Überblick
Im Kick-off-Termin legst du gemeinsam mit deinem Account Manager die Funktionsweise deines SO'USE-Systems fest. Ihr erstellt einen Plan, was als Nächstes umgesetzt werden muss, damit du das System so schnell wie möglich nutzen kannst.
Dauer: ca. 30 Minuten
Format: Microsoft Teams Video-Call (empfohlen)
Info: Warum Microsoft Teams?
So können wir dir direkt wichtige Hinweise und Informationen zeigen und gemeinsam besprechen.
Vorbereitung auf den Termin
Wichtige strategische Fragen
❗ Achtung: Mit der Einführung von SO'USE wirst du deine internen Prozesse maßgeblich verändern. Richtig auf deine Gastronomie angepasst, kann dir dein Self-Ordering-System dabei helfen, mehr Umsatz mit geringerne Kosten zu erzielen. Plane also ausreichend Zeit und Priorität für die Inbetriebnahme ein.
Kläre vor dem Termin folgende Fragen für dich:
1. Welches Ziel soll mit der Einführung des Systems erreicht werden?
Personaleinsparung?
Umsatzsteigerung?
Verbesserung der Gästeerfahrung?
Effizienzsteigerung in Küche und Service?
2. Wie genau soll das System eingesetzt werden?
Über welche Touchpoints oder Hardware sollen die Gäste bestellen?
Sollen Gäste online oder vor Ort zahlen?
Welche Bestellprozesse willst du digitalisieren?
Siehe auch: Software-Lizenzen und Pricing
3. Sind alle wichtigen Personen informiert?
Kassenpartner (Kassensystem-Anbieter)
Interne Mitarbeiter:innen (Service, Küche, Management)
4. Gibt es einen klaren Ansprechpartner für die Implementierung?
Wer kümmert sich um Vorbereitung, Installation und Feedback?
Hat diese Person aktuell genügend Zeit, um das System zu implementieren?
💡 Tipp: Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, eine verantwortliche Person festzulegen, die sich um die Implementierung kümmert und als Ansprechpartner für dein Team fungiert.
Benötigte Unterlagen nach erworbener Lizenz
Abhängig von deiner gebuchten Lizenz und deinem Kassensystem benötigst du verschiedene Unterlagen. Halte diese bereit:
Order & Pay, Hybrid Oder & Pay, reiner Self Checkout, digitale Speisekarte
Unterlagen:
Tischplan (Anzahl und Nummerierung der Tische - nicht benötigt bei digitaler Speisekarte)
Kontaktdaten Kassenhändler bzw. Kassen-Ansprechpartner (nicht benötigt bei digitaler Speisekarte oder Stand Alone Betrieb)
Link zum SO'USE Touchpoint-Shop bzw. deiner gewünschten Variante → Wir beraten dich gerne bei der Auswahl passender Touchpoints
Nur bei gebuchtem Einrichtungsservice:
Speisekarte (aktuelle Version plus Produktbilder, falls vorhanden) - nicht benötigt bei reinem Self Checkout)
Location-Bild (für Shop-Design)
Location-Logo (Format und Dimension beachten)
💡 Tipp: Informationen zu Location-Bild und -Logo findest du hier. Hilfreiche Tipps zu den Servicekonzepten, die du mit einer Order & Pay Lizenz umsetzen kannst findest du in der Kollektion Erste Schritte > SO'USE im Einsatz > Order & Pay. Informationen zu Hybrid Oder & Pay und zu reinem Self Checkout hier.
