Es wäre doch langweilig nur Dienstpläne für dich selbst zu erstellen. In Smartplan kannst du daher neue Mitarbeiter/-innen auf zwei Wegen anlegen.
Entweder kannst du dies direkt unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter” tun oder aber während du einen neuen Dienstplan erstellst.
Wenn du wissen möchtest, wie man neue Nutzerprofile über den Menüpunkt "Mitarbeiter" erstellt, kannst du dies hier nachlesen: Mitarbeiter/-innen im Menüpunkt "Mitarbeiter" erstellen.
In diesem Artikel fokussieren wir uns auf die Erstellung im Dienstplanungstool selbst. Im Folgenden kannst du mehr darüber lesen:
So erstellst du Nutzerprofile über das Dienstplanungstool
Wenn du dich in einem Dienstplan befindest, suche die Option "Neuen Mitarbeiter erstellen":
Jetzt erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem du das neue Profil erstellen kannst.
Es gibt hier lediglich zwei Felder, die zwingend ausgefüllt werden müssen: den Vornamen und die Jobposition(en). Die restlichen Angaben sind für das Anlegen eines neuen Nutzers nicht notwendig und können später ausgefüllt werden:
Ich habe hier Michael's Vornamen eingetragen und ausgewählt, dass er die Jobposition “Labor” einnimmt.
Die Liste mit Jobpositionen kommt dir wahrscheinlich von der Erstellung deines Benutzerkontos bekannt vor - ihre Zuordnung zu den Nutzer/-innen ist notwendig, um die Art der Schichten zu bestimmen, welche sie bei der zukünftigen Dienstplanung übernehmen dürfen.
Die E-Mail-Adresse kannst du ausfüllen, wenn du dazu bereit bist, eine Einladung zu deinem Smartplan-Account an die Person zu verschicken. Sobald du die E-Mail-Adresse eingegeben hast, senden wir dem/der entsprechenden Mitarbeiter/-in eine Einladungsmail mit einem Link, über den er oder sie sich in Smartplan aktivieren und einloggen kann.
Beachte: Du musst die Einladung nicht direkt verschicken; du kannst sie auch zu einem späteren Zeitpunkt verschicken.
Zusätzliche Informationen zu Profilen hinzufügen
Wenn du bei "Zusätzliche Informationen" auf diesen grünen Pfeil klickst, hast du mehrere Möglichkeiten, benutzerdefinierte Informationen zu deinen Angestellten zu speichern (sofern nötig).
Wenn ihr Smartplan gleichzeitig auch für die monatlichen Gehaltsabrechnungen nutzt, kannst du hier z.B. die Lohnnummer der Person hinterlegen. Das ist typischerweise die Nummer oder ID, mit der die betreffende Person in eurem Gehaltsabrechnungsprogramm registriert wurde oder aber deren persönliche Steuer-ID. Du kannst ebenfalls auswählen, welche Lohnart für den Mitarbeitenden gilt.
Die hier genannten Zusatzinformationen sind standardmäßig im System vorhanden. Du kannst jedoch auch eigene Felder zu den zusätzlichen Informationen über deine Angestellten hinzufügen. Folge dafür dem Pfad Einstellungen → Smartplan Einstellungen → Mitarbeiter-Info.
So legst du neue Felder für die Zusatzinformationen deiner Angestellten an:
Gehe zu Einstellungen → Smartplan Einstellungen → Mitarbeiter-Info.
Hier hast du die Möglichkeit, beliebig viele neue Felder zu den Informationen über deine Mitarbeitenden hinzuzufügen. Klicke auf "Feld hinzufügen".
Daraufhin kannst du 1) das Feld benennen, 2) auswählen, um welche Art von Information es sich handelt (Text oder Datum) und 3) bestimmen, für wen die Informationen sichtbar sein sollen. Bei der Sichtbarkeit geht es darum, inwieweit die Information nur für die Administratoren des Kontos einsehbar sein sollen oder alle Nutzer und Nutzerinnen unter "Mitarbeiter" Zugriff darauf haben dürfen. Zu guter Letzt musst du noch wählen, 4) wer welche Berechtigungen in Bezug auf die Information hat (ob die Information nur von Administratoren hinzugefügt/verändert werden darf oder ob Mitarbeiter/-innen dies selbst verwalten dürfen).
In meinem Beispiel habe ich eingestellt, dass die Geburtsdaten des Personals vertraulich sind und somit nur von Administratoren eingesehen werden dürfen. Die Kleidungsgrößen dürfen dagegen von allen unter "Mitarbeiter" angesehen werden und die Angestellten können ebenfalls ihre eigenen Größen eintragen.
Wenn du fertig bist, klicke auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen.
Wenn du den Mitarbeiter/-innen die Erlaubnis gegeben hast, ihre eigenen Angaben zu verwalten, können sie von jetzt an ihre Informationen selbst eintragen. Ansonsten können sie auch von einem Administrator während der Erstellung eines neuen Profils oder der Verwaltung eines existierenden Profils hinzugefügt werden:
Klicke nach der Eingabe auf "Informationen speichern".
Wenn du die zusätzlichen Informationen direkt bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils angegeben hast, vergiss nicht, den Nutzer oder die Nutzerin zu "Erstellen". Erst dann wird das Profil fertiggestellt und der/die neue Nutzer/-in erscheint in der Mitarbeiterliste.
Jemand erhält seine Einladungmail nicht
Leider passiert es ab und zu, dass unsere Smartplan Einladungsmails nicht beim Empfänger ankommen.
Die betroffene Person sollte unter allen Umständen regelmäßig ihren Spam-Ordner überprüfen, da es ebenfalls vorkommen kann, dass die Smartplan E-Mails dort landen.
Ist die Einladungsmail trotz Allem nicht auffindbar, kann ein Administrator der betroffenen Person einen Aktivierungslink zuschicken. Administratoren finden den Aktivierungslink im Menüpunkt "Mitarbeiter" in der Mitarbeiterliste. Klicke dort auf "Einladungsmail erneut senden" neben der entsprechenden Person:
Es öffnet sich ein Fenster, bei dem du unter Anderem die Einladungsmail durch Klicken auf "Erneut senden" noch einmal verschicken kannst. Aber du findest dort ebenfalls einen Aktivierungslink, den du deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter zukommen lassen kannst. Es ist der gleiche Link, der auch in der Einladungsmail zu finden ist. Über diesen Link kann der Mitarbeitende mit der angegebenen E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort seinen Nutzer aktivieren:
