In Smartplan kannst du neue Mitarbeiter/-innen auf zwei Wegen anlegen.

Entweder kannst du dies direkt unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter” tun oder aber während du einen neuen Dienstplan planst.

Hier kannst du nachlesen, wie du neue Nutzer/-innen über das Planungstool anlegst: Erstelle Mitarbeiter/-innen während der Dienstplanung.

In diesem Kapitel fokussieren wir uns allerdings auf die Erstellung unter dem Menüpunkt “Mitarbeiter”. Im Folgenden kannst du darüber lesen:

Gehe zuerst auf den Menüpunkt "Mitarbeiter" in deinem Smartplan Konto:

Um hier eine neue Person anzulegen, klicke einfach oben auf das Feld "Neuen Mitarbeiter erstellen":

Es erscheint nun ein Popup-Fenster, in dem du den/die Mitarbeiter/-in erstellen kannst.

Es gibt hier lediglich zwei Felder, die zwingend ausgefüllt werden müssen: den Vornamen und die Jobposition(en). Die restlichen Angaben sind für das Anlegen eines neuen Nutzers nicht notwendig und können auch später ausgefüllt werden:

Ich habe hier Michael's Vornamen eingetragen und ausgewählt, dass er die Jobposition “Labor” einnimmt.

Die Liste mit Jobpositionen kommt dir wahrscheinlich von der Erstellung deines eigenen Benutzerkontos bekannt vor. Jobpositionen werden genutzt, um zu definieren, um welche Art Schicht es sich handelt und zu regeln, welche/-r Nutzer/-in die jeweilige Schicht in der Dienstplanung übernehmen darf.

Weitere Information dazu, wie du Jobpositionen erstellen und verwalten kannst, findest du hier:

Jobpositionen erstellen und ändern

Die E-Mail-Adresse kannst du ausfüllen, wenn du dazu bereit bist, eine Einladung zu deinem Smartplan-Account an die Person zu verschicken. Sobald du die E-Mail-Adresse eingegeben hast, senden wir dem/der entsprechenden Mitarbeiter/-in eine Einladungsmail mit einem Link, über den er oder sie sich in Smartplan aktivieren und einloggen kann.

Beachte: Du musst die Einladung nicht direkt verschicken; du kannst sie auch zu einem späteren Zeitpunkt verschicken.

Hast du alle gewünschten Informationen angegeben, klicke einfach auf "Erstellen".

Michael wurde nun erstellt und sein Name taucht direkt in der Mitarbeiterliste auf.

Wenn du bei "Zusätzliche Informationen" auf diesen grünen Pfeil klickst, hast du mehrere Möglichkeiten, benutzerdefinierte Informationen zu deinen Angestellten zu speichern (sofern nötig).

Wenn ihr Smartplan gleichzeitig auch für die monatlichen Gehaltsabrechnungen nutzt, kannst du hier z.B. die Lohnnummer der Person angeben. Das ist typischerweise die Nummer oder ID, mit der die betreffende Person in eurem Gehaltsabrechnungsprogramm registriert wurde. Du kannst ebenfalls auswählen, welche Lohnart für den Mitarbeitenden gilt.

Die hier genannten Zusatzinformationen sind standardmäßig im System vorhanden. Du kannst jedoch auch eigene Felder zu den zusätzlichen Informationen über deine Angestellten hinzufügen. Folge dafür dem Pfad "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Mitarbeiter-Info".

Hier hast du die Möglichkeit, beliebig viele neue Felder zu den Informationen über deine Angestellten hinzuzufügen. Klicke auf "Feld hinzufügen".

Daraufhin kannst du 1) das Feld benennen, 2) auswählen, um welche Art von Information es sich handelt (Text oder Datum) und 3) bestimmen, für wen die Informationen sichtbar sein sollen. Bei der Sichtbarkeit geht es darum, inwieweit die Information nur für die Administratoren des Kontos einsehbar sein sollen oder alle Nutzer und Nutzerinnen unter "Mitarbeiter" Zugriff darauf haben dürfen. Zu guter Letzt musst du noch wählen, 4) wer welche Berechtigungen in Bezug auf die Information hat (ob die Information nur von Administratoren hinzugefügt/verändert werden darf oder ob Mitarbeiter/-innen dies auch selbst verwalten dürfen).

