Ebben a bejegyzésben videó és képernyőfotók segítségével is megmutatjuk, hogyan tudsz olyan időzítést beállítani a SalesAutopilotban, ami egy adott időpontban küldi majd ki az emailedet a feliratkozóidnak. A Tudásbázis bejegyzéseinkben és a szoftverünkben abszolút időzítésként is hivatkozunk rá, ebben a cikkben is találkozhatsz mindkét elnevezésével. Ezt az időzítés típust használhatod arra a klasszikus esetre, hogy kiküld a hírleveledet a feliratkozóidnak.
Jellemzően az időzítésben beállított időpontban megtörténik a levelek kiküldése, azonban ritkán előfordulhat – a szervereink terheltségétől függően – akár 30-60 perces csúszás. A jellemzően terheltebb időszakok közé tartoznak a délelőtt 9:00-11:00 és délután 15:00-16:00 óra közötti időszakok.
A videó egy email esetében mutatja be az abszolút időzítést, de ezt az időzítés típust DM levél/nyomtatvány és SMS küldésekor is használhatod.
0:41 - Hogyan jutsz el az időzítés szerkesztéséhez?
1:05 - Alapbeállítások
3:11 - Kiküldés beállítása
3:41 - Speciális beállítások
4:50 - Időzítés elmentése és aktiválása
Levél kiküldése adott időpontban képernyőfotókkal
1. Email kiválasztása
Amennyiben teljesen új emailt hozol létre, akkor a monitorozás beállításai képernyő után egyszerre következik az időzítés beállítása, ahol a megszerkesztett leveledhez hozzá is tudod adni a kívánt időzítést.
Amennyiben egy már meglévő emailhez szeretnél időzítést létrehozni, abban az esetben válaszd ki azt az emailt (1), majd jobb oldalon a + Időzítés gombra (2) kattintva tudod elkezdeni az időzítés szerkesztését.
2. Időzítés szerkesztése: Alapadatok megadása
Feladó (1): A legördülő menüből ki tudod választani az email feladóját (1). Az itt kiválasztott feladó adatok automatikusan rögzítésre kerülnek a Feladó neve és a Feladó email címe mezőkbe. Ha a listában még nem szerepel az a küldő név és email cím, amiről küldeni szeretnél, akkor válaszd a jobbra található Feladó hozzáadása (2) lehetőséget, amellyel lehetőséged van ezen a ponton is feladó létrehozására és szükség esetén a domain hitelesítésére is.
Fontos: Az email célba érésének javítása érdekében a kiválasztott feladó domainhez az SPF, DKIM, DMARC rekordok beállítása szükséges. Ha ezek hiányoznak, az időzítést nem tudod aktívra állítani, és a Küldés előtti ellenőrzés is jelzi a hibát. A beállítás módjáról ebben a Tudásbázis bejegyzésben olvashatsz.Válasz email cím megadása (3): Lehetőséged van egy, a feladó email címétől eltérő válasz email cím megadására is. Ha válasz email cím meg van adva és a címzett válaszol az emailre, akkor nem az eredetileg beállított feladó, hanem az itt megadott válasz email cím jelenik meg címzésben. Pl. ha a feladó az ügyvezető, viszont a válaszokat az irodavezető várja, akkor a válasz email címhez, az irodavezető email címét szükséges beírni.
Címzett email lista (4): Az időzítés minden esetben egy adott email listára küldi ki a leveleket, a listát a lenyíló menüből tudod kiválasztani. Egy időzítéssel csak egy email listára tudsz emailt küldeni. Ha ugyanazt az emailt több listára szeretnéd kiküldeni, akkor annyi időzítést kell létrehoznod, ahány listára szeretnéd az adott levelet elküldeni.
Válassz szegmenst (5): A szegmensek készítésével az egyes email listákban olyan feliratkozói csoportokat tudsz létrehozni, akik az általad megadott feltételnek megfelelnek. Amennyiben már hoztál létre a kiválasztott email listához szegmenseket, akkor ezek a szegmensek automatikusan megjelennek ennél a beállításnál a lenyíló menüre kattintva.
