Wenn ein Kunde eine Anpassung der Rechnung wünscht, muss die alte Rechnung storniert und eine neue Rechnung ausgestellt werden. (nur die Rechnung, nicht die Bestellung)
Für alle manuellen Rechnungen dieser Art verwenden wir einen neuen Block an Rechnungsnummern, der mit "MAN_0001" beginnt und dann immer fortlaufend nummeriert werden muss. (Besuche Excell Tabelle: Rechnungsnummer Tabelle.xlsx )
Hier ist der WorkFlow, wenn ein Kunde eine Anpassung der Rechnung wünscht:
Den Kunden darauf hinweisen, dass dies aus buchhalterischen Gründen nur möglich ist, wenn man die alte Rechnung storniert und die neue Rechnung (mit angepassten Daten) mit neuer Rechnungsnummer und neuem Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung der neuen Rechnung) ausgestellt wird.
Wenn der Kunde dies bestätigt, muss zuerst eine Stornorechnung ausgestellt werden. Dazu die "alte" Rechnung nehmen, und links oben das Wort "RECHNUNG" mit "STORNORECHNUNG ZU XXXXX" (xxxxx ist die Rechnungsnummer der alten Rechnung) ersetzen (https://cl.ly/8467b4 Nr. 1)
Die alte Rechnungsnummer bleibt bei der Stornorechnung erhalten (https://cl.ly/8467b4 Nr. 2).
Das Datum der Stornorechnung auf das aktuelle Datum anpassen
Dann wird die neue Rechnung mit den angepassten Daten ausgestellt: - links oben muss stehen: "RECHNUNG (NEUAUSTELLUNG ZU XXXXX)" wobei wiederum XXXXX die Rechnungsnummer der alten Rechnung sein muss - die Allgemeine neue Rechnungsnummer ist dann in dem Fall die vom neuen Block (d.h erste RG "MAN_0001", zweite "MAN_0002", usw. fortlaufend) - Rechnungsdatum ist das aktuelle Datum
Dann können dem Kunden beide Rechnungen zugeschickt werden (die Stornorechnung, sowie die neue Rechnung)
Alle manuelle Rechnungen müssen dann zusammen in den jeweiligen Ordner Rechnungsänderungen oder Rechnungsbetragsänderungen oder Rechnungssteuersatzänderung im Sharepoint hinterlegt werden.
In folgenden Videos ist es auch noch einmal visuell veranschaulicht: https://www.loom.com/share/551e57e0685243c68aa24b51a73d0d8d,https://www.loom.com/share/245a6d56769e4c2aa3abec072fc5aea9
Anmerkung:
Die Rechnungen, die für Privat Personen ausgestellt worden sind (B2C), können nicht auf Firmen ausgestellt werden (B2B). Dasselbe gilt auch umgekehrt. B2B Rechnungen können nicht auf B2C geändert werden.
Links zum Herunterladen der Programme: https://get2.adobe.com/de/reader/
Nachträgliche Auszahlung der Ust
Es kann vorkommen, dass ein Vendor sich an uns wendet und uns bittet, dass wir ihm die Umsatzsteuer nachzahlen, da er Umsatzsteuerpflichtig ist, die USt aber aus diversen Gründen nicht ausgezahlt worden ist.
Hierbei gilt es zu ermitteln, ob der Vendor/Affiliate die USt-ID bereits ins System eingetragen hat und ab wann er schon USt-pflichtig ist. Dazu kann man einen Nachweis verlangen, der das bestätigen kann.
Sobald diese eingereicht wurde und alles korrekt ist, kann man mit der Änderung der Auszhalungsbelege fortfahren.
Dazu muss man zuerst die Excel Tabelle herunterladen, die als eine Übersicht dient, bei der Nachberechnung der USt und wo letztendlich alle relevanten Daten eingetragen werden. Diese kann unter diesem LINK heruntergeladen werden. Oder auch im Anhang hier: Vorlage USt-Tabelle
Einzelne Tabs werden im weiteren Text erklärt:
MAN_ XXXX Nummer - Wie bei einer normalen Rechnungsänderung soll man die MAN_XXXX Nummer den jeweiligen Belegen zuordnen und in die Tabelle eintragen.
