Te explicamos que es aprobación automática y como configurarla desde la plataforma web de Rindegastos.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Qué es aprobación automática?
Es una funcionalidad que permite a la plataforma que valide y apruebe los informes de forma automática según los límites y políticas definidos por el administrador.
Permite que en lugar de que un informe de gastos espere días por ser aprobado, el sistema lo analiza y si el gasto cumple con todas las reglas preestablecidas, se aprueba de inmediato.
¿Cómo funciona la aprobación automática?
Desde el administrador se configura en la política donde se desee activar, en este se establecerán los límites de gastos y/o informes. El cual funciona de la siguiente manera:
El rendidor crea de manera normal sus gastos e informes y estos se envían a revisión.
La plataforma aprueba los gastos y cierra el informe que cumplan con las condiciones, previamente configuradas en la política de rendición.
¿Cómo se configura aprobación automática?
Sigue estos pasos para activar la aprobación automática en tu política:
Ingresa a la sección Políticas desde el rol de administrador.
Selecciona la política específica donde deseas aplicar la automatización.
En el menú lateral de configuraciones, haz clic en Automatizaciones.
Activa la opción de Aprobación Automática y define los montos límite según tu necesidad:
Monto máximo de gasto: Se aprobarán informes donde ningún gasto individual supere el límite.
Monto máximo de informe: Se aprobarán informes cuyo total acumulado sea inferior al límite establecido.
Condición combinada: Se deben cumplir ambos criterios simultáneamente (gastos individuales y total del informe).
Haz clic en Guardar cambios y ¡listo!
Importante:
Réplica: Puedes copiar la configuración de automatizaciones entre diferentes políticas.
Moneda: Los límites establecidos siempre tomarán como referencia la moneda base de la política.
¿Cómo reabrir un informe cerrado con aprobación automática?
Si un informe se cerró mediante esta funcionalidad, un Administrador con acceso al módulo Global Empresa puede reabrirlo en el detalle del informe. Es obligatorio dejar un comentario justificando la acción.
Ingresa a la sección Global empresa desde el rol de administrador.
Selecciona el informe que deseas abrir.
En el detalle del informe ve a la parte superior derecha y selecciona el botón con los Tres puntos.
Selecciona reabrir informe y recuerda dejar el comentario.
Para finalizar marca el botón color verde: Reabrir el informe.
Importante: Al reabrirlo, el informe regresa directamente al Rendidor. Si este decide enviarlo de nuevo, el informe perderá la facultad de aprobación automática y deberá seguir el flujo de revisión manual correspondiente.
¿En que casos no aplican aprobación automática?
Las aprobaciones automatica no contemplan:
Informes con gastos que no cumplan la condición: Si dentro de un informe al menos uno de los gastos no cumple con la condición establecida en el monto, el informe completo pasaría a aprobación manual por los aprobadores.
Gastos Duplicados o validaciones restrictivas: Si el informe contiene gastos con la alerta de gastos duplicados o validaciones restrictivas, esos gastos no podrán ser aprobados automáticamente, será desviado el informe a aprobación manual.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!