Må dine medarbejdere højest arbejde et bestemt antal timer om ugen? Er der bestemte dage, hvor dine medarbejdere ikke skal have vagter? Eller skal de have en bestemt pause imellem deres vagter? Så kan det være relevant for dig at opsætte regler for dine medarbejdere.

I artiklen gennemgår vi, hvordan du kan:

Når du har valgt en periode for din vagtplan, kommer du nemt i gang med at opsætte regler ved blot at klikke på “Opsæt regler for medarbejdere”:

Du har mulighed for både at opsætte regler for samtlige medarbejdere og for den enkelte medarbejder. Under “Generelle indstillinger” opsætter du de regler, som skal gælde for alle dine medarbejdere:

Regler er grupperet i forskellige kategorier.

Timefordeling inkluderer regler omhandlende medarbejdernes arbejdstimer samt grænser for en foruddefineret tidsperiode (som for eksempel en dag eller en uge). Det er også her, du finder reglen for minimum længde pause imellem vagter.

Kategorien Arbejdsdage omhandler (som titlen nok har indikeret) regler for sammenhængende arbejdsdage og arbejde i weekender.

Fraværsindstillinger omhandler alle former for fravær, som Assistenten skal tage højde for. Det vil sige både ønsker, som indsendes til vagtplanen, registreret fravær for medarbejderne samt fridage.

Det er helt op til dig selv, om Smartplan skal tage hensyn til de enkelte regler. Du nøjes blot med at sætte flueben ud for de regler, du gerne vil have overholdt.

Hvis du gerne vil ændre et antal timer eller antal dage, så klikker du blot på tallet ude til højre og skriver det rigtige antal:

Så snart du har rettet dine regler til, kan du trykke “Luk”, da dine regler automatisk bliver gemt:

I menuen til venstre har du en oversigt over alle dine medarbejdere. Hvis du gerne vil lave regler for en specifik medarbejder, så klikker du blot på vedkommende:

Du har nu mulighed for at vælge de samme regler, som du kan under “Generelle regler”, og igen kan du klikke på et antal timer eller dage for at ændre antallet, og så sætter du blot flueben ud for de regler, du gerne vil have overholdt.

Når du opsætter regler for en specifik medarbejder, har du endnu en kategori tilgængelig. Under Regler for ugedage kan du definere dage og tidspunkter i løbet af ugen, hvor medarbejderen ikke kan arbejde. Du klikker blot på dagene og udfylder tidsrummet:

Hvis du har behov for det, kan du også vælge, om reglen skal gælde i alle uger eller kun lige eller ulige uger i løbet af året.

Når du er færdig, klikker du på “Gem ugedageregel”, og så tager Smartplan nu hensyn til denne regel:

Hvis det skulle ske, at reglerne ikke bliver overholdt, når du bemander din vagtplan, vil Smartplan gøre dig opmærksom på dette.

I nedenstående tilfælde har jeg lavet en regel om, at Bjørn ikke må arbejde om mandagen. Når jeg alligevel har sat ham på et mandagsvagt, fortæller Smartplan, at der er et regelbrud:

Hvis du nu trykker “Vis”, kan du se, hvilke regler der er blevet brudt:

Du kan sagtens frigive en vagtplan, selvom der er regelbrud. Smartplan gør dig blot opmærksom på dette, og så er det helt op til dig selv, om du vil tage hensyn til regelbrudene eller ej.

Når du har oprettet regler for dine medarbejdere og defineret et bemandingsbehov, kan du endda lade Smartplan lave vagtplanen for dig.

Du kan læse mere om den automatiske vagtplanlægning i denne artikel.