تخط وانتقل إلى المحتوى الرئيسي

مزامنة حسابات Teachworks المتعددة مع حساب QuickBooks واحد

بقلم: Teachworks Support

إذا كان لديك حساب رئيسي لإدارة حسابات Teachworks متعددة وتريد مزامنة حسابات Teachworks هذه مع حساب QuickBooks واحد، فيمكنك اتباع التعليمات الموضحة في هذه المقالة.

ملاحظة: يتطلب مزامنة حسابات Teachworks المتعددة اشتراكًا في QuickBooks Online Plus لتفعيل ميزة تتبع المواقع والفصول الدراسية. يمكنك الاطلاع على المزيد من المعلومات هنا: تتبع المواقع والفصول الدراسية .

الاتصال ببرنامج QuickBooks من حسابك الرئيسي

عند مزامنة حساب Teachworks واحد مع حساب QuickBooks واحد، ستتصل بـ QuickBooks من حساب مسؤول Teachworks الخاص بك.

مع ذلك، إذا كان لديك عدة حسابات في Teachworks وترغب في مزامنتها مع حساب QuickBooks واحد، فستحتاج إلى الاتصال بـ QuickBooks من حسابك الرئيسي في Teachworks. يمكنك القيام بذلك باتباع الخطوات التالية:

  1. إذا كان حساب QuickBooks الخاص بك متصلاً بالفعل بأحد حسابات Teachworks الخاصة بك، فستحتاج إلى فصله أولاً باتباع هذه التعليمات: فصل الاتصال من QuickBooks.

  2. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك الرئيسي.

  3. انقر على "الإعدادات" ثم انقر على "إعدادات QuickBooks".

  4. انقر فوق زر "الاتصال بـ QuickBooks" واتبع التعليمات لربط حسابك بـ QuickBooks.

إعدادات الاتصال

بعد الاتصال ببرنامج QuickBooks من حسابك الرئيسي، سيتم توجيهك إلى نموذج يحتوي على إعدادات الاتصال.

إعدادات الحساب الرئيسي

  1. حدد حسابي "المبيعات" و"الخصومات" من حسابك في QuickBooks اللذين ستستخدمهما لتتبع المبيعات والخصومات. سيتم تسجيل مبيعات كل فرع في هذين الحسابين وتحديد موقعه.

  2. حدد حسابات Teachworks التي ترغب في مزامنتها مع حساب QuickBooks المتصل. إذا كنت ستزامن أيًا من حسابات Teachworks مع ملف شركة QuickBooks الخاص بها، فاترك خانة اختيار الشركة غير محددة، وستتمكن من ربط حساب Teachworks هذا بـ QuickBooks من داخل ذلك الحساب.

  3. أرسل النموذج لحفظ الإعدادات.

إعدادات QuickBooks

عند مزامنة فروع متعددة مع حساب QuickBooks واحد، ستحتاج إلى استخدام ميزات "المواقع" أو "الفصول الدراسية" في QuickBooks لتتبع المبيعات من كل حساب من حسابات Teachworks الخاصة بك.

  1. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في QuickBooks.

  2. انتقل إلى صفحة "إعدادات الشركة".

  3. في صفحة "الشركة"، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم "الفئات" وقم بتمكين "تتبع المواقع" و/أو "تتبع الفصول".

  4. في حالة استخدام إعداد "الفئات"، اختر خيار تعيين الفئات "واحدة للمعاملة بأكملها".

  5. أرسل النموذج لحفظ التغييرات.

بعد تفعيل إعدادات "مواقع المسارات" و/أو "فئات المسارات"، انتقل إلى صفحة "القوائم".

  • إذا كنت تقوم بالتتبع حسب المواقع، فانقر فوق رابط "المواقع" وأضف مواقع لكل حساب من حسابات فروع Teachworks التي ستقوم بمزامنتها مع حساب QuickBooks هذا.

  • إذا كنت تتابع حسب الفصل، فانقر فوق رابط "الفصول" وأضف فصولًا لكل حساب من حسابات فروع Teachworks التي ستتم مزامنتها مع حساب QuickBooks هذا.

أرقام الفواتير ومذكرات الائتمان

تقوم الفواتير وإشعارات الدائن في برنامج Teachworks بزيادة أرقام الفواتير في كل حساب على حدة، مما قد يؤدي إلى تكرار الأرقام.

إذا كنت ترغب في السماح بتكرار الأرقام، فسيتعين عليك تعديل الإعدادات في حساب QuickBooks الخاص بك باتباع الخطوات التالية:

  1. انقر على صفحة "إعدادات الشركة".

  2. في صفحة "المبيعات" ضمن قسم "محتوى نموذج المبيعات"، قم بتعيين إعداد "أرقام المعاملات المخصصة" إلى "إيقاف".

  3. أرسل النموذج لحفظ التغييرات.

