Im Support-Alltag kommt es regelmäßig vor, dass Kunden eine Anpassung ihrer Rechnung wünschen. Damit du weißt, wie du in solchen Fällen vorgehen kannst, haben wir hier die wichtigsten Regeln zusammengestellt.
Weitere Informationen zum Thema findest du hier: SOP Rechnungsänderung.
Rechnungen werden von CopeCart automatisch auf Basis der vom Kunden angegebenen Daten im Checkout erstellt.
Bitte die Adresse nicht eigenständig ändern, ohne vorherige Bestätigung
Anpassungen sind nur in klar definierten Fällen erlaubt
Damit alle Anfragen rund um Rechnungsänderungen einheitlich und korrekt bearbeitet werden, gelten folgende Regeln:
1. Erlaubte Rechnungsanpassungen
Folgende Änderungen dürfen nach Prüfung vorgenommen werden:
Rechnungsadresse: (Änderung des Firmennamens, Korrektur von Schreibfehlern, Aktualisierung von Adressdaten, Anpassung von Postleitzahl oder Ort, falls falsch angegeben)
Korrektur von Kundennamen oder Titel (z. B. „Dr.“ oder „Prof.“) auf der Rechnung
Anpassung aufgrund fehlerhafter Kundendaten. Die ursprünglich erfassten Daten wurden nachträglich korrigiert.
USt-ID / Steuerinformationen: (Nachträgliche Ergänzung oder Korrektur (gültige USt-ID).
Anpassung der Rechnung aufgrund einer nachträglichen Änderung der Leistungsbeschreibung. Die erbrachte Leistung wurde präzisiert und die Rechnung entsprechend korrigiert.
Anpassung der Gutschrift aufgrund eines Rechenfehlers. Der ursprünglich gutgeschriebene Betrag wurde korrigiert, um den korrekten Betrag widerzuspiegeln.
Anpassung der Gutschrift aufgrund fehlerhafter Kundendaten. Die ursprünglich erfassten Daten wurden nachträglich korrigiert.
Gesamtrechnung
Gesamtrechnung zur Zusammenfassung mehrerer Teilleistungen. Alle erbrachten Leistungen sind hiermit wie erbeten in einer Gesamtrechnung zusammengefasst.
Gesamtrechnung zur Zusammenfassung aller Ratenzahlungen. Die Gesamtrechnung dient als übersicht über bisherige und offene Zahlungen zu der betreffenden Leistung oder Produkt.
Änderung der Adresse (bei B2B Fällen) ist grundsätzlich möglich
2. Nicht erlaubte Rechnungsanpassungen
Diese Änderungen sind grundsätzlich nicht möglich:
Änderung des Produktnamens, des Kaufdatums oder der Rechnungsnummer.
Anpassung von Preisen oder Rabatten.
Änderung von Steuerbeträgen, wenn dies den steuerlichen Charakter der Rechnung verändert.
Änderung von Rechnungsfeldern, die für die Steuerprüfung relevant sind (z. B. Rechnungs- oder Lieferdatum, MwSt-Beträge).
Nachträgliche Änderung von Paket- oder Bundle-Inhalten.
Stornierung oder Neuausstellung einer Rechnung, um den Kaufbetrag zu ändern.
Umstellung der Rechnung von B2C auf B2B
Wenn eine Rechnung älter als ein Jahr ist, kann sie nicht mehr geändert werden.
Vorgehensweise im Support
Kundenanfrage prüfen
Handelt es sich um eine zulässige Anpassung (siehe Punkt 2)?
Änderung dokumentieren
In der Notiz klar vermerken, welche Anpassung vorgenommen werden soll und auf welcher Grundlage.
an Eugenia Kolos für weitere Bearbeitung weiterleiten.
Nachfolgend werden die Rechnungen an Finance Team weiterleiten und freigegeben.
Sobald die Rechnungen von Finance Team freigegeben worden sind, gilt es diese Rechnungen dem Vendor oder dem Kunden zuzusenden.
Kunden informieren
Anpassung bestätigen und neue Rechnung zustellen.
Falls Anpassung nicht erlaubt: freundlich erklären, warum dies nicht möglich ist.
Bei komplexen Fällen ggf. Eskalation an Team Lead oder Legal Team.