Mit SO'USE startest du in wenigen Schritten – von der Vertragsunterzeichnung bis zur ersten erfolgreichen Bestellung. Diese Checkliste gibt dir einen kompakten Überblick über alle wichtigen Schritte im Onboarding-Prozess und hilft dir, nichts zu vergessen.
Info: Diese Checkliste ist lizenzübergreifend aufgebaut. Je nachdem, welche SO'USE-Lizenzen du nutzt (Order & Pay, Self Ordering Kiosk, Pick Up & Delivery, Lieferdienst-Integration oder Tablets), variieren die konkreten Schritte.
Für alle Software-Lizenzen: Die Grundlagen
Zunächst solltest du folgende Basisschritte abschließen, bevor du dich mit den Spezifika der von dir gekauften Software-Lizenz beschäftigst:
1. Team informieren
☑ Informiere dein Service- bzw. Mitarbeiterteam über das neue System.
☑ Besprich die Grundlagen und das geplante Servicekonzept.
❗ Achtung: Unserer Erfahrung nach kann die gesamte Einführung von SO'USE daran scheitern, dass dein Personal nicht zu den Neuerungen und Systemumstellungen abgeholt wurde, bzw. Fragen oder Einwände nicht besprochen wurden. Vor allem bei Order & Pay - Servicekonzepten, wie Tischservice oder Selbstbedienung, wo der Service aktive Veränderungen im Bestellablauf erfährt, ist die vorherige Kommunikation entscheidend. Hier erfährst du mehr zu den Best Practices.
2. Angebot bestätigen
☑ Kläre bei Kassenintegration eventuelle Kosten für den Anschluss mit deinem Kassenansprechpartner.
💡 Tipp: Wenn du eine Kasse nutzt bei der du von einem Fachhandelspartner betreut wirst, kann es sein, dass dieser eine Aufwandspauschale für die Anbindung der Kasse berechnet. Du solltest dich vor der Angebotsbestätigung darüber informieren.
☑ Bestätige das Angebot von SO'USE
3. Kick-Off-Termin vereinbaren
☑ Vereinbare einen Termin mit deinem persönlichen Ansprechpartner. Dieser wird sich proaktiv bei dir melden.
☑ Besprich im Kick-Off die geplante Nutzungsweise und Anforderungen.
💡 Tipp: Mehr Informationen zum Kick-Off-Termin findest du im Artikel Kick-Off-Termin
4. Adyen-Anmeldung abschließen
☑ Schließe die Registrierung bei Adyen ab, um Zahlungen zu akzeptieren.
Beim Abschluss einer Order & Pay oder Hybrid Software-Lizenz
Mit einer Order & Pay bzw. Hybrid Software-Lizenz, kannst du Service Konzepte wie Tischservice, Selbstbedienung oder Zimmerservice abbilden, bzw. den Self Checkout ergänzen. Auch der Stand Alone Betrieb ohne Kasse ist möglich. Folgende spezifische Schritte sind notwendig:
1. Touchpoints vorbereiten
☑ Touchpoints (bspw. QR-Code-Aufkleber, Tischaufsteller, Plaketten) bestellen oder selbst beauftragen.
❗ Achtung: Beziehst du die Touchpoints über uns und arbeitest mit Servicekonzepten, wo die Tischnummer bei Bestellaufgabe an die Kasse übergeben werden muss, brauchen wir zwingend deinen Tischplan bzw. die Tischnummer, um diese in der Produktion einzuarbeiten. Du erhältst dann für jeden Tisch (oder Zimmer) einen einzigartigen QR-Code.
☑ Touchpoints an den gewünschten Orten platzieren (Tische, Zimmer, etc.).
💡 Tipp: Mehr zu Touchpoints erfährst du im Artikel Best Practices Touchpoints und unseren Touchpoint-Shop findest du im Artikel Unser Touchpoint Angebot
2. Kassensystem verbinden
☑ Verbinde dein Kassensystem mit SO'USE - Die Anbindung wird in den aller meisten Fällen durch deinen Kassenansprechpartner oder uns vorgenommen, je nach dem welche Kasse du nutzt. Weiter Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Kassenintegrationen.
Info: Bei Stand-Alone-Betrieb ohne Kassenanbindung entfällt dieser Schritt.
3. Account vorbereiten
☑ Importiere und pflege deine Speisekarte (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
Info: Wenn du einen reinen Self Checkout ohne Bestellfunktion planst, ist dieser Schritt nicht notwendig.
☑ Konfiguriere das Design deines Shops in den Design Einstellungen (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
☑ Konfiguriere die Shop-Einstellungen (Öffnungszeiten, Zahlungsarten, etc.).