إذا كنت لا ترغب في السماح بتكرار الأرقام، فسيتعين عليك التأكد من أن كل حساب من حسابات Teachworks الخاصة بك يحتوي على أرقام فواتير مختلفة.

يمكن تحقيق ذلك إما باستخدام "بادئات" مختلفة للفواتير وإشعارات الدائن، أو بترك مسافة بين الأرقام الأولية لكل حساب من حسابات Teachworks الخاصة بك، بحيث لا تتكرر أبدًا. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات هنا: ترقيم الفواتير .

إعدادات حساب الفرع

عندما يستخدم حساب فرع Teachworks الاتصال الذي تم إنشاؤه من حساب رئيسي، ستكون الإعدادات مختلفة قليلاً عما لو تم الاتصال بحساب QuickBooks الخاص به.

  1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب فرع Teachworks الذي يستخدم الاتصال الذي تم إنشاؤه في الحساب الرئيسي.

  2. انقر على "الحساب والإعدادات" ثم انقر على "التكاملات والإضافات".

  3. انقر على "الإعدادات" ضمن قسم تكامل QuickBooks.

  4. حدد موقعًا و/أو فئة في الحقول المخصصة لذلك. ستعرض هذه القوائم المواقع و/أو الفئات التي أنشأتها في حساب QuickBooks الخاص بك.

  5. حدد رمز الضريبة وحساب الإيداع المراد استخدامه. يتم تعيين حسابات المبيعات والخصومات التي تظهر عادةً في هذه الصفحة في الحساب الرئيسي لجميع حسابات فروع Teachworks التي تستخدم هذا الربط.

  6. حدد "تاريخ البدء" لتواريخ المعاملات التي تريد مزامنتها.

    ملاحظة: إذا كنت قد قمت بالفعل بمزامنة المعاملات من حساب Teachworks هذا إلى حساب QuickBooks الخاص بك، فيجب عليك تعيين هذا التاريخ لاستبعاد أي معاملات تمت مزامنتها بالفعل.

  7. إذا كنت ترغب في استبعاد المدفوعات من المزامنة، فقم بتمكين إعداد "استبعاد المدفوعات".

  8. أرسل النموذج لحفظ الإعدادات.

  9. كرر هذه الخطوات لكل فرع من فروعك.

مزامنة البيانات مع QuickBooks

إن طريقة مزامنة حساب Teachworks مع QuickBooks باستخدام الاتصال الذي تم إنشاؤه في الحساب الرئيسي هي نفسها طريقة مزامنة حساب واحد.

  1. انقر على "الحساب والإعدادات" ثم انقر على "التكاملات والإضافات".

  2. انقر على "مزامنة" ضمن تكامل QuickBooks.

  3. ستظهر لك قائمة بأنواع السجلات غير المتزامنة. يمكنك عرض السجلات غير المتزامنة بشكل فردي بالنقر على أيقونة "عرض" في صف نوع السجل.

  4. انقر على زر "المزامنة".

المنطق والقواعد لمزامنة أنواع السجلات

عندما تقوم بمزامنة حسابات Teachworks متعددة مع حساب QuickBooks واحد، فإن المنطق والقواعد المطبقة على مزامنة السجلات تختلف عما لو كنت تقوم بمزامنة حساب Teachworks واحد مع حساب QuickBooks واحد.

عملاء

  • السجلات الجديدة - إذا لم تتم مزامنة سجل العميل مع QuickBooks، فسيبحث Teachworks في حساب QuickBooks الخاص بك عن عميل موجود بنفس الاسم الأول واسم العائلة وعنوان البريد الإلكتروني.

    • إذا تم العثور على سجل مطابق، فسيتم ربطه بسجل العميل في Teachworks وسيتم تحديث حساب العميل في QuickBooks بأي حقول تفاصيل الاتصال الخاصة بهذا العميل في Teachworks والتي ليست فارغة.

    • إذا لم يتم العثور على تطابق، فستحاول Teachworks إنشاء حساب عميل جديد في QuickBooks.

  • تحديث السجلات - إذا تمت مزامنة سجل ما مسبقًا مع QuickBooks، فسيتم تحديثه بأي تغييرات أُجريت على ملف تعريف العميل في Teachworks. سيتم تحديث حقول بيانات الاتصال غير الفارغة في Teachworks فقط في حساب العميل في QuickBooks.

  • الحذف - إذا تم حذف عميل تمت مزامنته مع QuickBooks لاحقًا من Teachworks، فسيتحقق البرنامج مما إذا كان حساب هذا العميل في QuickBooks مرتبطًا بأي عملاء نشطين في حسابات Teachworks الأخرى. إذا تم حذف هذا العميل أو كان غير نشط في جميع حسابات Teachworks المرتبطة، فسيتم تعيين حالة العميل إلى "غير نشط" في حساب QuickBooks الخاص بك.

