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¿Qué es la asignación de facturas?
La asignación de facturas es un proceso que permite al rendidor o aprobador asociar una factura electrónica a un gasto que aún no cuenta con un comprobante oficial.
Esta funcionalidad permite adjuntar la factura en formato PDF y XML al gasto, especialmente en aquellos casos en los que el rendidor no tiene acceso a estos documentos al momento de realizar la compra.
En Rindegastos, esta opción se encuentra dentro del módulo Fiscal, donde el administrador de la cuenta puede activarla y configurarla según las necesidades de la empresa.
📌 Importante: Esta funcionalidad está disponible únicamente para Rindegastos Colombia 🇨🇴.
¿Cómo asignar una factura al revisar un gasto desde mi perfil de aprobador?
Para asignar una factura a un gasto debes seguir estos sencillos pasos:
Desde el menú de Aprobador selecciona la opción Informes.
En la pestaña de informes Por revisar, selecciona el informe en el que están los gastos a los cuales deseas asignar la factura.
Una vez en el informe, haz clic en el gasto al que quieres asignar la factura.
Haz clic en el botón verde Asignar factura.
Selecciona del listado la factura que deseas asignar al gasto. Si no encuentras la factura, puede que aún no esté disponible en tu empresa. Puedes intentarlo más tarde o contactar a tu administrador.
Para finalizar, haz clic en el botón Asignar factura.
¡Listo! el gasto quedará guardado con la información que extrae del XML de la factura asignada y podrás editarlo si fuese necesario, si aparece alguna nota de error podrás entrar a hacer la revisión y editarlo. Finalmente podrás continuar con la revisión del informe como aprobador.
✏️ Nota: Una vez asignada la factura:
El gasto se guardará con la información extraída automáticamente desde el archivo XML.
Podrás editar el gasto si es necesario.
Si aparece alguna notificación o error, podrás revisarlo y realizar los ajustes correspondientes.
📌 Importante: En el listado de facturas disponibles, podrás encontrar aquellas que tengan una similitud de ±5% respecto al monto del gasto. Al asignar la factura, Rindegastos completa automáticamente los datos del gasto con la información disponible en el archivo XML y adjunta también la factura en PDF.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!