💡 Tipp: Hilfe zu Shop-Einstellungen findest du in der Kollektion Location- und Shopeinstellungen, Informationen zur Speisekartenerstellung in der Kollektion Karteneditor & Menüverwaltung.
Self-Order-Kiosk
Um mit einem Self-Order-Kiosk erfolgreich live zu gehen, ist vor allem die Vorbereitung der Hardware notwendig. Folgende Schritte sind erforderlich:
1. Kioske bestellen
☑ Kioske bei SO'USE oder einem Partner (meist deinem Kassenhändler) bestellen.
Info: In den meisten Fällen werden die Kioske durch unseren Partner Varyon geliefert und häufig auch installiert. Dein Account Manager kann dir jederzeit eine Auskunft zum Status der Lieferung und Installation geben.
2. Hardware-Anforderungen prüfen
☑ Adyen EC-Kartengerät vorhanden
☑ Epson-Drucker vorhanden
☑ Windows-Betriebssystem installiert
❗ Achtung: Diese drei Komponenten sind zwingend erforderlich für den reibungslosen Betrieb. Wenn du den Kiosk über uns beziehst, sind diese standardmäßig verbaut bzw. installiert. Wenn du den Kiosk selber oder über deinen Händler beziehst, musst du darauf achten, dass dieser mit Windows betrieben wird und ein kompatibler Epsondrucker angeschlossen ist. Das EC-Kartengerät muss zwingend bei uns bestellt werden und wird von uns geliefert.
Die kompatiblen Drucker findest du hier.
3. Kassensystem verbinden
☑ Verbinde dein Kassensystem mit SO'USE - Die Anbindung wird in den aller meisten Fällen durch deinen Kassenansprechpartner oder uns vorgenommen, je nach dem welche Kasse du nutzt. Weiter Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Kassenintegrationen.
4. Kioske aufbauen
☑ Wurden die Kioske ausgeliefert und am vorgesehenen Standort aufgebaut?
Info: Geschieht in vielen Fällen durch deinen Händler oder unseren Hardwarepartner.
5. Software installieren
☑ Kiosk einschalten und mit dem Internet verbinden.
☑ Kiosk-Software auf dem Gerät mit Hilfe des Kiosk-Managers installieren und konfigurieren.
Info: Solange dein Kiosk eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist, könne wir die Einrichtung für dich per Fernzugriff vornehmen. Um dein Kiosk selbst einzurichten, nutze den Artikel Ablauf Self-Order-Kiosk-Bestellung bis Einrichtung.
6. Account vorbereiten
☑ Importiere und pflege deine Speisekarte (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich, solange du uns die Karte übermittelst).
☑ Konfiguriere das Design deines Shops in den Design Einstellungen (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
☑ Konfiguriere die Shop-Einstellungen (Öffnungszeiten, Zahlungsarten, etc.).
💡 Tipp: Hilfe zu Shop-Einstellungen findest du in der Kollektion Location- und Shopeinstellungen, Informationen zur Speisekartenerstellung in der Kollektion Karteneditor & Menüverwaltung.
💡 Tipp: Weitere Informationen zur Einrichtung von Self-Oder-Kiosks findest du im Artikel Ablauf Self-Order-Kiosk-Bestellung bis Einrichtung.
Pick Up & Delivery
Willst du einen Pick Up & Delivery Shop (Abholung und/oder Lieferung) betreiben, sind folgende Schritte relevant:
1. Domain einrichten
☑ Domain eingerichtet?
Im Kick Off Termin fragen wir dich, wie deine Domain aussehen soll. Du kannst zwischen einer Customdomain (bspw. bestellshop.pizzeria-frisch.de also deiner Websitedomain) oder einer Standarddomain (bspw. pizzeria-frisch.igetnow.com, also unserer Domain) wählen. Wenn du eine Customdomain wählst, müssen du oder dein Webadmin dafür sorgen, dass die Subdomain mit einem CNAME record auf whitelabel.igetnow.com zeigt. Die Standarddomain richten wir für dich ein.
💡 Tipp: Weitere Informationen zur Domain-Einrichtung findest du unter Domain für meinen Abhol- und/oder Liefershop einrichten
2. Kassensystem verbinden
☑ Verbinde dein Kassensystem mit SO'USE - Die Anbindung wird in den aller meisten Fällen durch deinen Kassenansprechpartner oder uns vorgenommen, je nach dem welche Kasse du nutzt. Weiter Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Kassenintegrationen.
3. Account vorbereiten
☑ Importiere und pflege deine Speisekarte (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich, solange du uns die Karte übermittelst).
