Pourquoi est-ce important ?
Les modèles de planning permettent de gagner du temps et de faciliter la planification en réutilisant des plannings types.
Comment créer un modèle de planning ?
Préparer le planning à enregistrer :
Assurez-vous d'avoir un planning type (jour ou semaine) déjà planifié.
Enregistrer le modèle :
Allez dans l’onglet Planning.
Choisissez la vue jour ou semaine.
Cliquez sur les trois points en haut à droite du planning.
Sélectionnez Enregistrer comme modèle dans le menu déroulant.
Nommer le modèle : Choisissez un nom pour votre modèle.
Attention : Le nom du modèle ne sera pas modifiable une fois validé. Si vous souhaitez changer le nom d’un modèle, il faudra l’enregistrer à nouveau avec le nom souhaité. Ensuite, supprimez l’ancien modèle dont vous ne souhaitez pas conserver le nom.
Astuce : Vous pouvez créer un modèle à partir d'une vue filtrée du planning (par équipe, poste, employé ou absence). Seuls les shifts filtrés seront enregistrés dans le modèle.
Comment utiliser un modèle de planning ?
Allez sur la semaine suivante, ou bien celle où vous souhaitez créer le planning.
Appliquer le modèle :
Allez sur une semaine vierge où vous souhaitez appliquer le planning.
Cliquez sur les trois points à droite du planning.
Sélectionnez Créer à partir d’un modèle.
Options disponibles :
Créer à partir d’un modèle enregistré. → Applique un modèle que vous avez sauvegardé.
Créer à partir d’une semaine précédente. → Duplique une semaine déjà existante.
Sélectionner les employés :
Choisissez les employés ou équipes pour lesquels vous souhaitez appliquer le modèle.
Remarque : Si vous appliquez le modèle uniquement pour certains employés, le planning des autres employés ne sera pas modifié.
Appliquer sur plusieurs semaines :
Vous pouvez dupliquer le modèle sur les 10 prochaines semaines.
Astuce : Si le modèle est appliqué sur un planning déjà existant, vous pouvez choisir de conserver les shifts déjà planifiés ou de les remplacer par ceux du modèle.
Employés archivés :
Les shifts des employés archivés seront ajoutés aux shifts non-assignés ou retirés du planning, selon les paramètres de votre planning.
Comment supprimer un modèle de planning ?
Accéder aux modèles :
Cliquez sur les trois points à droite du planning.
Sélectionnez Créer à partir d’un modèle.
Supprimer le modèle :
Sélectionnez le modèle à supprimer.
Cliquez sur la poubelle à droite du nom du modèle.
Attention : Cette action est irréversible. Vous ne pourrez pas récupérer le modèle supprimé.
Astuce : Si vous souhaitez recréer un modèle supprimé, vous pouvez l’enregistrer à nouveau. Pour cela, rendez-vous sur une semaine où ce modèle avait été appliqué, puis utilisez les shifts présents pour le sauvegarder à nouveau en tant que modèle.
Comment appliquer un modèle à une semaine déjà planifiée ?
Lorsque vous appliquez un modèle à une semaine comportant déjà des shifts planifiés, une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de choisir comment gérer les éventuels conflits entre les shifts existants et ceux du modèle. Trois options s'offrent à vous :
Garder les shifts du planning : Le modèle sera appliqué uniquement aux plages horaires disponibles. Les shifts déjà planifiés qui entrent en conflit avec ceux du modèle resteront inchangés.
Remplacer les shifts du planning par ceux du modèle : Les shifts du modèle seront ajoutés au planning. Cependant, si un shift du modèle entre en conflit avec un shift déjà planifié (c'est-à-dire si les horaires se chevauchent), le shift existant sera remplacé par celui du modèle. En revanche, les shifts déjà planifiés qui ne sont pas en conflit avec ceux du modèle resteront inchangés sur le planning.
Placer les shifts du modèle en "Non assignés" : Les shifts au planning seront conservés et les shifts du modèle rentrant en conflit seront disponibles dans la ligne "Non assignés"
Attention : Si l'option Placer les shifts du modèle en "Non assignés" n'est pas disponible, cela indique que la ligne "Non assignés" n'est pas activée dans l'affichage de votre planning. Pour l'afficher, cliquez sur les trois points en haut à droite du planning, sélectionnez "Options d'affichage" et cochez l'option "Afficher les shifts non assignés". Une fois cette option activée, l'option "Placer les shifts en 'Non assignés'" sera disponible lorsque vous appliquerez un modèle.
Comment conserver uniquement les shifts du modèle ?
Si vous souhaitez que seuls les shifts du modèle apparaissent sur le planning, sans conserver les shifts déjà planifiés, voici la procédure à suivre :
Supprimez les shifts existants pour les employés concernés sur la semaine où vous souhaitez appliquer le modèle.
Une fois les shifts supprimés, vous pourrez appliquer le modèle souhaité.
Cette méthode garantit que le planning ne contiendra que les informations du modèle, sans interférences des shifts planifiés précédemment.
Astuce : Pour supprimer rapidement tous les shifts planifiés sur une semaine, cliquez sur les trois points en haut à gauche du planning et sélectionnez l'option "Effacer les shifts de la semaine". Vous pourrez ensuite choisir les employés dont vous souhaitez supprimer les shifts.