Créer un shift d’absence depuis le planning

Créer un shift d’absence

Pour créer un shift d’absence rendez-vous sur l’onglet Planning, depuis la vue jour ou semaine.

Depuis la vue jour, l’ajout des shifts se fait par employé(e), par tranches de 15 minutes. Cliquer sur le + qui apparait en passant la souris sur le quart de l’heure qui vous intéresse pour ouvrir une fenêtre d’ajout d’un shift.

💡En glissant avec la souris une fois la première tranche d’heure sélectionnée, vous pouvez définir toute la durée du shift.

Depuis la vue semaine, l’ajout des shifts se fait par employé(e), à la journée. Cliquer sur “ajouter un shift” en passant la souris sur la case de l’employé(e) et du jour qui vous intéresse.

La vue semaine est utilisée comme référence pour cet article.

La fenêtre d’ajout d’un shift propose d’abord de créer un shift de travail. Cliquer sur l’onglet Absence en haut à gauche de la fenêtre pour créer un shift d’absence.

Sélectionner le type d’absence

Sélectionner le type d’absence en cliquant sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant.

💡Vous pouvez saisir le nom de l’absence dans la barre de recherche pour choisir rapidement le type d’absence dans la liste.

💡Cliquer sur “Voir les types d’absences” pour voir la liste de toutes les absences disponibles et savoir comment les utiliser.

Seules les absences activées dans les paramètres de l’établissement apparaissent dans la liste d’absences du menu déroulant sur le shift.

👉 Paramétrer les absences dans l’établissement

Définir la durée de l’absence

La durée de l’absence peut être définie selon trois formats : toute la journée, demi-journée ou personnaliser.

Par défaut, la durée de l’absence est paramétrée en “toute la journée”. Il est possible de personnaliser les horaires directement sur le shit d’absence.

Toute la journée : la durée de l’absence est définie comme une journée type de travail, en fonction du volume horaire hebdomadaire renseigné dans le contrat de l’employé(e). Une journée type d’absence = le volume horaire hebdomadaire de l’employé(e) / 5 jours ouvrés. Exemple : si l’employé est à 35h, sa journée type d’absence est de 35/5 =7h.

La durée d’une journée type peut être modifiée si besoin, pour s’adapter à la durée réelle de l’absence, ou pour moduler le total des heures planifiées sur la semaine.

⚠️ La durée doit être renseignée en valeur décimale : 1h30 = 1.5, 1h15 = 1.25

⚠️ Seule l’absence congés payés est calculée différemment, si l’acquisition des congés payés se fait en jours ouvrables (2,5 jours/mois) dans l’établissement. Dans ce cas, la semaine de congés payés doit se poser sur 6 jours, donc la journée type d’absence CP = le volume hebdomadaire de l’employé(e) / 6 jours

👉 Paramétrer les compteurs de congés payés.

Demi-journée : depuis le planning, une absence peut être planifiée pour une demi-journée uniquement. Une demi-journée type correspond à une journée type / 2 Exemple : si l’employé(e) est à 35h, sa demi-journée type est de 7/2 = 3,5h
La durée de la demi-journée type peut être modifiée comme celle de la journée.
Personnaliser : la durée de l’absence peut être personnalisée avec des horaires de début et de fin, pour plus de lisibilité sur la période de l’absence.

⚠️Pour planifier une demi-journée de congés payés : choisir le format demi-journée.

⚠️Pour planifier une demi-journée travaillée en forfait jour : ajouter une absence demi-journée en plus du shift de travail.

💡Ajouter une note

Comme pour un shift de travail, il est possible d’ajouter une note sur un shift d’absence, que l’employé(e) peut voir depuis son planning, sur un ordinateur et sur l’application. Elle est visible sur la feuille d’heures individuelle de l’employé(e), mais pas à l’impression du planning.

Planifier une période d’absence

Pour planifier plusieurs jours d’absence sur une période définie, de date à date : utiliser la fonctionnalité “mes demandes” depuis votre espace en ligne.

Cliquer sur la flèche en haut à droite, à côté de vos initiales > sélectionner “Mes demandes” dans le menu déroulant > puis cliquer sur “Demandes de congés”

Les demandes de congés concernent plusieurs catégories d’absences : arrêt maladie, congé évènementiel, congé maternité, congé parental, congé paternité, congé payé, maladie professionnelle, récupération et RTT, repos hebdomadaire, repos forfait, absence autorisée, absence autorisée rémunérée, congé enfant malade, absences pour examens médicaux, accident du travail, accident de trajet, congé adoption, congé pour garde d’enfant, repos compensateur, repos compensateur de nuit, congé d’ancienneté, école CFA, formation, congé de deuil, télétravail, congé trimestriel.

En tant que manager, si vous avez la possibilité de gérer les demandes de congés des employé(e)s dans votre permission, vous pouvez planifier des demandes en leur nom.

Sur la page Demandes de congés > cliquer sur le bouton bleu “Ajouter un congé” à droite de l’écran.

Sélectionner le nom de l’employé(e) concerné(e), le type d’absence à planifier et les dates de début et de fin de la période d’absence.
En tant que manager, il est possible de choisir d’envoyer la demande d’absence par mail, pour suivi, ou bien de ne pas l’envoyer.

Une fois la demande d’absence validée, elle est en attente dans la liste des demandes, pour être acceptée ou refusée.

Cliquer sur Visualiser à droite de la demande en attente.
Accepter la demande
Un calendrier permet de différencier les jours d’absence des jours de Repos Hebdomadaire (RH) sur le planning. Les cases peuvent être cochées ou décochée pour être transformées en repos hebdomadaire.

💡Les demandes d’absences des employé(e)s en attente de validation apparaissent directement sur le planning avec la mention “en attente” :

💡Par défaut 2 jours de repos hebdomadaire sont planifiés chaque semaine. Les jours d’absences sont planifiés avec une durée de journée type : volume hebdomadaire de l’employé(e) / 5 jours ouvrés ou 6 jours ouvrables pour les congés payés.

Lorsque la demande est validée, les shifts d’absences sont planifiés automatiquement sur le planning.

⚠️ Si des shifts étaient déjà planifiés sur le planning durant la période de l’absence : son absence sera calculée sur la base des horaires de travail initialement prévus.

💡 Si les shifts non-assignés sont activés dans les options d’affichage du planning : les shifts qui étaient déjà planifiés sont automatiquement déplacés dans la ligne non-assignés, pour planifier l’absence. 👉 Utiliser les outils et options d’affichage du planning

⚠️ Si la demande de congés est acceptée puis annulée et supprimée de la liste des demandes, les shifts d’absences restent sur le planning. Ils doivent être supprimés du planning.

Copier, déplacer et supprimer un shift

Une fois le shift d’absence planifié, il est possible de le déplacer ou de le copier sur une autre journée, de la même manière qu’un shift de travail.

En passant la souris sur le shift une main blanche apparaît : cliquer et maintenir le clic, en déplaçant la souris.

Sur les autres cases du planning, deux mentions apparaissent : déplacer / copier > Le fond bleu correspond à l’option choisie. Aller vers la gauche ou vers la droite avec la souris pour choisir de déplacer ou de copier le shift.

Pour supprimer un shift planifié, passer la souris en bas à droite du shift sur le planning. Cliquer sur les 3 points qui s’affichent, puis sur la poubelle rouge.
Pour supprimer tous les shifts planifiés sur une semaine : cliquer sur les 3 points en haut à droite du planning > puis sur “Effacer les shifts de la semaine”. Sélectionner ensuite l’employé(e) concerné(e) par la suppression.

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