☑ Konfiguriere das Design deines Shops in den Design Einstellungen (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
☑ Konfiguriere die Shop-Einstellungen (Öffnungszeiten, Zahlungsarten, etc.).
☑ Definiere insbesondere Liefergebiete und Vorbestellregeln, je nach dem ob du Lieferung, Abholung oder beides anbietest.
💡 Tipp: Hilfe zu Shop-Einstellungen findest du in der Kollektion Location- und Shopeinstellungen, Informationen zur Speisekartenerstellung in der Kollektion Karteneditor & Menüverwaltung.
💡 Tipp: Mehr Informationen über den Betrieb eines eigenen Abhol- bzw. Liefershops erfährst du im Artikel Vorbestellung, Abholung und/oder Lieferung mit eigenem Shop – was muss ich beachten?
Lieferdienst-Integration
Für die Integration von Lieferplattformen wie Lieferando, Uber Eats oder Wolt sind ebenfalls spezielle Vorbereitungen notwendig:
1. Über Features informieren
☑ Informiere dich über die Features der jeweiligen Lieferdienst-Integration.
☑ Kläre, welche Lieferplattformen du anbinden möchtest.
Info: Mehr zu den verfügbaren Lieferdiensten (auch nach Kassen und Ländern) und deren Features findest du in der Kollektion Integrationen > Lieferdienst - Integrationen.
2. Kassensystem verbinden
☑ Verbinde dein Kassensystem mit SO'USE - Die Anbindung wird in den aller meisten Fällen durch deinen Kassenansprechpartner oder uns vorgenommen, je nach dem welche Kasse du nutzt. Weiter Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Kassenintegrationen.
3. Speisekarte für Lieferdienste erstellen
☑ Importiere und pflege deine Speisekarte in SO'USE für deinen Lieferdienst (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
☑ Ergänze alle erforderlichen Allergene und Herstellerinformationen.
☑ Stelle sicher, dass alle Kriterien der Lieferplattformen eingehalten werden.
❗ Achtung: Die Speisekarte für Lieferdienste ist komplexer als eine normale Speisekarte, da die Lieferplattformen spezifische Anforderungen an Produktinformationen, Allergenkennzeichnung und Herstellerangaben stellen. Plane hierfür ausreichend Zeit ein. Informationen findest du in der Kollektion Karteneditor & Menüverwaltung, sowie speziell im Artikel Zutatenverwaltung.
4. Lieferdienst verbinden
☑ Verbinde SO'USE mit deiner gewünschten Lieferplattform, indem du die Übersichtsseite aller Integrationen aufrufst.
Info: SO'USE fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen deinem Kassensystem und den Lieferplattformen. Alle Bestellungen laufen über SO'USE und werden automatisch an deine Kasse übertragen. Mehr Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Lieferdienst - Integrationen.
Tablets
Für den Einsatz von Tablets (z. B. für All-you-can-eat oder Tischbestellungen) sind folgende Schritte notwendig:
1. Tablets bestellen
☑ Tablets bestellen
Info: Nutze am besten Andorid-Tablets von Samsung. Mehr Informationen findest du im Artikel Unterstützte Tablethersteller und Versionen.
2. Fully Kiosk einrichten
☑ Tablets mit Fully-Kiosk-Browser ausgestattet
Info: Der Fully-Kiosk-Browser ermöglicht den Kiosk-Modus auf Android-Tablets und verhindert ungewollte Aktionen durch Gäste außerhalb von SO'USE. Wie du diesen auf deinen Tablets einrichtest erfährst du im Artikel Einrichtung Fully-Kiosk-Browser.
3. Kassensystem verbinden
☑ Verbinde dein Kassensystem mit SO'USE - Die Anbindung wird in den aller meisten Fällen durch deinen Kassenansprechpartner oder uns vorgenommen, je nach dem welche Kasse du nutzt. Weiter Informationen findest du in der Kollektion Integrationen > Kassenintegrationen.
4. Account vorbereiten
☑ Importiere und pflege deine Speisekarte (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich, solange du uns die Karte übermittelst).
☑ Konfiguriere das Design deines Shops in den Design Einstellungen (je nach gewähltem Einrichtungsservice übernehmen wir dies für dich).
☑ Konfiguriere die Shop-Einstellungen (bspw. Öffnungszeiten, etc.).
☑ Bei All-you-can-eat spezifische Konfigurationen beachten.
💡 Tipp: Hilfe zu Shop-Einstellungen findest du in der Kollektion Location- und Shopeinstellungen, Informationen zur Speisekartenerstellung in der Kollektion Karteneditor & Menüverwaltung und mehr Informationen zur Tableteinrichtung in der Kollektion Hardware > Tableteinrichtung und im Artikel Was muss ich beim Einsatz von All-You-Can-Eat beachten?.
