادخل مرة أخرى على تفاصيل الخطأ، اضغط على: (حل)، ثم (حل كل شيء).
ℹ️ عند وجود أكثر من خطأ في الطلب فيجب حل جميع الأخطاء ثم الضغط على (حل كل شيء).
بعد حل الخطأ يمكنك الاستمرار بمراحل الطلب وإصدار الفاتورة من منصة رِواء.
التحديث على حالات الطلب
عند تغيير حالة الطلب في منصة رِواء أو منصة المتجر الإلكتروني سوف تنعكس الحالة على المنصة الأخرى بشكل مباشر ما لم يكن الطلب بحالة (معلق لاحتوائه على أخطاء).
عند إلغاء الطلب من منصة رِواء أو منصة المتجر الإلكتروني، لن تتمكن من تحديث حالة الطلب على منصة رِواء، سيكون بحالة (ملغي).
عند تغيير حالة الطلب إلى حالة سابقة على منصة المتجر الإلكتروني، لن تتغير الحالة على منصة رِواء، مثال: حالة الطلب على المنصتين (تم الشحن)، تم تعديل حالة الطلب على منصة المتجر الإلكتروني إلى: (جاري تجهيز الطلب)، لن ينعكس هذا التحديث على منصة رِواء، وسيكون بحالة (تم الشحن).
عند تحديث الحالة بعد إصدار الفاتورة من منصة رِواء سوف تنعكس مباشرة على منصة رِواء. إصدار الفاتورة لا يؤثر على حالة الطلب.
إلغاء الطلب
تستطيع إلغاء الطلب وعدم قبوله إذا كان في مرحلة (معلق لاحتوائه على أخطاء) اضغط على أيقونة (⚙️) في عمود الإجراءات، اضغط على: إلغاء.
ℹ️ يمكن إلغاء الطلب إذا كان في مرحلة: (قيد الانتظار، تحت المعالجة، جاري التجهيز ، جاهزة للشحن) قبل إصدار الفاتورة على منصة رِواء.
اضغط على(تغيير الحالة) للتأكيد على إلغاء الطلب. تصبح حالة الطلب ملغي.
⚠️ لا يمكن تغيير حالة الطلب بعد إلغائه.
⚠️ عند إصدار فاتورة على رِواء ثم إلغاء الطلب من خلال منصة المتجر الإلكتروني تصبح حالة الطلب: (ملغي لاحتوائه على أخطاء)، لحل الطلب يجب إرجاع الفاتورة.
اضغط على أيقونة (⚙️) في عمود الإجراءات، واختر (إرجاع فاتورة)، ثم اضغط على (مرجع الطلبية) ليتم التأكيد على إرجاع الطلب.
تصبح حالة الطلب (ارجاع).
إصدار فاتورة الطلب على منصة رِواء
يمكنك إصدار فاتورة الطلب من منصة رِواء بأي مرحلة من مراحل الطلب، اضغط على (إصدار الفاتورة).
⚠️ بعد إصدار الفاتورة من منصة رِواء، لا يمكن استقبال أي تعديل أو تحديث يتم من خلال منصة المتجر الإلكتروني مثل: إضافة منتج، تغيير الكمية، إضافة خصم، تغيير السعر.
⚠️ يظهر تاريخ ويوم إصدار الفاتورة بتاريخ إصدارها على منصة رِواء، مثال: وصل الطلب على منصة رِواء بتاريخ (1 Aug)، وقمت بإصدار الفاتورة بتاريخ (8 Aug)، تظهر الفاتورة بتاريخ (8 Aug).
⚠️ لا يمكن حذف أي فاتورة بعد إصدارها حسب توجيهات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، عند الحاجة لذلك لوجود خطأ أو تعديل البيانات قم بإرجاع الطلب ثم إعادة إرساله من جديد إلى منصة رِواء وإصدار الفاتورة.
اضغط على (إصدار الفاتورة).
ℹ️ تنعكس تفاصيل الفاتورة على التقارير، المبيعات، المبالغ المحصلة في لوحة التحكم.
اضغط على (عرض فاتورة البيع) لرؤية الفاتورة وتفاصيلها. لمزيد من التفصيل عن فواتير الطلبات اضغط هنا.
إرجاع الطلبات والفواتير
⚠️ يجب إرجاع الطلب من منصة رِواء ليتم إرجاع الكمية في المخزون.
يظهر خيار (إرجاع) بعد إتمام مراحل الطلب، يمكنك اختياره عند الحاجة لإرجاع الطلب والفاتورة.
ℹ️ يمكنك إرجاع الكمية أو الفاتورة بشكل كامل أو بشكل جزئي.
قبل إرجاع الطلب يجب إصدار الفاتورة (إن لم تكن أصدرتها سابقاً)، اضغط على (إصدار الفاتورة)، ثم اضغط على إرجاع.
الأسئلة الشائعة
1- كيف يمكنني التأكد من أن الطلبات تصل إلى منصة رِواء بشكل صحيح بعد الربط مع متجر إلكتروني؟
بعد إتمام الربط بشكل صحيح ومزامنة البيانات تظهر الطلبات تلقائياً في قائمة الطلبات، مرتبة بأرقام تسلسلية حسب وصولها لمنصة رواء.
2- هل يمكن استلام طلبات من منصات متعددة مثل سلة و زد في نفس الوقت؟
نعم يمكن ذلك، بعد إتمام الربط بشكل صحيح تصل جميع طلبات المتاجر الإلكترونية في قائمة الطلبات، ويمكنك معرفة منصة الربط من خلال عمود (قناة البيع).
3- هل يمكن تغيير حالات الطلب لأكثر من طلب في نفس الوقت؟
نعم يمكن ذلك، قم بوضع علامة ( ✔) أما الطلبات التي تريد تغيير حالة الطلب لها. اضغط على حقل (تغيير حالة الطلب)، اختر حالة الطلب التي يتم الانتقال لها.
يجب أن تكون حالة الطلب متطابقة لكل الطلبات التي حددتها.
قم باختيار حالة طلب مستقبلية، مثال: حالة الطلب: (جاهزة للشحن)، لا يمكن إرجاع حالة الطلب إلى (تحت المعالجة).
يكون تغيير حالة الطلب للمرحلة التي بعدها مباشرة، مثال: حالة الطلب (تحت المعالجة)، عند اختيارك لحالة الطلب (تم التوصيل) لن تتغير الحالة، يجب أن تقوم باختيار حالة الطلب (جاهز للشحن).
بعد اختيار الحالة، اضغط على تغيير حالة الطلب لتأكيد التغيير. يتم تغيير حالة الطلب مباشرة.
4- كيف يمكنني التأكد من حل الخطأ بشكل صحيح؟
عند الضغط على (حل) قبل حل الخطأ الموجود في الطلب ستظهر رسالة، توضح نوع الخطأ وطريقة حله. قم بحل الخطأ أولاً ثم الضغط على: حل > حل كل شيء.
عند حل الطلب بشكل صحيح تظهر رسالة تفيد بحل الطلب بنجاح، تصبح حالة الطلب مطابقة للحالة في المتجر الإلكتروني .
5- ماهي خطوات طباعة فواتير الطلبات؟
يمكنك طباعة الفواتير من خلال الدخول على الطلب واختيار: عرض فاتورة البيع > معاينة الفاتورة. لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.