Fontos: Amennyiben egy időzítés esetén több szegmensre szeretnél egyidőben szűrni, a kiválasztott szegmensek logikai kapcsolatáról is döntened szükséges. A beállítás több szegmens jelölőnégyzetének kipipálása esetén "Szegmensek kapcsolata (Haladó)" néven jelenik meg. A beállítás részleteiről ezen Tudásbázis bejegyzésünkben olvashatsz. Ha korábban még nem hoztál létre szegmenst, az "Új szegmens" gombra (6) kattintva megteheted.
Tárgy mező (7): Itt tudod megadni az email tárgy mezőjének tartalmát. A mezőtől jobbra a három pöttyre (8) kattintva eléred a listában szereplő mezőkódokat, amelyeket a tárgy mezőben is tudsz használni. Ezeket a szoftver az email kiküldéskor behelyettesíti az egyes feliratkozók adataival.
3. Kiküldés beállítása
Típusa (1): Válaszd ki az Adott időpontban (abszolút) időzítést és add meg a tervezett kiküldés időpontját. Ha tegnapi vagy korábbi napot adsz meg, az időzítés nem fog elindulni. Ezt a Küldés előtti ellenőrzés is jelzi.
4. Speciális beállítások
Időzítés neve (1): Az egyetlen beállítás, amely mindegyik időzítés esetében biztosan megjelenik. Ez egy belső elnevezés, amely segít beazonosítani a létrehozott időzítést. A SalesAutopilot automatikusan kitölti a mezőt a levél neve alapján, amit lehetőséged van módosítani. Érdemes beszédes elnevezést megadnod, amely elmondja, hogy melyik email, mikor és kiknek kerül kiküldésre.
Újraküldés engedélyezett? (2) Ha nem engedélyezed az újraküldést, akkor az adott email az adott listára egy-egy címzettnek csak egyszer kerül elküldésre (még akkor is, ha amúgy több időzítéssel is megkapnák az adott emailt). Mindig állítsd NEM-re, kivéve, ha kifejezetten szükséged van az újraküldés engedélyezésére. Fontos megjegyezni, hogy az újraküldésnél a rendszer a konkrét előfordulásokat ellenőrzi, ezért abban az esetben, ha egy email cím többször is bekerülhet a listába, és van olyan email cím, amelyik valóban többször szerepel a listában, akkor ez az email cím NEM beállítás esetén is megkaphatja ugyanazt a emailt.
Minden azonos email címre elküldje? (3) Abban az esetben, ha az email listában egy email cím többször is szerepelhet, fontos lehet, hogy egy email címre annyiszor kerüljön-e elküldésre az email, ahányszor szerepel a listában, vagy csak egyszer. Alap esetben hagyd NEM beállításon.
CSAK és kizárólag félbehagyott kettős optin feliratkozóknak küldi? (4) Ha a listára kettős opt-in módon lehet feliratkozni előfordulhat, hogy bizonyos feliratkozók akaratuk ellenére nem erősítik meg jelentkezésüket (például elkerüli figyelmüket a megerősítést kérő email). A rádiógomb IGEN állása esetén csak azok részére kerül elküldésre az email, akik kettős opt-in módon iratkoztak fel és még nem erősítették meg jelentkezésüket. Egyszerű hírlevélküldésnél, hagyd az alapértelmezett NEM beállításon.
Bekapcsolod a Google Analytics URL címkézést a monitorozott linkekre? (5) A link címkézés bekapcsolásával lehetővé válik, hogy a kampányaid eredményességét Google Analytics-ben is nyomon követhesd. A SalesAutopilot az emailben szereplő monitorozott linkeket automatikusan ellátja a megfelelő címkékkel. A funkció használatához a Google Analytics mérőkódnak telepítve kell lennie a weboldaladra. Fontos: Ez a beállítási opció csak abban az esetben jelenik meg, amennyiben az adott időzítéshez tartozó email szerkesztésének harmadik, a Monitorozás beállításai lépésénél a "Szeretnéd mérni az átkattintásokat?" kérdés esetén a "Csak a HTML levelekben" vagy a "HTML és szöveges levélben is" opciók valamelyikét választottad ki. További információt a beállítás kapcsán a Átkattintók követése Google Analyitics-ben Tudásbázis bejegyzésben találhatsz.
4. Az időzítés elmentése
Ha végeztél a beállításokkal, akkor kétféleképpen mentheted el az időzítésed.
