L’abonnement à l’option signature électronique, permet d’envoyer différents types de documents aux employé(e)s pour être signé en ligne, de manière sécurisé.

Les sujets présentés dans cet article :

L’option e-signature peut également être utilisée pour faire signer les feuilles d’émargement chaque semaine, par les employé(e)s. 👉Consulter cet article pour en savoir plus.

L’option e-signature des documents est accessible depuis la section Employés > Documents.

Tous les documents ajoutés dans les fiches des employé(s) peuvent être envoyés pour signature électronique, qu’ils soient créés via un modèle de document sur Skello ou importés depuis l’extérieur.

⚠️ Les documents importés doivent être enregistrés en format PDF pour pouvoir être envoyés pour signature.

👉En savoir plus sur la gestion des documents dans les fiches des employé(e)s

Lorsqu’un document est créé via un modèle de document sur Skello, il peut être envoyé pour signature tout de suite après sa création.

Lorsque la création du document est finalisée, une fenêtre apparaît pour confirmer l’enregistrement du document dans l’espace de l’employé, et propose en même temps d’envoyer le document pour signature, ou de l’envoyer simplement par mail, sans e-signature.

💡Si le document n’est pas envoyé pour signature à cette étape, il pourra l’être plus tard, via le document enregistré.

Cliquer sur les 3 points à droite de la ligne > choisir Envoyer pour signature

Une fenêtre apparaît, depuis laquelle le(s) destinataire(s) du document pour e-signature, peut.vent être sélectionné(es).

Le document est envoyé par défaut à l’employé(e) dans l’espace de qui le document a été créé ou importé.

Un second signataire peut être ajouté pour le même document : seuls les managers qui ont une permission d’Administrateur système ou Master avancé, peuvent être sélectionné comme second signataire des documents.

👉 en savoir plus sur les différentes permissions

⚠️ Pour pouvoir être sélectionné dans la liste, le manager doit avoir une adresse e-mail valide renseignée sur sa fiche.

💡En plus des signatures de l’employé(e) et du manager, il est possible d’ajouter les initiales de ces derniers en bas de chaque pages du document pour le parapher. Cocher la case “Ajouter les initiales en bas de chaque page” .

Une fois le(s) signataire(s) sélectionné(s) une nouvelle fenêtre propose de visualiser le document, pour pouvoir

💡Cliquer sur les flèches à droite et gauche du document pour aller sur la page suivante ou précédente.

💡Cliquer sur l’icône en forme de loupe, pour voir s’afficher la page en plus grand pour la relire.

Une fois que la page à signer est identifiée, cliquer là où la signature doit être placée sur la page. Un aperçu est proposé à l’emplacement pour vous aider à définir le placement de la signature.

💡Si la signature n’est pas bien placée, cliquer sur la croix à droite du nom du signataire, pour pouvoir modifier le placement.

Les signataires reçoivent un e-mail, qui les invite à signer le document : ils peuvent accéder au document pour le lire et choisir de le signer.

💡 La mention “Lu et approuvé” ainsi que la date de la signature du document sont automatiquement positionnées en dessous de la signature du signataire.

💡Des relances sont automatiquement envoyées aux signataires, s’ils ne signent pas le document envoyé : 3 relances sont envoyées, tous les 2 jours.

Une fois le document envoyé en signature électronique, il existe 2 façons de suivre l'état de la signature du document. Depuis l’espace documents de l’employé(e), ou depuis l’espace de suivi de la e-signature des documents.

Depuis le dossier où le document est enregistré (par exemple : Contrats) : à droite de ligne du document envoyé en signature électronique, un état des signatures apparaît. Il permet de savoir si le document est envoyé et en attente de signature, ou signé.

Le document peut-être renvoyé en signature électronique s’il n’est pas encore signé > Cliquer sur les 3 points à droite de la ligne et sélectionner “renvoyer pour signature”.

💡Le document ne sera renvoyé qu’aux personnes qui n’ont pas encore signé le document.

⚠️Une fois qu’il est signé, le document envoyé est remplacé par la version signée, pour pouvoir être consulté et téléchargé.

Un espace de suivi a été créé pour suivre la signature électronique de plusieurs documents envoyés, depuis l’onglet Employés.

Cliquer sur l’icône stylo, en haut à droite de la page pour y accéder.

L’espace de suivi apparaît sur la droite de l’écran. Il permet de suivre la date d’envoi et l’avancée de la signature de tous les documents envoyés.

Le statut de la signature peut être suivi dans la colonne signature. 3 statuts sont possibles :

💡Passer la souris au dessus du cercle, pour savoir qui signé le document

💡Si le document n’est pas encore signé par tous les signataires, une flèche à droite de la ligne propose de renvoyer le document pour signature.

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