En moyenne, 54% des candidatures ne reçoivent pas de réponses, soit 46% qui reçoivent un email de refus, dont seulement 1% est personnalisé. Il est important de valoriser le candidat en tant qu'humain. La clé du succès est la considération et le respect de celui-ci, faites de votre e-mail de refus une marque de différenciation face à vos concurrents ! 

Voici nos conseils pour y parvenir :

1) Créer un candidat persona 

Un candidat persona c'est une représentation de votre candidat idéal.
Vous y définirez 3 types de critères : 

  • Ses critères socio-démographiques (âge, mobilité, parcours de formation, niveau d'étude, années d'expériences & détails...) 

  • Ses critères professionnels (écoles, expériences, recommandations, motivations professionnelles ...) 

  • Ses critères personnels (motivations personnelles, objectifs de vie, capacités humaines spécifiques ...)

Réaliser une persona pour chaque campagne, vous permettra d'adapter votre mail de refus pour chaque candidat et surtout de donner des raisons pertinentes au candidat qui n'a pas été retenu. 

2) Créer vos templates d'emails de refus 

Pour rappel, les templates de mails sont un gain de temps pour la gestion de vos candidatures, en faisant preuve d'analyse et de stratégie, vous mettrez en place des mails adaptés au profil de chaque candidat pour cela : 

A. Utilisez les tags 

Personnaliser vos emails par les tags, les valeurs du candidat seront remplacées : nom, prénom, campagne à laquelle il a postulé... Le mail sera donc personnalisé, le candidat ne considérera pas que l'email de refus reçu est un message automatique. 

B. Adaptez vos mails en fonction de l'étape où vous refusez le candidat 

Un candidat que vous avez reçu en entretien ne va pas recevoir le même mail de refus qu'un candidat refusé à l'étape de la présélection des CVs. 

À titre d'exemple :
Suite à la création de notre persona, nous avons créé deux catégories de refus : refus post candidature et refus post entretien.
Dans ces deux catégories, trois types de templates ont été définis : 

  1. Refus post candidature

Voici les 3 principales raisons pour lesquelles, après la réception du questionnaire, CV, vidéo, le profil du candidat n'est pas adapté au poste : 

  • Manque d'expérience 

  • Profil qui n'est pas adapté aux missions 

  • Profil qui est trop expérimenté  

Pour les campagnes de stages ou d'alternances, les raisons pour lesquelles le candidat ne correspond pas peuvent être  les dates et le rythme d'alternances....

Exemple de mail de refus avec le template de mail : Refus post candidature - manque d'expérience

Paragraphe 1 : Annoncer directement au candidat que son profil n'a pas été retenu
Paragraphe 2 : Expliquer les raisons pour lesquels son profil ne correspond pas au poste (par rapport à notre candidat idéal)
Paragraphe 3 : Garder le CV du candidat, de nouveaux postes adaptés à son profil peuvent être créés. Pour cela, n'oubliez pas d'ajouter le candidat au vivier correspondant
Paragraphe 4 : Remercier le candidat et lui apporter une attention (cf dernier point de l'article : Démarquez-vous)

    2. Refus post entretien 

Après avoir rencontré le candidat, vous avez eu l'analyse nécessaire pour lui expliquer les raisons de son refus face à son profil. À contrario du mail de refus post candidature, nous allons dans ce template, mettre en avant le candidat afin que celui-ci se sente valorisé. 

3 moyens de valoriser un candidat : 

  • Un trait de son caractère 

  • Une réussite professionnelle 

  • Un projet personnel 

Exemple de mail de refus avec le template de mail : Refus post entretien : trait de caractère

Paragraphe 1 : Annoncer directement au candidat que son profil n'a pas été retenu et lui expliquer les raisons de ce refus grâce à la persona que vous avez créé pour ce poste
Paragraphe 2 : Valoriser le candidat
Paragraphe 3 : Lui apporter des conseils afin qu'il s'améliore lors des entretiens
Paragraphe 4 : Une attention pour aider le candidat à ne pas perdre espoir (cf dernier point de l'article : Démarquez-vous)
Paragraphe 5 : Garder le CV du candidat, de nouveaux postes adaptés à son profil peuvent être créés. Pour cela, n'oubliez pas d'ajouter le candidat au vivier correspondant
Paragraphe 4 : Remercier le candidat

Attention : adaptez votre mail de refus à votre marque employeur

3) Démarquez-vous ! 

Les emails de refus sont un avantage concurrentiel face à vos concurrents. Faites preuve d'humanité et d'innovation pour faire de votre email de refus une bonne expérience pour les candidats ! 

Idées pour vous démarquer

  • Ayez un mot réconfortant pour le candidat pour que celui-ci ne se sente pas découragé après votre mail de refus (cf exemple de mails précédent) 

  • Invitez les candidats à écouter une musique leur redonnant l'énergie nécessaire pour continuer leur recherche du poste idéal
    Exemple : Eye of Tiger, Don't Stop Me Know, You Can Do It...

  • Ajoutez une citation permettant au candidat de poursuivre leur effort
    Exemple : "Qu'est ce qui conditionne la réussite ? La capacité à soutenir un effort continu" - Henri Ford 

Source : https://www.digitaweb.com/blog/construire-candidat-persona

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