Te explicamos cómo validar los pagos realizados para reembolsos desde la plataforma web de Rindegastos de forma rápida y sencilla.
Importante: Este proceso se encuentra disponible para Rindegastos Chile 🇨🇱
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Quién y cómo se ingresan los datos bancarios de los rendidores?
¿Cómo efectuar un pago manual?
¿Cómo registrar un pago externo?
¿Cómo funcionan los pagos de informes automáticos?
¿Quién tiene acceso a Pagos?
Este módulo es de acceso exclusivo a un Administrador Principal, el cual es designado por la empresa para tener acceso a configuración y permisos.
Solo este administrador podrá gestionar los permisos de otros administradores a distintas funcionalidades y las configuraciones de uso del servicio.
¿Qué encontraras en el módulo de reembolsos?
En este módulo podrás consultar el estado de los informes cerrados, ya sea que estén por pagar o pagados. Cada informe aparecerá con una de las siguientes etiquetas:
Pago automático: El pago se realizó automáticamente al cerrar el informe, según las condiciones configuradas previamente.
Pago manual: El pago fue efectuado manualmente por un administrador desde el módulo de reembolsos.
Por pagar (amarillo): El informe está pendiente de pago. Un administrador deberá realizar el pago manual o esperar al automático.
Por pagar (rojo): El monto diario fue superado o el banco rechazó el pago. Deberás esperar 24 horas para intentar nuevamente.
Error de conexión: Hubo un fallo de conexión al procesar el pago.
Billetera: Podrás revisar el resumen de los pagos realizados desde el servicio de Pagos.
Rendidores: Podrás consultar, agregar y editar los datos bancarios de los rendidores a los que se les realizará el reembolso mediante este módulo. (El rut solo puede ser agregado una vez) desde usuarios.
¿Quién y cómo se ingresan los datos bancarios de los rendidores?
Un administrador con acceso a pagos, a la sección específica de rendidores, debe ingresar los datos bancarios de los rendidores, hay una forma manual y una carga masiva con una plantilla.
se agregan los datos: Nombre completo, Banco, tipo de cuenta, número de cuenta y mail. El rut lo debe agregar un administrador con acceso a usuarios en el perfil del usuario, este solo puede ser agregado una vez, por seguridad, si se requiere modificación se debe hacer una solicitud a Rindegastos.
¿Cómo efectuar un pago manual?
Sigue estos pasos desde un perfil administrador:
Ve a la sección Pagos.
Selecciona la pestaña Reembolsos.
Ubica el informe con la etiqueta Por pagar y selecciónalo.
Revisa los datos del rendidor y haz clic en Realizar reembolso.
Confirma el pago presionando el botón Confirmar reembolso.
Importante:
Si necesitas revisar los gastos del informe, haz clic en Ir a informe.
El nombre del usuario que efectúe el pago quedará registrado en el desglose.
No es posible realizar autopagos (el rendidor no puede pagarse a sí mismo).
¿Cómo registrar un pago externo?
Si realizas un pago fuera de la plataforma (por ejemplo, en efectivo o por otro medio), puedes dejar constancia en el sistema así:
Ingresa desde un perfil administrador al módulo Pagos.
Ve a la pestaña Reembolsos.
Ubica el informe con la etiqueta Por pagar y selecciónalo.
En el panel lateral derecho, haz clic en Informar pago externo.
Completa los detalles del pago en el campo de Nota.
Finaliza haciendo clic en Informar pago externo.
¡Listo! El informe quedará actualizado con la trazabilidad del pago.
¿Cómo funcionan los pagos de informes automáticos?
La funcionalidad de pago automático debe ser configurada por el Administrador Principal de la cuenta. Para habilitarla, se deben establecer las siguientes condiciones:
Políticas habilitadas: El administrador debe seleccionar qué políticas estarán asociadas a esta funcionalidad.
Montos máximos: Se debe definir un monto máximo por política, bajo el cual un informe podrá ser procesado como pago automático.
Flujo de aprobación: Es necesario configurar qué aprobadores deben completar el flujo de aprobación. Solo una vez finalizado dicho flujo, el sistema podrá ejecutar el pago automático.
Esta configuración asegura que solo los informes que cumplan con las reglas definidas sean procesados de forma automática, garantizando control y trazabilidad.
¿En qué casos no se realiza el pago automático?
Según las siguientes especificaciones no se podrá efectuar un pago de manera automática por seguridad:
Cuando el flujo de aprobación es de pocos aprobadores.
Cuando el aprobador que cierra el informe es el mismo al que le estamos pagando.
Cuando es el primer pago al rendidor y el monto es muy alto
En estos casos tendrás que efectuar pago de manera manual.
¿Cómo exportar un resumen de pagos realizados?
Para obtener un archivo Excel con el detalle de los pagos:
Desde un perfil administrador, entra a la sección Pagos.
Selecciona la pestaña Reembolsos.
Haz clic en Opciones y luego en Exportar pagos.
Elige el estado de los informes y el rango de fechas.
Haz clic en Exportar informes.
¡Listo! Obtendrás un archivo Excel con todos los detalles exportados.