Cet article explique comment archiver un(e) employé(e), lorsqu’il/elle quitte l’établissement, et comment restaurer sa fiche, dans le cas où il/elle réintègre les effectifs.
Les sujets abordés dans cet article sont :
Archiver un(e) employé(e)
Restaurer un(e) employé(e)
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Archiver un(e) employé(e)
Contexte de l’archivage
Lorsque le contrat de travail d’un(e) employé(e) est terminé, l’employé(e) continue d’apparaître sur le planning, pour vous permettre d’étendre les dates du contrat terminé, ou créer un nouveau contrat dans sa fiche, sans interrompre la planification des équipes.
Si un(e) employé(e) ne travaille plus dans l’établissement, sa fiche doit donc être archivée, pour qu’il/elle disparaisse des plannings.
Une fois archivé(e), l’employé(e) disparaît également de la liste des employés actifs dans l’établissement.
💡Lorsque des employé(e)s entrent et sortent régulièrement du personnel (en extra saisonnier par exemple) il est possible d’archiver leur fiche en fin de contrat, puis de les restaurer lorsqu’ils sont de retour dans les effectifs.
Fonctionnement
Pour archiver un(e) employé(e), rendez-vous sur sa fiche employé(e), depuis l’onglet Employés en haut de l’écran.
Cliquer sur "Archiver l'employé" en haut à droite :
Renseigner ensuite la date à laquelle vous souhaitez archiver l’employé(e) :
L’archivage de l’employé(e) peut être programmé pour une date passée ou future. Une fois l’archivage programmé, l’employé(e) est archivé(e) le soir de la date programmée.
Si la date d’archivage tombe en cours de semaine, l’employé(e) continue d’apparaître jusqu’au dimanche, mais il n’est plus possible d’ajouter un shift à cet(e) employé(e) après la date d’archivage. Il/elle disparait du planning dès le lundi suivant.
⚠️ Si des shifts étaient planifiés pour l’employé(e) après la date d’archivage, ils sont automatiquement supprimés du planning et ne peuvent être récupérés.
Cependant si la ligne des Non assignés est active sur le planning, les shifts du futur de l’employé(e) archivé(e) seront automatiquement déplacés dans la ligne des non assignés.
💡 Lorsque l’employé(e) est archivé(e) toutes ses demandes d’absence, disponibilité / indisponibilité et transfert de shift sont supprimées.
A savoir
On retrouve la liste des employé(e)s archivé(e)s dans l'espace Employés, depuis l’onglet "Archivés". Un label rouge archivé permet de distinguer les employé(s) archivés des employé(e)s actifs.
L’employé(e) figure sur le rapport de paie pendant un mois suivant la date d’archivage.
L’employé(e) disparaît du planning la semaine qui suit sa date d’archivage si c’est en cours de semaine.
Si l’employé(e) possède un contrat en cours, dont la date de fin va au delà de la date d’archivage : le contrat prend fin à la date d’archivage.
Une fois l’employé(e) archivé(e), il n’a plus accès à son compte Skello.
Une fois l’employé(e) archivé(e), l’adresse e-mail renseignée sur sa fiche est supprimée. Elle devra être renseignée à nouveau si l’employé réintègre l’établissement.
💡Si un(e) employé(e) présent(e) sur un modèle de planning est archivé(e) : les shifts qui étaient planifiés pour l’employé(e) sont planifiés comme non-assignés, lorsque l’option est activée dans l’affichage du planning.
⚠️ Lorsqu’un(e) employé(e) travaille dans plusieurs établissements de la même organisation, son archivage se fait pour l’ensemble des établissements. S’il/elle continue de travailler dans un ou plusieurs établissement(s) il est possible de retirer son accès de l’établissement où il ne travaille plus, sans l’archiver pour autant.
Restaurer un(e) employé(e) archivé(e)
En cas d’erreur, ou si l’employé(e) archivé(e) réintègre les effectifs de l’établissement, sa fiche peut être restaurée.
Sur la fiche archivée, cliquer sur “Restaurer l'employé”.
La restauration prend effet immédiatement et l'employé(e) redevient actif/ve et visible sur le planning.
⚠️ Quand la compensation des heures supplémentaires est activée dans l’établissement : si l’employé(e) restauré(e) avait un compteur d’heures actif avant l’archivage, il est réactivé au moment de la restauration de sa fiche. La période durant laquelle l’employé(e) n’a pas travaillé(e) est prise en compte dans le compteur : une modification manuelle doit être faite au moment du retour de l’employé, pour remettre le compteur à 0.
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