A Mentés és kilépés gombbal (1) elmented az időzítést és kilépsz az áttekintő képernyőre, ahol meg tudod nézni (és több esetben módosítani is) az időzítés beállításait. Az időzítés ebben az esetben inaktív állapotba kerül, tehát utólagosan aktiválnod kell majd, ha azt szeretnéd, hogy kiküldésre kerüljön az email.
A Mentés és aktívra állítás gomb (3) nem kattintható mindaddig, amíg nem ellenőrizted a kiküldendő emailedet Próbaküldéssel (2). Ennek oka, hogy a gombra kattintással egyszerre aktív állapotba kerül az időzítés, azaz a megfelelő időben kiküldésre is kerülne az email. A kötelező próbaküldéssel szeretnénk, hogy mindenképp bizonyosodj meg a küldendő leveled tartalmi helyességéről.
A gomb akkor is szürke marad, ha a Küldés előtti ellenőrzés (4) olyan hibát talál, ami akadályozza a kiküldést. Ilyenkor a gomb alatt azt látod, hány dolog akadályozza a kiküldést, pl. „2 dolog akadályozza a kiküldést” (5). Javítsd ki a hibákat, és a gomb kattintható lesz.
A sikeres próbaküldés után, ha nincs akadály, az addig szürke Mentés és aktívra állítás gomb zöldre változik. A kattintás után kikerülsz az időzítés áttekintése képernyőre, ahol az időzítésed aktív állapotban találod. Fontos: a Mentés és aktívra állítás esetén tehát nincs szükség további megerősítésre vagy aktiválásra az időzítésnél, mert ekkor aktív állapotba kerül a levél és amikor eljön az idő vagy bekövetkezik az esemény, a levél kiküldésre fog kerülni a feliratkozóknak.
Ha az időzítést mentéskor mégsem tudjuk aktiválni, ezt írjuk ki: „Az időzítést elmentettük, de nem aktiváltuk:”, és mellette az okát. Ilyenkor az oldalon maradsz, így rögtön javíthatod a hibát.
Küldés előtti ellenőrzés
Az időzítés szerkesztő tetején a Küldés előtti ellenőrzés (4) panelen látod, hogy az időzítésed ki tud-e menni. A panel akkor jelenik meg, amikor az időzítés már el van mentve. Új időzítésnél ez a Próbaküldés után történik meg, mert a próbaküldés el is menti az időzítést.
A panel tetején egy összegzést látsz:
Kész a kiküldésre: nincs akadály. Alatta azt is látod, hány címzettnek megy ki a levél.
„N dolog akadályozza a kiküldést”: amíg ezeket nem javítod, az időzítést nem tudod aktívra állítani. Ezek piros sávban jelennek meg.
„N dologra figyelj a kiküldés előtt”: az időzítés aktiválható, de érdemes megnézni ezeket. Ezek sárga sávban jelennek meg.
Néhány példa akadályra:
a kiküldés napja tegnapi vagy korábbi;
hiányzik a levél tárgya, vagy a feladó neve vagy email címe;
a feladó domainje nincs hitelesítve, vagy hiányzik az SPF, a DKIM vagy a DMARC rekord;
a levél archív;
lejárt számlád van;
központi listánál az időzítés nem szűkít al-listára.
Néhány példa figyelmeztetésre:
a levélben nincs leiratkozó link;
a feltételeknek jelenleg senki nem felel meg;
aki megfelel a feltételeknek, az már megkapta a levelet, és az újraküldés nincs bekapcsolva.
A panel alján, összecsukva találod a Rendben lévő tételeket. Rákattintva megnézheted, mit ellenőriztünk, és mi van rendben.
Ha javítottál valamit, kattints az Újraellenőrzés gombra, és a panel frissül.
Kevés a havi keret? Ha a becsült címzettszám több, mint a havi keretedből még elküldhető levelek száma, aktiváláskor egy ablak figyelmeztet erre („Csak N címzettnek megy ki”). Itt eldöntheted, hogy a Mégse gombbal visszalépsz, vagy az Aktiválás N címzettre gombbal így is elindítod. Ilyenkor a keret elfogyásakor a kiküldés megáll, a többi címzett nem kapja meg a levelet.
5. Az időzítés áttekintése képernyőn elérhető lehetőségek
Az időzítés elmentését követően az időzítés áttekintő képernyőn találod meg a létrehozott időzítésed. A időzítés kapcsán az alábbi beállításokat érheted el:
Törlés: A törlés után az időzítést nem lehet visszaállítani. Az időzítéshez tartozó feltételek is törlése kerülnek.
