A 2018. május 25 óta hatályos GDPR megköveteli, hogy az adatalanyok (listákban tárolt feliratkozók) bármikor kérhessék a törlésüket egy vagy több, vagy akár az összes listáról.

Ebben a bejegyzésben bemutatjuk azokat a SalesAutopilot funkciókat, melyekkel könnyedén megoldható, hogy az adatkezelők (ügyfeleink) automatizáltan tudják biztosítani az adatalanyoknak (feliratkozóknak), hogy törölhessék a róluk tárolt adatokat, vagyis éljenek az elfeledtetés jogával.

Mikor szükséges a feliratkozók törlése rendszeredből? Kérjük, egyeztess jogászoddal vagy egy adatvédelmi szakértővel arról, hogy a te, illetve céged tevékenysége milyen adatkezelési szabályzatot kíván meg és ennek megfelelően milyen esetekben követeli meg egy vagy több feliratkozó törlését. A GDPR szabályrendszere nem szabványosítható, vállalkozásonként más és más lépésekre lehet szükség, tehát a SalesAutopilot minden ügyfelének a saját adatkezelési céljainak megfelelően érdemes alkalmazni a feliratkozók automatizált törlését lehetővé tevő funkciókat.

A feliratkozók automatizált törlését két módon valósíthatod meg rendszerünkben:

A feliratkozók automatizált, művelettel történő törlésének első módja a "Feliratkozó törlése" típusú űrlap művelet használata. Ehhez először szükséged lesz egy adatmódosító űrlapra, amelyhez a "Feliratkozó törlése" típusú műveletet be tudod állítani. Ez az adatmódosító űrlap lehet belső használatú, melyet feliratkozóid közvetlen módon nem tudnak elérni, vagy lehet olyan űrlap is, melynek linkjét elhelyezed emailjeid láblécében. Amennyiben belső használatú adatmódosító űrlap mellett döntesz, érdemes lehet annak linkjét elhelyezni a feliratkozók listázása képernyőn, hogy így felgyorsítsd a törléssel kapcsolatos adminisztrációs folyamatot.

Az űrlap mezői és szövegezése jelentősen eltérhet attól függően, hogy belső használatú űrlap vagy feliratkozóid által elérhető űrlap használata mellett döntesz. Az alábbi képen egy olyan belső használatú űrlap szerkesztésének 2. oldalát láthatod, melynek szövegezése azt tükrözi, hogy az űrlaphoz kapcsolódó művelet a feliratkozó azon előfordulását törli a listából, amelynél az űrlap kitöltésre kerül.

Miután létrehoztad az űrlapot, hozz létre egy űrlap műveletet és válaszd a "Feliratkozó törlése" művelet típust.

A művelet létrehozásakor a "Cél e-mail lista" kiválasztásával meghatározhatod, hogy az adott email címmel feliratkozó adatalany ugyanabból a listából kerüljön törlésre, amelyikhez az űrlap tartozik vagy egy másik listából kerüljön törlésre az email címe alapján. A művelet az űrlap kitöltése majd elküldése után hajtja végre a feliratkozó törlését. A műveletek létrehozásáról részletes leírást a Műveletek, az összetett marketing rendszerek lelke című bejegyzésünkben találsz.

Fontos: Figyelj arra, hogy a törlés hatókörét megfelelően állítsd be, mert a törlés művelet visszavonhatatlanul és véglegesen törli a feliratkozót a listából, minden adatukkal együtt (beleértve az eseményvonalukat is).

A művelet során, akár űrlap, akár lista szintű műveletről van szó (erről bővebben később), be kell állítani, hogy a cél lista melyik legyen. Ez sok esetben különbözik a forrás listától. Nézzük meg, hogy kerül végrehajtásra a törlés a listák különbözősége vagy egyezősége esetén:

A) Cél lista nem egyezik meg a forrás listával: ha a műveletnél meghatározott cél lista különbözik a forrás listától, akkor a műveletnek 2 féle hatóköre lehet:

B) Cél lista megegyezik a forrás listával: ha a cél lista ugyanaz mint a forrás lista, akkor a művelet hatóköre 3 féle módon határozható meg:

A lista szintű műveletek között ugyanúgy elérhető a "Feliratkozó törlése" típus, mint az űrlap műveleteknél.

A lista szintű műveletek létrehozásáról és használatáról részletes leírást adunk a Lista szintű műveletek című bejegyzésünkben.

Amikor lista szintű műveletként szeretnél feliratkozó törlése műveletet beállítani, a céllistához kötelező szegmenst megadni. Ez egy biztonsági funkció, amely az esetleges adatvesztések megelőzésében hivatott segíteni. Lista szintű művelet használata esetén készíts egy szegmenst a céllistán, amely a törölhető feliratkozókat tartalmazza és állítsd ezt be a lista szintű művelet szűkítésénél. Amennyiben egy ilyen szegmens kiválasztása nélkül próbálod elmenteni a lista szintű műveletet, az alábbi figyelmeztetéssel fogsz találkozni.

Amennyiben központi listás rendszert használsz és a feliratkozók automatizált törlését szeretnéd kezelni, először mindenképpen olvasd el az ezzel kapcsolatos fontos szempontokat ebben a bejegyzésben.

Ha minden lényeges szempont átgondolása után a feliratkozó adatait minden listáról törölni szeretnéd, ezt például úgy tudod megvalósítani, hogy a központi listához létrehozol egy adatmódosító űrlapot, amelynek a műveletei minden egyéb listáról törölni fogják a feliratkozót. Ehhez az űrlaphoz létre kell hozni egy-egy műveletet minden al-listához, tehát annyi műveletet, ahány al-lista van. Értelemszerűen mindegyik műveletnél más és más cél e-mail listát válassz ki, hogy így az összes al-listát "lefedd". Miután ezek a műveletek lefutottak, a központi listáról is lehet törölni a feliratkozót.

Amennyiben egy feliratkozó minden listáról kéri adatai törlését, érdemes mérlegelni, hogy megrendelés listáidról is törlöd-e adatait. Előfordulhatnak olyan jogi helyzetek, melyek során megrendelés listán tárolt adatokat szükséges tárolnod szerződés teljesítése vagy egyéb jogos érdek céljából. Ezzel kapcsolatban (is) mindenképpen egyeztess adatvédelmi jogásszal.

Ha az adatokat megrendelés listáról is szeretnéd törölni, ezt ugyanúgy tudod megtenni, mint hírlevél listáknál, akár űrlap művelettel, akár lista szintű művelettel.