Gutschriftnummer - Hier muss die Nummer der ursprünglichen Gutschrift eingetragen werden
Betrag - Hier kommt der Betrag hin, der in der ursprünglichen Rechnung enthalten ist.
Umsatzsteuer - Hier wird der Prozentsatz bestimmt.
USt-Betrag - der Ust Betrag wir nach dem Nettobetrag und Prozentsatz automatisch berechnet. Die Werte in dieser Spalte sind fix und sollten nicht geändert werden. (Hinweis: Ausnahme gilt bei Situationen wo die Ust sich aus teilweise 16% und 19% zusammensetzt.
Summe - Hier wird der Bruttobetrag berechnet, der sich aus dem Nettobetrag und der USt zusammensetzt.
USt-Ausweisen Gesamt - Hier werden automatisch die Beträge der einzelnen Werte in der Spalte "Umsatzsteuer" addiert.
Steuernummer - Steuernummer des Vendors
USt-ID - Umsatzsteuer ID des Vendors
IBAN und BIC - Die Bankverbindung des Vendors
Wie die Rechnungen korrigiert werden, ähnelt der üblichen Rechnungsänderung. Hierbei gilt es bei den Beträgen, in der Stornorechnung einen Minus zu setzen:
Hinweis: Bei Rückgabegebühren, wo üblich ein Minusbetrag steht, wird der Minus in der Stornorechnung entfern.
Bei der Neuausstellung der Gutschriftsrechnung muss der USt-Prozentsatz angegeben werden, sowohl in der Berechnung, als auch unter der Produktart:
Dazu wird noch der Betrag aus der Spalte "Umsatzsteuer" in der Excel-Tabelle in die Berechnung eingesetzt und der Gesamtbetrag kann ebenfalls aus der Excel Tabelle aus der Spalte "Summe" übernommen werden.
Beispielrechnungen könnt ihr hier sehen:
Korrigierte Rechnungen müssen darauffolgend im Sharepoint hochgeladen werden unter diesem Link:
Für den jeweiligen Vendor wird ein separater Ordner mit seinem Namen und seiner ID Nummer erstellt:
In diesen Ordner gehören die korrigierten Rechnungen, samt der Stornorechnungen und die Excel Tabelle mit der Übersicht.
Nachdem dies getan worden ist, werden die Rechnungen an Teamleitung weitergeleitet, damit man sie überprüfen kann, ob es Fehler gibt o.ä.
Nachfolgend werden die Rechnungen dann von Finance Team freigegeben.
Sobald die Rechnungen von Finance Team freigegeben worden sind, gilt es diese Rechnungen dem Vendor zuzusenden. Dazu gehört nicht die Excel Tabelle, denn die dient nur dem internen Gebrauch.
Parallel dazu fügt Teamleitung die Nachzahlung der USt. in die Tabelle der manuellen Überweisungen. Die Zahlung geht dann am nächsten Auszahlungstermin an den Vendor.
Falls der Kunde braucht, können wir für ihn eine Verkaufsbestätigung ausstellen. Hier ist ein Beispiel: https://copecart.sharepoint.com/:w:/r/sites/Support/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B6F871D8E-F383-4C16-9E3F-14514DB05422%7D&file=Vorlage%20Briefkopf.docx&action=default&mobileredirect=true&cid=f550f267-6aa7-48fa-9138-5cf0c8520182
Prozess-Addendum: Gründe für manuelle Rechnungsstellung
Zweck:
Dieses Addendum dient dazu, klare und nachvollziehbare Gründe für die Erstellung manueller Rechnungen zu dokumentieren. Es stellt sicher, dass alle Änderungen und Neuausstellungen von Rechnungen korrekt und transparent begründet werden.
Identifizierung des Grundes für die manuelle Rechnungsstellung
Überprüfen Sie den vorliegenden Fall und identifizieren Sie den genauen Grund, warum eine manuelle Rechnungsstellung erforderlich ist.