Szerkesztés: A jobb oldalon található zöld ceruza ikonra kattintva ismét elérheted az időzítés beállításának képernyőjét. Lehetőséged van az áttekintő képernyőn közvetlenül szerkeszteni az időzítés elnevezését, az email tárgyát, a feladót, ill. bizonyos időzítések esetében a kiküldés időpontját is a mellettük látható
Eredmények: Az Eredmények gombra kattintva az email kiküldését követően az emailküldés eredményességét tudod nyomon követni. Az adatok értelmezéséhez bővebb információt ide kattintva találsz.
Feltételek: Jobb oldalon a három pöttyre kattintva lenyíló ablakban Feltételek kiválasztásával lehetőséged van szűkíteni az email címzetteinek körét. Itt olvashatsz arról, hogy milyen esetben javasoljuk a feltétel és milyen esetben a szegmens használatát.
Másolás: A Másolásra kattintva lehetőséged van az időzítés másolására. A felugró ablakban megadhatod az időzítés másolatának nevét, továbbá ki tudod választani, hogy mely lista, mely emailjéhez szeretnéd másolni az időzítést. Az időzítés másolata inaktív állapotban jelenik meg a kiválasztott email időzítései között.
Próbaküldés: Mielőtt a emailt elküldenéd a listában szereplő címzetteknek, érdemes letesztelned több levelező programban, hogy az email megfelelően jelenik-e meg és jól működnek-e az emailben elhelyezett linkek és képek. Célszerű a különböző webes levezőkkel való teszteléshez létrehozni különböző email címekkel rendelkező felhasználókat, például egy gmailes, egy hotmailes, egy freemailes stb. email című felhasználót. A Próbaküldésről ezen a linken érhetsz el további információkat.
6. Az időzítés aktívra állítása
Amennyiben korábban nem a Mentés és aktívra állítás gombbal mentetted el az időzítést, úgy a megszerkesztése után az inaktív állapotban van. Az áttekintő képernyőn azonban egy kattintással aktiválhatod vagy inaktiválhatod az időzítést. Inaktív állapot esetén, addig akkor sem kerül elküldésre az email, ha időközben teljesülnek az elküldéshez szükséges feltételek. Az időzítést az összes ellenőrzés elvégzése után érdemes csak aktiválni. Az időzítéseket aktív/inaktív státuszuk szerint külön fülön megtalálod az áttekintő képernyőn. Fontos: egy emailhez korlátlan számú időzítés tartozhat.
Jelzések az időzítés mellett
Ha valami akadályozza vagy értelmetlenné teszi a kiküldést, az időzítés neve mellett, a kapcsoló előtt egy jelzést látsz (1):
Nem aktiválható · N ok: az inaktív időzítés a felsorolt okok miatt nem tud kimenni. Javítsd ezeket, mielőtt aktívra állítod.
Nem fog elindulni: az aktív abszolút időzítés kiküldési napja tegnapi vagy korábbi, ezért már nem indul el.
Aktív, de nem fut: az időzítés aktív, de valami akadályozza a kiküldést (pl. lejárt számla vagy elfogyott havi keret).
Senkinek nem megy ki: a feltételeknek jelenleg senki nem felel meg, vagy aki megfelel, már megkapta a levelet.
Kattints a jelzésre, és megjelennek az okok (2). A Javítás az időzítésben → linkkel (3) egyből az időzítés szerkesztőjébe jutsz, ahol a Küldés előtti ellenőrzés panelen is látod ugyanezeket.
Ha a kapcsolóval nem lehet aktívra állítani az időzítést, egy ablakban kiírjuk, miért. Ilyenkor a kapcsoló inaktív állásban marad.
FONTOS: A szoftver működési sajátossága, hogy amikor az adott napon aktívra állítasz egy időzítést, amit aznap korábbra állítottál be, akkor az még azon a napon kiküldésre kerül. Amennyiben nem szeretnéd, hogy aznap kerüljön a levél kiküldésre, akkor az aktívra állítás előtt módosítsd a kiküldés időpontját a számodra kívánt időpontra, mentsd el a módosítást, és ezután állítsd aktívra az adott időzítést.
