Te explicamos cómo activar la herramienta para detectar gastos duplicados en la plataforma Web de Rindegastos fácil y rápido.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Cómo hace Rindegastos la revisión de los gastos similares?
¿Cómo activar y configurar gastos duplicados?
¿Qué son Gastos similares?
Los gastos similares son aquellos que tienen un porcentaje de similitud con otros que ya han sido creados y enviados en un reporte en la base de datos de Rindegastos, la herramienta llamada "gastos similares" a través del uso de un algoritmo de duplicidad, puede identificar gastos que puedan estar siendo rendidos más de una vez o que puedan ser fraudulentos, al cotejar un gasto específico contra el universo de los gastos rendidos en una empresa. Para ello, hace una comparativa de los distintos campos que componen un gasto para buscar gastos similares.
¿Qué atributos comparan la similitud de un gasto?
Los principales atributos que utiliza esta herramienta para comparar la semejanza de dos gastos son:
Fecha del gasto (igualdad)
Total (igualdad)
Moneda (igualdad)
Proveedor (semejanza)
Categoría (semejanza)
Otros campos (semejanza)
¿Cómo hace Rindegastos la revisión de los gastos similares?
Importante tener en cuenta que el algoritmo de gastos similares, solo hace la revisión de gastos en estado: aprobado, rechazado o en proceso así:
Al crear un gasto Rindegastos comparará inicialmente este gasto contra toda la base de datos de gastos de la empresa con base en los atributos descritos con igualdad (fecha, total y moneda).
De los gastos que encuentre en esta primera búsqueda Rindegastos analizará el resto de los campos asignando un porcentaje de similitud para cada uno.
De acuerdo al porcentaje de similitud que tengan el resto de los campos, Rindegastos calculará finalmente el porcentaje de similitud total entre los dos gastos y si este es superior al permitido, se le avisará al rendidor mediante una alerta.En caso de que el rendidor decida enviar este gasto en un informe de gastos, Rindegastos le avisará a todas las personas del flujo de aprobación que hay un gasto con alertas de similitud importantes.
¿Cómo activar y configurar gastos duplicados?
Desde el menú "Administrador" selecciona la opción Políticas.
Al ingresar, verás el listado de políticas actuales en tu empresa.
En el filtro busca la política a la que le deseas activar gastos duplicados
Haz clic en el nombre para ingresar a la política.
En "Configuraciones" haz clic en Gastos.
Para activar Detección de gastos duplicados desliza el botón hacia la derecha, este cambiará a color verde.
En Similitud define un % de similitud ingresando el número.
Por último Guardar similitud.
¡Listo! Así de fácil es activar y configurar la herramienta de detección de gastos duplicados.
💡Recomendación: Define la similitud en un 75% teniendo en cuenta lo siguiente:
Mayor cantidad de porcentaje (entre 75% y 100%): Se compararán los gastos y se levantará la alerta solo en los casos que los datos sean exactamente iguales.
Menor cantidad de porcentaje (entre 70% y 50%): Se compararán los gastos y se levantará la alerta de duplicidad con una menor cantidad de datos exactos, es decir, el aprobador tendrá la labor de validar si la información registrada corresponde a un gasto duplicado.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!
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