Pick-up & Delivery
Unterlagen:
Gewünschte Domain (entweder von SO'USE gestellt oder deine eigene)
Location-Bild (für Shop-Design)
Location-Logo (Format und Dimension beachten)
Kontaktdaten Kassenhändler bzw. Kassen-Ansprechpartner (nicht benötigt bei Stand Alone Betrieb)
Self-Order-Kiosk
Unterlagen:
Kontaktdaten Kassenhändler bzw. Kassen-Ansprechpartner
Bestellinformation bzw. Eckdaten deiner Kioske, falls du diese schon selbst gekauft hast (Hardware-Anforderungen beachten)
nur bei gebuchtem Einrichtungsservice:
Speisekarte (aktuelle Version plus Produktbilder, falls vorhanden)
Location-Bild (für Shop-Design)
Location-Logo (Format und Dimension beachten)
Info: Fall du die Self-Order-Kioske nicht selber sondern über uns bzw. unseren Partner Varyon beziehst, können wir dich mit den entsprechenden Informationen zu Kauf und Installation versorgen. Solltest du ein Angebot von Varyon oder deinem Händler für ein oder mehrere Geräte vorliegen haben, können wir mit dem Onbaording erst nach Unterschrift fortfahren.
💡 Tipp: Informationen zu Location-Bild und -Logo findest du hier. Allgemeine Tipps zu Self-Oder-Kiosken findest du in diesem Artikel. Wenn du mehr über die kompatible Hardware erfahren willst schaue hier vorbei. Zum detaillierten Einrichtungsguide schaue in der Kollektion Hardware > Self-Order-Kiosk vorbei.
Lieferdienst-Integration
Unterlagen:
Speisekarte (aktuelle Version)
Link zur Speisekarte vom bestehenden Lieferdienst (falls du diesen bereits nutzt)
Kontaktdaten Kassenhändler bzw. Kassen-Ansprechpartner
💡 Tipp: Informationen zu den Lieferdienst-Integrationen findest du in der Kollektion Integrationen > Lieferdienst-Integrationen.
Tablet
Unterlagen:
Tischplan (Anzahl und Nummerierung der Tische)
Kontaktdaten Kassenhändler bzw. Kassen-Ansprechpartner
Information zum Hardwaretyp, die genutzt werden sollen
Nur bei gebuchtem Einrichtungsservice:
Speisekarte (aktuelle Version plus Produktbilder, falls vorhanden)
Location-Bild (für Shop-Design)
Location-Logo (Format und Dimension beachten)
Online-Zahlungen mit Adyen (empfohlen)
Für alle Module (außer Lieferdienste):
Um alle Vorteile deines Self-Ordering-Systems zu nutzen, empfehlen wir dir, deinen Gästen Online-Zahlungen anzubieten. Dafür meldest du dich kostenfrei bei Adyen an.
Unterlagen für die Adyen-Anmeldung
Du benötigst:
Handelsregisternummer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Unternehmens-Adresse
Personenbezogene Daten zu Eigentümer:in und/oder kontrollierenden Personen
Angaben zum Auszahlungskonto (Bankverbindung)
💡 Tipp: Mehr Details zur Anmeldung bei Adyen erfährst du hier. Idealerweise hast du dich vor dem Kick Off Termin schonmal mit der Anmeldung auseinandergesetzt und kannst deine Fragen im Termin stellen.
Wenn du dir noch unsicher bist, ob du Onlinezahlung anbieten solltest, haben wir hier einen Artikel für dich.
Ablauf des Kick-off-Termins
1. Überprüfung der Vertragsdaten
Wir beginnen mit der Überprüfung deiner Vertragsdaten:
Rechnungsadresse
Kontaktinformationen
Gebuchte Lizenzen
Gewünschtes Startdatum
2. Besprechung deines Konzepts
Den größten Teil des Termins verbringen wir damit, dein gewünschtes Konzept zu besprechen.
Themen:
Wie möchtest du SO'USE in deinem Betrieb einsetzen?
Welche Bestellprozesse sollen digitalisiert werden?
Welche Touchpoints sollen deine Gäste nutzen? (nur bei (Hybrid) Order & Pay)
Wie soll der Zahlungsprozess ablaufen?
Welche Anforderungen hast du an die Integration mit deinem Kassensystem?
❗ Achtung: Stelle sicher, dass du vor dem Termin ein genaues Bild davon hast, wie du SO'USE einsetzen möchtest. Gemeinsam erstellen wir dann dein maßgeschneidertes Konzept.
