Előre utalásos megrendelési folyamatokban – ha szeretnéd elkerülni a kintlevőségek túlzott növekedését – célszerű először díjbekérőt küldeni a megrendelőnek, majd az ellenérték beérkezése után kiállítani a végszámlát. A beérkezett összegeket a legtöbb bank esetében manuálisan szükséges adminisztrálni. Ezt hívjuk beérkeztetésnek. Az alábbi bejegyzésben bemutatjuk, hogyan tudod megoldani a beérkeztetést, valamint utána a végszámla kiállítását és vevőnek történő automatikus számla kiküldést.
Beérkeztető űrlap létrehozása
Első lépésként hozz létre egy adatmódosító űrlapot a megrendelési listához. Ez az űrlap szolgál majd a beérkeztetésre, vagyis a beérkezett ellenérték adminisztrálására. Az űrlap létrehozásának első lépésében állítsd be a Fizetési határidőt (1) és a Teljesítés dátumát (2), amit szeretnél, hogy a számlán szerepeljen.
Válaszd ki megrendelő űrlapon is használt átutalásos szállítási/fizetési módot (1). Ezután kapcsold be a számla készítése opciót (2). Az előbb beállított fizetési módhoz pedig állítsd be a végszámla kiállítását (4) és a számla formátumát (5).
Az adatmódosító űrlap szerkesztésének második oldalán ne rendelj terméket az űrlaphoz. Az űrlapvarázsló harmadik oldalán mellékelj egy rövid leírást a belső munkatárs számára, aki a beérkeztetést el fogja végezni (1). Majd az űrlaphoz vegyél fel két mezőt (2-3):
kifizetés dátuma (
mssys_pay_date) ésmegrendelés állapota (
mssys_order_status).
Érdemes lehet ezeket a mezőket kötelezően kitöltendővé tenni.
Az űrlapvarázsló negyedik oldalán, a köszönőoldalnak bármilyen tetszőleges szöveget megadhatsz, ez egy belső adminisztrálásra használt űrlap lesz.
Végszámla kiküldése levélben
Az adatmódosító űrlap segítségével előállt végszámla kiküldéséhez hozz létre egy levelet. A számlát letölthető linkként tudod elküldeni levélben a megrendelőid számára, nem pedig csatolt fájlként. A számlára a következő mezőkóddal hivatkozhatsz: [mssys_bill_pdf_link]Kattintson ide a számla letöltéséhez[/mssys_bill_pdf_link] A kiküldött levélben ez a mezőkód átalakul kattintható linkké.
A levél időzítéséhez javasoljuk, hogy állíts be egy szegmenst vagy feltételt, amelyben megszabod, hogy kizárólag azoknak a megrendelőknek menjen ki a Végszámlát tartalmazó levél, akiknek a Megrendelés állapota mező “Fizetve” opcióval lett frissítve a beérkeztetés során. A következő képernyőképen Szegmenssel mutatjuk be a szűrést (1). Az időzítés típusa legyen Adatmódosításkori időzítés (2), valamint az Adatmódosító űrlap (3) legördülő mezőben válaszd az előbb létrehozott űrlapot.
Beérkeztetés elvégzése
A beérkeztetést elvégezheted megrendelőnként, vagy kötegelt számlázás segítségével egyszerre több megrendelődnek is kiállíthatod a végszámlát. Amennyiben kötegelten szeretnél beérkeztetni, abban az esetben a Kötegelt számlázás c. Tudásbázis bejegyzésünk lehet a segítségedre.
Amennyiben egyenként szeretnéd elvégezni a beérkeztetést, abban az esetben, ha egy díjbekérő ellenértéke beérkezik, akkor azt kétféleképpen tudod beérkeztetni:
Keresd meg a megrendelőt a megrendelés listában. Nyisd meg az adatlapját (email címére vagy a profil ikonra kattintva). A megrendelő adatlapján válaszd ki az Adatmódosító űrlapok (1) fület, majd kattints a beérkeztető űrlapra (2).
A második lehetőség, hogy az Adatmódosító űrlap linkjét kilistázod a Feliratkozók listázása felületen az Adatmódosító űrlap és landing page linkjének megjelenítése feliratkozó listázásakor c. Tudásbázis bejegyzésünk segítségével. Így a Feliratkozó mellett megjelenő linket megnyitva is el tudod végezni a beérkeztetést az adatmódosító űrlapon.
A megnyitott adatmódosító űrlap az adott feliratkozóra vonatkozó űrlap lesz, tehát az űrlap az adott feliratkozót fogja módosítani. Az űrlapon add meg az ellenérték beérkezésének dátumát (kifizetés dátuma), a megrendelés állapota legördülőből válaszd ki a Fizetve opciót, majd küldd el az űrlapot. Ezzel előáll a megrendeléshez a végszámla. Ha állítottál be levelet is, akkor a számla néhány percen belül elküldésre kerül a megrendelőnek.
Kapcsolódó bejegyzések