Abschluss: Für alle Module
Wenn du die modulspezifischen Schritte abgeschlossen hast, fehlen nur noch diese finalen Checkpoints:
1. Onboarding abschließen
☑ Onboardingtermin mit dem Account Manager vereinbaren - dein persönlicher Ansprechpartner meldet sich bei dir, um den Termin zu vereinbaren.
☑ Dich vollständig mit dem SO'USE-Backoffice und allen Einstellungen vertraut machen.
2. Test-Bestellungen durchführen
☑ Test-Bestellungen durchgeführen, um den gesamten Ablauf zu prüfen
💡 Tipp: Führe mehrere Testbestellungen durch, um alle Szenarien (Zahlungsarten, Produktvarianten, etc.) zu testen.
3. Service schulen
☑ Dein Service-Team in der Nutzung des Systems schulen
💡 Tipp: Nimm Schlüsselmitarbeiter direkt mit in den Onboardingtermin, damit diese von uns geschult werden und Fragen stellen können.
4. Viel Spaß mit dem System!
☑ Du bist bereit für die erste echte Bestellung – viel Erfolg!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich unbedingt Adyen nutzen?
Ja, Adyen ist der Payment-Provider für SO'USE und ermöglicht die Integration aller gängigen Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, PayPal, Klarna und mehr. Warum du Oninezahlung anbieten solltest erfährst du hier.
Was passiert, wenn keine Kassenintegration möglich ist?
Du kannst SO'USE im Stand Alone Betrieb nutzen. In diesem Fall erfolgt keine automatische Übertragung der Bestellungen an dein Kassensystem, und du musst Bestellungen manuell in SO'USE verwalten. Solltest du deinen Gästen nur Onlinezahlung anbieten ist unter Unterumständen auch ein Betrieb ganz ohne Kasse möglich. Dies solltest du aber unbedingt mit deinem Steuerberater besprechen.
Kann ich mehrere Lizenzen gleichzeitig nutzen?
Ja, SO'USE ist modular aufgebaut. Du kannst Order & Pay, Self Ordering Kiosk, Pick Up & Delivery, Lieferdienst-Integration und Tablet je nach Bedarf kombinieren.
Wie lange dauert das Onboarding?
Die Dauer hängt von mehrere Faktoren ab: Deiner gewählten Lizenz, deiner Vorbereitung und Kapazität, aber auch vom deinem Händler, wenn dieser für den Anschluss deiner Kasse verantwortlich ist oder der Lieferdauer der Hardware (Tablets, Self-Oder-Kiosk, aber auch Touchpoints).
In der Regel dauert das Onboarding von der Vertragsunterzeichnung bis zur ersten Bestellung 2–4 Wochen, ist aber auch innerhalb einer Woche möglich sofern du vorher mit allen Beteiligten (vor allem Händler und Personal) gesprochen hast und die im Kick Off geforderten Unterlagen (Tischpläne, Speisekarten, etc.) schnell übermittelst.
Wo finde ich Unterstützung während des Onboardings?
Wenn du den Einrichtungservice gebucht hast steht dir dein persönlicher Ansprechpartner während des gesamten Prozesses zur Seite (auch telefonisch). Ohne den Einrichtungsservice wird der Account Manager lediglich den Kick Off-, sowie den Onboardingtermin mit dir durchführen. Unseren Support kannst du jedoch immer schriftlich erreichen. Hier findest du weitere Informationen.
Was ist der Fully-Kiosk-Browser?
Der Fully-Kiosk-Browser ist ein Modus für Android-Tablets, der verhindert, dass Gäste ungewollt aus der Bestell-App navigieren können.
Kann ich meine Domain selbst einrichten?
Ja, du kannst entweder eine Domain über SO'USE einrichten lassen oder eine eigene Domain mit deinem Shop verbinden.
Warum ist die Speisekarte für Lieferdienste komplexer?
Lieferplattformen wie Lieferando, Wolt oder Uber Eats haben spezifische Anforderungen an Produktinformationen. Du musst neben den üblichen Angaben auch Allergene, Herstellerinformationen und weitere Details pflegen, die den Kriterien der jeweiligen Plattform entsprechen und letztendlich auf europäischem Recht basieren.
Werden Bestellungen von Lieferdiensten automatisch an meine Kasse übertragen?
Ja, SO'USE fungiert als zentrale Schnittstelle. Alle Bestellungen von Lieferplattformen werden über SO'USE empfangen und automatisch an dein Kassensystem übertragen. Mehr erfährst du in der Kollektion Integrationen > Lieferdienst-Integrationen