Te explicamos qué son las validaciones de informes y cómo puedes configurarlas desde la plataforma web de Rindegastos.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Qué son las validaciones de informes?
Las validaciones de informes en Rindegastos son reglas personalizables que garantizan que la información ingresada por los usuarios cumpla con los requisitos y políticas de cumplimiento específicos de la empresa.
¿Cuáles son los tipos de validaciones?
Existen tres categorías dependiendo del nivel de control que se desee aplicar:
No restrictiva (Advertencia): Funciona como un recordatorio. Sugiere al usuario revisar datos, pero no impide el envío del gasto.
Restrictiva (Bloqueo): Bloquea el envío del gasto o informe si no se cumple la condición establecida.
Restrictiva para el cierre de informes: Impide que los aprobadores cierren un informe hasta que se cumpla la condición, asegurando que las correcciones se realicen antes del cierre definitivo.
¿Cómo configurar validaciones de informes desde cero?
Para crear y configurar validaciones de gastos desde cero en Rindegastos el proceso es muy fácil, sólo sigue estos pasos:
Inicia sesión con tu perfil de Administrador.
En el menú principal, ve a Administrador > Políticas.
Haz clic en el nombre de la política específica donde quieres aplicar la regla.
En el panel lateral izquierdo, selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en + Crear validación en parte derecha superior de la plataforma.
Se abrirá una nueva ventana en la parte central, donde seleccionarás la opción Desde cero y luego presiona Continuar.
Luego en Datos principales selecciona la opción de Informes y marca en cuales políticas deseas crear la validación y luego presiona Continuar.
Configura la validación:
Aplicar solo si se cumple condición: Activa esta opción para que esta validación se aplique solo si se cumple una condición específica, recuerda que puedes configurar el campo del informe a validar con el comparador
Dato a validar: Es el campo que el sistema va a "mirar". Puede ser un campo estándar (Titulo del informe, Fondo, Nota) o un Campo Personalizado que hayas creado.
Operador: Es la lógica de la comparación. Ejemplos: "Vacío", "No vacío", "Es igual a".
Comparador: Es el valor de referencia. Si quieres que por ejemplo el titulo del informe, sea igual a Reporte. *Este tipo de validación pedirá que los usuarios siempre tengan que ingresar la palabra tal cual en sus informes.
Configura un mensaje para los usuarios. En el campo Alerta para rendidores, redacta una instrucción clara o también puedes usar el botón Generar texto con RIA, para que te ayude a redactar el mensaje para los rendidores y luego haz clic en Continuar.
En la pantalla siguiente tendras las opciones: Otras opciones, para configurar:
Validación restrictiva: si esa validación es de cumplimiento obligatorio o no.
Aplicar solo si existe el campo: Si para esta validación solo si el campo es visible para rendidores o no.
Por último haz clic en Guarda validación. A partir de este momento, cualquier informe nuevo o editado en esa política pasará por esta validación.
¡Listo! Así de fácil es crear y configurar validaciones desde el rol de administrador.
✏️Nota: Cuando creas una validación a partir de una plantilla deberás completar sólo algunos de los campos mencionados anteriormente para completar las condiciones de la validación.
¿Cómo eliminar una validación de informes?
Para eliminar una validación de informes sigue los siguientes pasos:
En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en la pestaña Validaciones informes.
Busca la validación que deseas eliminar, puedes utilizar el buscador para encontrarla de forma más rápida.
En la parte superior derecha de la validación, selecciona la opción de eliminar haciendo clic en el ícono 🗑️.
Por último para confirmar haz clic en Eliminar. ¡Y listo!
¿Cómo eliminar de manera masiva validaciones de informes?
Para eliminar validaciones de manera masiva de informes sigue los siguientes pasos:
En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en la pestaña Validaciones informes.
Busca un haz clic en el circulo que se encuentra la lado del titulo de la validación para seleccionar la validación que deseas eliminar.
En la parte inferior de la pantalla se abrirá una ventana donde te confirmará cuantas validaciones seleccionaste.
Por último para confirmar haz clic en Eliminar. ¡Y listo!
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!
Artículos relacionados
¿Cómo replicar una validación de gastos o informes?
¿Qué son validaciones predefinidas y cómo configurarlas?