💡 Tipp: Informationen zu den einzelnen Servicekonzepten und wie du diese umsetzen kannst, findest du in der Kollektion Erste Schritte > SO'USE im Einsatz.
3. Nächste Schritte festlegen
Am Ende des Termins legen wir gemeinsam fest:
Was als Nächstes zu tun ist
Wer wofür verantwortlich ist
Zeitplan bis zum Onboarding-Termin
Nach dem Kick-off-Termin
E-Mail-Zusammenfassung
Nach dem Termin erhältst du eine E-Mail, in der alle wichtigen Punkte noch einmal zusammengefasst sind.
Inhalt der E-Mail:
Besprochenes Konzept
Benötigte Unterlagen
Nächste Schritte
Ansprechpartner und Kontaktdaten
Enger Kontakt bis zum Start
Keine Sorge, solange du den Einrichtungsservice gebucht hast, steht dir dein Account Manager telefonisch jederzeit zur Verfügung und wir übernehmen darüber hinaus Aufgaben, wie die Erstellung der Speisekarte, für dich.
Aber auch sonst kannst du uns über die Supportkanäle jederzeit erreichen, genauso wie dir unser umfangreiches Wiki jederzeit zur Verfügung steht.
Benötigst du während des Onboardings doch mehr Hilfe, kannst du den Einrichtungsservice problemlos nach-buchen. Kontaktiere einfach deinen Ansprechpartner dafür.
Info: Informationen zu unseren Supportleistungen findest du hier.
FAQs
Muss ich vor Ort sein, oder kann ich remote teilnehmen?
Du kannst remote (von überall) teilnehmen, solange du:
Eine stabile Internetverbindung hast
Microsoft Teams nutzen kannst
Zugriff auf alle benötigten Unterlagen hast
Was passiert, wenn ich den Termin verschieben muss?
Kein Problem! Kontaktiere uns, um einen neuen Termin zu vereinbaren.
Wie lange dauert es von Kick Off bis zum Onboarding?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab:
Verfügbarkeit der Unterlagen und deiner Responsivität
Rückmeldung vom Kassenhändler und Kassenanschluss
Adyen-Anmeldung
Komplexität deines Konzepts
Bestellung und Versand der Touchpoints
In der Regel: 1–4 Wochen
Siehe auch -> Checkliste bis zur ersten Bestellung
Was passiert, wenn ich noch nicht alle Unterlagen zu Verfügung habe?
Es ist dennoch sinnvoll den Kick Off Termin durchzuführen, da wir vor allem die Umsetzung deines Konzeptes besprechen. Wenn du jedoch schnell mit dem System starten willst, solltest du uns die Unterlagen zeitnah übermitteln. Teile uns unbedingt mit, wenn du bereits weißt, dass du auf gewisse Dinge länger wartest (bspw. neue Saisonkarte, etc.), damit wir eine realistische Erwartung an den Start des Systems kommunizieren können.
Was kostet die Adyen-Anmeldung?
Die Anmeldung bei Adyen ist kostenfrei. Kosten entstehen nur bei erfolgreichen Transaktionen (fixe und prozentuale Gebühren).
Siehe auch -> Payment Pricing
Kann ich mein Konzept später noch ändern?
Ja! Dein Konzept kann jederzeit angepasst werden. Du hast vollen Zugriff auf alle Einstellungen in deinem SO'USE Backoffice.
Wer ist mein Ansprechpartner nach dem Kick-off?
Nach dem Kick-off-Termin:
Bleibt dein Account Manager dein Ansprechpartner bis zum Onboardingtermin und weitere sechs Wochen danach, der sogenannten Post-Onboardingphase.
Danach steht dir der SO'USE Support zur Verfügung.
Was kann ich tun, wenn mein Kassenhändler nicht auf Anfragen zur Integration reagiert?
SO'USE kann ggf. direkt Kontakt zum Kassenhändler aufnehmen
Gemeinsam finden wir eine Lösung