In meinem Beispiel habe ich eingestellt, dass die Geburtsdaten des Personals vertraulich sind und somit nur von Administratoren eingesehen werden dürfen. Die Kleidungsgrößen dürfen dagegen von allen unter "Mitarbeiter" angesehen werden und die Angestellten können ebenfalls ihre eigenen Größen eintragen.

Wenn du fertig bist, klicke auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen.

Wenn du den Mitarbeiter/-innen die Erlaubnis gegeben hast, ihre eigenen Angaben zu vervollständigen, können sie von jetzt an ihre Informationen selbst eintragen. Ansonsten können sie auch von einem Administrator während der Erstellung eines neuen Profils oder der Verwaltung eines existierenden Profils hinzugefügt werden:

Klicke nach der Eingabe auf "Informationen speichern".

Wenn du die zusätzlichen Informationen direkt bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils angegeben hast, vergiss nicht, den Nutzer oder die Nutzerin zu "Erstellen". Erst dann wird das Profil fertiggestellt und der/die neue Nutzer/-in erscheint in der Mitarbeiterliste.

Bist du bereit, die Person zu Smartplan einzuladen, erfährst du hier, wie man nun weiter vorgeht: Mitarbeiter/-innen einladen.

Oben rechts kannst du, wie erwähnt, einen Mitarbeitenden zu Smartplan hinzufügen, aber du kannst auch mehrere Angestellte auf einen Schlag einladen. Klickst du auf "Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einladen", erscheint ein Fenster mit einem Link, dass du deinen Angestellten zuschicken kannst.

Mit diesem Link können sie ihre Nutzerprofile selbst anlegen und du brauchst somit nicht ihre Informationen ausfüllen.

Links kannst du den derzeitigen Status darüber sehen, wie viele Nutzer/-innen momentan in deinem Smartplan Konto erstellt sind, sowie die maximale Anzahl an Nutzer/-innen, die du laut dem derzeitigen Abonnement erstellen darfst. In meinem Beispiel hier habe ich 13 von den 15 Mitarbeiter/-innen erstellt, die das Kontingent meines Abonnements zulässt.

Darüber hinaus kann ich sehen, dass 11 der bisher erstellten Angestellten noch keine Einladung zu Smartplan erhalten haben. Das bedeutet, dass sie bisher noch keine Einladungsmail von Smartplan erhalten haben, da ich ihre E-Mail-Adresse noch nicht angegeben habe. Klicke auf "gebe jetzt ihre E-Mail-Adressen an und lade sie ein", wenn du die E-Mail-Adressen derjenigen eintragen möchtest, die noch nicht mit Smartplan verknüpft sind.

Leider passiert es ab und zu, dass unsere Smartplan Einladungsmails nicht beim Empfänger ankommen.

Die betroffene Person sollte unter allen Umständen regelmäßig ihren Spam-Ordner überprüfen, da es vorkommen kann, dass die Smartplan E-Mails dort landen.

Ist die Einladungsmail trotz Allem nicht auffindbar, kann ein Administrator der betroffenen Person einen Aktivierungslink zuschicken. Administratoren finden den Aktivierungslink im Menüpunkt "Mitarbeiter" in der Mitarbeiterliste. Klicke dort auf "Einladungsmail erneut senden" neben der entsprechenden Person:

Es öffnet sich ein Fenster, bei dem du unter Anderem die Einladungsmail durch Klicken auf "Erneut senden" noch einmal verschicken kannst. Aber du findest dort ebenfalls einen Aktivierungslink, den du deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter zukommen lassen kannst. Es ist der gleiche Link, der auch in der Einladungsmail zu finden ist. Über diesen Link kann der Mitarbeitende mit der angegebenen E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort seinen Nutzer aktivieren: