Under vil du få brukerveiledning, steg for steg, hvordan du oppretter en faktura. Men vi anbefaler å se hvordan man setter opp faktura via vårt publiserte webinar.
Når du oppretter fakturaer så oppretter du giroer basert på de gruppene som ligger tilgjengelig i systemet. Dersom du skal opprette fakturaer på enkeltmedlemmer må de ligge i en egen gruppe - så kobler du denne gruppen mot fakturaen som forklart under.
Steg 1. Fakturainformasjon:
Legg inn tittel på fakturaen.
Velg Fakturatyper. Husk at alle medlemmer må ha minst en medlemskontingent registrert på seg for hvert år.
Legg inn perioden for fakturaen, og bruk gjerne dagens dato, og legg inn datoen hvor betalingens gyldighet er over, sluttdatoen for fakturaen.
Trykk Lagre for å opprettet den, og den vil vises i listen til høyre.
Steg 2. Grupper og Lag:
Trykk på knappen for Grupper og lag. Her skal du bestemme mottakere av fakturaen.
Under Sport huker du av for alle idrettene som skal være med på fakturaen.
Nå vil det komme opp innhold i boksen Velg Nivå: her velger du de nivåene innenfor hver idrett som skal være med på fakturaen.
NB: Hold inne CTRL på tastaturet og klikk så nedover listen for å markere flere nivåer. Marker først alle på venstre siden.Så vil det komme grupper og lag synlig i boksen til høyre under Velg Lag. Dette er de gruppene som er opprettet under de ulike nivåene. Velg også de gruppene man skal ha med, på samme måte som på punkt 2. Om ikke alle gruppene skal faktureres, kan du hoppe over dem om du holder ikke CTRL samtidig.
NB: Dersom du ønsker å markere alle litt fortere kan du markere det øverste laget, skrolle nederst i listen, holde inne Shift-knappen og trykke på det nederste laget. Da markeres alle.Trykk gjerne Lagre, gå tilbake til Steg 2 for Grupper og lag og sjekk øverst at alle gruppene er kommet opp i uthevet tekst øverst på oppsettet.
Deretter må du huke av for Inkluder aktive, til høyre på siden. Dersom du har valgt lag som forklart på punkt 2 og 3 MÅ du huske denne avhukingen.
Ta stilling til om du ønsker å sende faktura til bare trene, bare utøverne eller alle. VIKTIG: Husk at trenere og utøvere på samme gruppe vil få samme pris.
Skroll ned på siden og finn Registrerte ikke aktive medlemstyper. Dersom du også skal fakturere ikke-aktive medlemmer så finner du medlemstypene i bunnen her. Huk av for dem som du skal ha med på fakturaen.
Husk da også å huke av til høyre for Inkluder ikke-aktive. Dersom du har valgt å ta med medlestyper på fakturaen MÅ du huske denne avhukingen også.
Trykk Lagre, og sjekk deretter at du har fått med deg alle de rette lagene under Registrerte lag. Dersom du har tatt for mange lag må du gjøre prosessen på punkt 2 og 3 på nytt. Mangler du lag kan du legge disse til i etterkant.
Steg 3. Betalingsinformasjon
Trykk på knappen for betalingsinformasjon for å legge inn detaljer rundt betalingen.
Legg inn betalingsfrist - hvor mange dager de har på å betale fakturaen.
Dersom du vil kan du sette beløpet for de aktive på Beløp Aktive. Husk da at alle aktive får denne prisen.
Dersom du vil kan du sette beløpet for de ikke-aktive på Beløp Ikke-aktiv. Husk da at alle ikke-aktive får denne prisen.
Dersom du vil spesifisere prisen per gruppe og medlemstype kan du bruke den oransje knappen til det. Husk å lagre før du trykker inn hit. Her kan du sette ulike priser på alle gruppene og medlemstypene. Trykk Lagre og så Tilbake.
Dersom man tilhører flere grupper og dere vil gi dem rimeligste prisen kan du huke av for "Benytt minimumsbeløp ved flere lagstilknytninger".
Legg inn epost adressen du ønsker man skal svare til om man trykker Svar når man får eposten (kontaktperson i forhold til fakturering).
Dersom man har opprettet husstander i systemet så kan man på høyre siden legge inn beløp for husstanden og huke av for Kun en giro per husstand - begge disse må fylles ut for at det skal opprettes husstandsfaktura.
Legg inn så antall utsendelser før purring under Purring (1 eller 2 er det vanligste, men du kan også velge flere eller la den stå tom).
Trykk Lagre.
Steg 4. Forsendelsestekster:
Trykk på knappen for Forsendelsestekster for å legge inn tekstene du ønsker skal komme med på fakturaen.
Legg inn tekst i alle fire fanene. Vanlig fakturatekst på to av fanene og en purretekst på de to andre. Du kan bruke den samme teksten på alle fanene om du ønsker.
Trykk Lagre.
Steg 5. Tilknytt medlemmer:
Det siste du skal gjøre er å tilknytte medlemmene du har sagt skal motta faktura, slik at de får et kidnummer og du kan sende ut fakturaen.
Trykk på Tilknytt medlemmer.
Trykk Registrer giroer.
Vent til alle kommer over fra Ikke.reg. til Registrert i tabellen. Dette kan ta litt tid.
Trykk så inn på utsendelse.
Du har nå opprettet en faktura. Se hvordan du får sendt ut faktura her.
