Temas que encontrarás en este artículo:
Proceso de creación y revisión de gastos
Rindegastos es una plataforma diseñada para optimizar los procesos internos de las empresas, simplificando la gestión de gastos y permitiendo que los colaboradores enfoquen su tiempo en actividades de mayor valor.
Antes de comenzar a utilizar la plataforma, es importante comprender de forma general cómo funciona el proceso de rendición de gastos.
Este proceso es sencillo: los gastos se registran en el sistema y luego pasan por un flujo de revisión, el cual se configura previamente de acuerdo con las políticas internas de cada empresa.
En términos generales, el proceso se compone de dos etapas principales, ejecutadas por distintos roles de usuario definidos según las necesidades de la organización.
Roles de usuario
En Rindegastos existen tres roles principales, cada uno con funciones específicas dentro de la plataforma:
Administrador: Es el usuario encargado de configurar la plataforma según los requerimientos de la empresa. Entre sus funciones se incluyen:
Creación y gestión de usuarios
Definición de políticas de gastos
Configuración de flujos de revisión
Creación de categorías de gastos
Además, tiene acceso a reportes y puede exportar la información completa de los gastos de la empresa.
Aprobador: Corresponde al usuario que participa en los flujos de revisión. Tiene la capacidad de:
Revisar los informes de gastos
Aprobar o rechazar gastos según las políticas definidas
Rendidor: Todos los usuarios cuentan con este rol por defecto. Permite:
Registrar gastos
Crear informes de gastos
Enviar los informes al flujo de revisión
Etapas del proceso de rendición de gastos
El proceso se divide en dos etapas principales:
Registro y envío de gastos: El rendidor registra los gastos en la plataforma y posteriormente los agrupa en un informe, el cual es enviado al flujo de revisión.
Revisión y aprobación de gastos: Los aprobadores revisan el informe y los gastos asociados, validando que cumplan con las políticas de la empresa. Durante esta etapa, pueden aprobar o rechazar los gastos.
¿Cómo realizar una rendición de gastos?
Para completar una rendición de gastos, el rendidor debe:
Registrar los gastos: Ingresar cada gasto en la plataforma, adjuntando el respaldo correspondiente (por ejemplo, una imagen del comprobante o PDF) e incluyendo la información solicitada por la empresa, como proveedor, monto y fecha, etc...
Crear un informe de gastos: Agrupar los gastos en un informe y enviarlo al flujo de revisión configurado.
Flujo de revisión
Una vez enviado el informe:
Este pasa al primer aprobador definido en el flujo de revisión.
El aprobador revisa tanto el informe como los gastos asociados.
Puede aprobar o rechazar los gastos que no cumplan con las políticas.
Al finalizar, puede:
Devolver el informe para que el rendidor realice ajustes
Enviar el informe al siguiente aprobador, o
Cerrar el informe, si es el último en el flujo
💡 Recomendación: Se sugiere incluir como último aprobador a un usuario del área contable, de modo que pueda descargar la información final y registrarla en el sistema contable de la empresa.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!