Auswahl eines passenden Grundes aus den unten aufgeführten Beispielen
Wählen Sie den Grund aus, der am besten zu dem vorliegenden Sachverhalt passt.
Anpassung des Grundes bei Bedarf
Falls keiner der angegebenen Gründe exakt zutrifft, passen Sie die Formulierung entsprechend an, um eine präzise Begründung zu liefern.
Überprüfung und Freigabe (optional)
Lassen Sie die manuelle Rechnung von einer zuständigen Person überprüfen und freigeben, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.
Beispiele für Gründe:
Nachzahlung der Umsatzsteuer
Nachzahlung der Umsatzsteuer aufgrund einer nachträglichen Überprüfung oder USt-Pflicht. Die ursprünglich berechnete Umsatzsteuer wurde angepasst, um den korrekten Betrag und/oder neu entstandene Pflicht abzubilden.
Gutschrift
Gutschrift aufgrund einer Überzahlung. Der überzahlte Betrag wird dem Kundenkonto gutgeschrieben.
Gutschrift aufgrund einer nachträglichen Preisänderung durch Verhandlung. Der vereinbarte Preis wurde auf Kundenwunsch/Vendorwunsch angepasst.
Rechnung
Rechnung aufgrund einer erbrachten Leistung. Die entsprechenden Dienstleistungen oder Waren wurden gemäß Vereinbarung geliefert und in Rechnung gestellt.
Rechnung aufgrund der Begleichung eines negativen Guthabens bei CopeCart GmbH. Der in Rechnung gestellte Betrag entspricht dem negativen Stand am Tag der Rechnungerstellung.
Anpassung der Rechnung
Anpassung der Rechnung aufgrund einer nachträglichen Änderung der Leistungsbeschreibung. Die erbrachte Leistung wurde präzisiert und die Rechnung entsprechend korrigiert.
Anpassung der Rechnung aufgrund falscher Kundendaten. Die ursprünglichen Kundendaten enthielten einen Fehler, der hiermit korrigiert wird.
Anpassung der Rechnung aufgrund der Anwendung eines falschen Steuersatzes. Der korrekte Steuersatz wurde nachträglich berücksichtigt.
Gesamtrechnung
Gesamtrechnung zur Zusammenfassung mehrerer Teilleistungen. Alle erbrachten Leistungen sind hiermit wie erbeten in einer Gesamtrechnung zusammengefasst.
Gesamtrechnung zur Zusammenfassung aller Ratenzahlungen. Die Gesamtrechnung dient als übersicht über bisherige und offene Zahlungen zu der betreffenden Leistung oder Produkt.
Anpassung der Gutschrift
Anpassung der Gutschrift aufgrund eines Rechenfehlers. Der ursprünglich gutgeschriebene Betrag wurde korrigiert, um den korrekten Betrag widerzuspiegeln.
Anpassung der Gutschrift aufgrund fehlerhafter Mengenerfassung. Die ursprünglich erfasste Menge wurde nachträglich korrigiert.
Anpassung der Gutschrift aufgrund fehlerhafter Kundendaten. Die ursprünglich erfassten Daten wurden nachträglich korrigiert.
Stornorechnung
Stornorechnung aufgrund der Stornierung einer Bestellung. Die ursprünglich erstellte Rechnung wurde storniert, da die Bestellung nicht ausgeführt wurde.
Stornorechnung aufgrund falscher Mehrwertsteuerberechnung seitens System, die Kleinunternehmerregelung fand fälschlicherweise Anwendung.
Hinweise zur sorgfältigen Beachtung:
Es muss immer darauf geachtet werden, dass die Gründe für die manuelle Rechnungsstellung klar und präzise formuliert sind.
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig dokumentiert werden.
Überprüfen Sie die manuelle Rechnung gründlich, um Fehler zu vermeiden.
Holen Sie vor der endgültigen Ausstellung eine Freigabe von einer autorisierten Person ein. (optional)