Temas que encontrarás en este artículo:
¿Cuál es la diferencia entre eliminar y suspender a un usuario?
Retirar el acceso de un colaborador se realiza mediante dos acciones distintas según la situación del usuario dentro de tu empresa:
Eliminar usuario:
Esta acción retira el acceso a Rindegastos de forma definitiva. Aplica cuando el colaborador ya no forma parte de la empresa, no rinde gastos, no pertenece a ningún flujo y no tiene informes pendientes por revisar.
Eliminar a un usuario retira su acceso, pero conserva toda su información histórica (rendiciones e informes) para consultas futuras dentro de la plataforma. Sus datos ya no podrán filtrarse ni editarse.
Suspender usuario:
Esta opción aplica cuando se requiere un bloqueo temporal o la salida del colaborador aún no es definitiva (por ejemplo, licencias médicas prolongadas o situaciones en evaluación). Es un proceso reversible que permite reactivar la cuenta sin crearla desde cero.
Suspender a un usuario no detiene el cobro de la tarifa asociada a su cuenta, dependiendo el plan de tu empresa. Si tu empresa tiene un plan de pago por usuario activo y el colaborador ingresó a la plataforma durante el mes de suspensión, ese mes se cobrará. Si tu empresa tiene un plan de pago por usuario registrado, el cobro continuará de forma regular independientemente de si inició sesión.
En resumen utiliza la opción de suspender cuando exista la posibilidad de que el colaborador regrese a la empresa, evitando reconfigurar sus datos posteriormente.
¿Qué debes hacer antes de eliminar o suspender a un usuario?
Antes de realizar cualquier cambio en la cuenta de un usuario, debes resolver su estado dentro de la plataforma para no interrumpir los procesos de la empresa.
Si el usuario es Rendidor:
Revisa que todas las rendiciones enviadas a revisión por el usuario queden totalmente cerradas (aprobadas o devueltas).
Si el usuario es Aprobador:
Verifica que no tenga informes pendientes por revisar. El aprobador debe finalizar o devolver todos los informes asignados.
Retira al usuario de todos los flujos de revisión donde participe.
Al retirar a un aprobador de un flujo de revisión, reemplázalo por otro usuario responsable para evitar que la etapa quede sin encargado.
¿Cómo eliminar a un usuario?
Eliminar a un colaborador que dejó la empresa es un proceso sencillo, solo sigue estos pasos:
Ingresa al menú Administrador.
Selecciona la opción Usuarios.
Busca al usuario que vas a eliminar mediante el filtro por nombre.
Haz clic en el nombre del usuario para ingresar a su perfil.
Presiona el ícono de los tres puntos ubicado en la parte superior derecha.
Selecciona la opción Eliminar usuario.
Revisa la ventana de advertencia emitida por el sistema.
Haz clic en el botón Eliminar usuario para confirmar la acción.
¿Cómo suspender a un usuario?
Restringir el acceso de un usuario de forma temporal es un procedimiento rápido, solo sigue estos pasos:
Ingresa al menú Administrador.
Selecciona la opción Usuarios.
Busca al usuario que vas a suspender mediante el filtro por nombre.
Haz clic en el nombre del usuario para ingresar a su perfil.
Presiona el ícono de los tres puntos ubicado en la parte superior derecha.
Selecciona la opción Suspender usuario.
Haz clic en el botón Suspender usuario en la ventana de confirmación.
¿Cómo volver a crear o vincular a un usuario eliminado?
Si eliminaste a un usuario por error, puedes vincularlo nuevamente manteniendo sus datos previos intactos, solo sigue estos pasos:
Ingresa al menú Administrador.
Selecciona la opción Usuarios.
Haz clic en el botón + Crear Usuario en la parte superior derecha.
Escribe el correo electrónico exacto que utilizaba el usuario eliminado.
Confirma que el sistema autocomplete el nombre y apellido del usuario.
Selecciona los roles que tendrá asignados el colaborador.
Elige las políticas de gastos que le corresponden.
Presiona + Añadir información adicional para completar campos como ID, Nro. de empleado, Área, Cargo o Centro de costos si aplica.
Haz clic en Agregar usuario para finalizar el registro.
¿Cómo gestionar la eliminación de un usuario con informes en borrador o en proceso?
Si un usuario fue eliminado teniendo informes pendientes, el procedimiento depende del estado del informe.
Informes en proceso:
El aprobador actual asignado al flujo de revisión debe cerrar el informe desde su perfil realizando una de estas acciones:
Devolver el informe al origen.
Finalizar el informe.
Informes en estado Borrador:
Si el informe quedó en borrador, no es posible enviarlo a revisión de forma automática. Por lo que debes envíar un correo a soporte@rindegastos.com desde una cuenta con rol Administrador explicando el caso.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!
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