Temas que encontrarás en este artículo:
¿Cuál es la diferencia entre reemplazar un aprobador y editar un flujo de revisión?
Elegir la opción correcta depende de si necesitas cambiar a la persona o reestructurar el proceso de aprobación:
Reemplazar aprobador:
Modifica a la persona encargada de revisar sin alterar la estructura del flujo. Por defecto es una acción masiva que aplica a todos los flujos donde participe la persona, aunque al ejecutarlo puedes seleccionar flujos específicos. Utilízalo cuando:
El aprobador está de vacaciones, con licencia médica o incapacitado.
El aprobador se retiró de la empresa.
Necesitas delegar revisiones por un periodo corto o puntual.
Cambia el cargo o área del aprobador, pero el proceso de revisión sigue siendo el mismo.
Editar flujo de revisión:
Modifica la estructura del proceso (agregar o quitar, cambiar el orden o ajustar quiénes participan en el flujo). Se realiza de forma individual flujo por flujo. Utilízalo cuando:
Hay que agregar o eliminar un aprobador en el flujo de revisión.
Cambia el orden en que se revisan los gastos (por ejemplo, si finanzas debe revisar antes que el jefe directo).
¿Qué sucede con los informes en proceso al realizar cambios?
El impacto en los informes pendientes varía según la acción realizada:
Al reemplazar un aprobador:
Si el aprobador saliente tenía un informe pendiente de revisión, este pasa automáticamente al nuevo aprobador.
Si el aprobador saliente ya había revisado el informe, este se mantiene con la persona que lo tenga pendiente en ese momento.
Al editar un flujo de revisión:
Si cambias el orden o agregas un nuevo aprobador, el aprobador actual mantiene la revisión del informe.
Si eliminas a un aprobador, los informes a su cargo pasan al siguiente aprobador en la cadena.
✏️ Nota: Si el siguiente aprobador en la cadena es condicional, la revisión regresa al aprobador anterior en lugar de avanzar.
¿Cómo reemplazar a un aprobador?
Realizar el reemplazo de un aprobador en la plataforma es un proceso rápido y directo. Sigue estos pasos:
Desde el menú Administrador, selecciona la opción Usuarios.
Ubica al usuario que vas a reemplazar utilizando el filtro de búsqueda por nombre.
Haz clic sobre el nombre del usuario para ingresar a su perfil.
Selecciona el ícono de los tres puntos ubicado en la parte superior derecha.
Presiona la opción Reemplazar Aprobador.
Elige al nuevo usuario con rol de aprobador que tomará su lugar.
Selecciona el o los flujos donde se aplicará el cambio.
Presiona el botón Reemplazar aprobador para confirmar.
🧐 Aclaración: Si el reemplazo es por un periodo temporal, debes revertirlo manualmente cuando el usuario original regrese, ya que el sistema no lo hace de forma automática.
🧐 Aclaración: En los informes en proceso, solo se reasignarán al nuevo aprobador aquellos que estaban pendientes de revisión con el aprobador original.
¿Cómo editar un flujo de revisión?
Modificar la secuencia o los integrantes de un flujo te permite ajustar tus procesos internos. Sigue estos pasos:
En el menú Administrador, selecciona la opción Flujos de revisión.
Ubica el flujo que necesitas modificar mediante el buscador o el filtro por estado.
Haz clic en el nombre del flujo para ingresar a su detalle.
Ingresa a la pestaña Flujo de revisión.
Haz clic en el botón Editar flujo.
Mueve a los aprobadores entre las columnas para agregarlos o eliminarlos de las etapas.
Modifica la secuencia, permisos, datos generales, políticas o rendidores en sus pestañas correspondientes.
Presiona el botón Guardar cambios para finalizar.
✏️ Nota: Los cambios afectarán de inmediato a todos los colaboradores y gastos nuevos que dependan de ese flujo.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!