نصيحة: إذا كان لدى بعض عملائك ملفات تعريف في أكثر من حساب واحد من حسابات Teachworks الخاصة بك وكان لديهم نفس الاسم الأول واسم العائلة وعنوان البريد الإلكتروني - فسيتم ربطهم بحساب عميل واحد في QuickBooks.

نصيحة: لكي تتم مزامنة الفواتير والمدفوعات بنجاح، يجب أن يكون عملاؤك نشطين. لذا، لا تقم بتعطيل حسابات العملاء في Teachworks إلا بعد مزامنة جميع فواتيرهم و/أو مدفوعاتهم غير المتزامنة مع QuickBooks.

خدمات

تُضاف الخدمات إلى حسابك في QuickBooks كبنود خدمة.

  • السجلات الجديدة - إذا لم تتم مزامنة سجل مع QuickBooks، فسيقوم Teachworks أولاً بالتحقق مما إذا كان هناك عنصر موجود في QuickBooks بنفس اسم الخدمة.

    • إذا تم العثور على خدمة بنفس الاسم، فسيتم ربطها بالخدمة الموجودة في حسابك على Teachworks.

    • إذا لم يتم العثور على خدمة بنفس الاسم، فسيتم إنشاء خدمة جديدة في QuickBooks.

نصيحة: إذا كانت حسابات Teachworks الخاصة بك تحتوي على خدمات بنفس الاسم، فسيتم ربطها بنفس عنصر الخدمة في حساب QuickBooks الخاص بك.

  • تحديث السجلات - إذا تمت مزامنة خدمة ما بالفعل مع QuickBooks وقمت بتغيير اسم الخدمة في Teachworks، فسيقوم البرنامج بتنفيذ الخطوات التالية:

    • تحقق مما إذا كانت هناك أي عناصر خدمة موجودة بالفعل في QuickBooks تحمل اسم الخدمة الجديد. في حال العثور على تطابق، سيتم ربط الخدمة في Teachworks بالخدمة في QuickBooks. أما في حال عدم العثور على تطابق، ينتقل البرنامج إلى الخطوة التالية.

    • تحقق مما إذا كانت أي خدمات في حسابك الآخر على Teachworks مرتبطة بهذه الخدمة في QuickBooks، وما إذا كانت أسماء خدماتها تتطابق مع الاسم الجديد. إذا كانت الإجابة بنعم، فسيتم تحديث اسم الخدمة في QuickBooks. أما إذا كانت الإجابة بلا، فسينتقل البرنامج إلى الخطوة التالية.

    • سيتم إنشاء عنصر خدمة جديد بالاسم الجديد لخدمة Teachworks.

  • لن تُحذف الخدمات المحذوفة من Teachworks من QuickBooks. إذا كنت ترغب في حذفها من QuickBooks، فيجب عليك القيام بذلك يدويًا.

  • يجب ألا يتجاوز طول عناوين الخدمات 100 حرف.

الفواتير

  • سجلات جديدة - إذا لم تتم مزامنة فاتورة مع QuickBooks، فسيقوم Teachworks بإنشاء فاتورة جديدة في QuickBooks.

ملاحظة: عند مزامنة فروع متعددة مع حساب QuickBooks واحد، سيحاول Teachworks إنشاء فاتورة جديدة حتى لو تم العثور على فاتورة بنفس الرقم.

إذا كنت لا ترغب في السماح بالفواتير ذات الأرقام المكررة، فراجع التعليمات الواردة في قسم "الترقيم" أدناه.

  • تحديث السجلات - إذا تم تغيير فاتورة تمت مزامنتها مسبقًا مع QuickBooks في Teachworks، فسيتم تحديث الفاتورة المقابلة في QuickBooks بالتغييرات.

  • الفواتير المحذوفة والملغاة - يجب إلغاء الفواتير المحذوفة أو الملغاة في Teachworks يدويًا في QuickBooks.

  • سيتم تعيين الموقع و/أو الفصل الذي قمت بتعيينه لحساب Teachworks لأي فواتير وإشعارات دائنة تتم مزامنتها مع QuickBooks.

  • الترقيم - يتم ترقيم الفواتير وإشعارات الدائن بالتسلسل في كل حساب من حساباتك على منصة Teachworks. وهذا قد يؤدي إلى تكرار الأرقام بين حسابات Teachworks.

  • إنشاء أرقام فريدة - إذا كنت ترغب في الحصول على أرقام فواتير فريدة في حساب QuickBooks الخاص بك، فمن الضروري التأكد من أن أرقام الفواتير في حسابات فروع Teachworks الخاصة بك فريدة. ويمكن تحقيق ذلك بإحدى الطريقتين التاليتين:

    • استخدام بادئات مختلفة للفواتير وإشعارات الدائن لكل حساب من حسابات Teachworks

    • عن طريق ترك مسافة بين الرقم الأول لكل حساب من حسابات Teachworks الخاصة بك بحيث لا يكون هناك تكرارات.

  • إذا حاولت مزامنة فاتورة بنفس رقم فاتورة تمت مزامنتها من حساب Teachworks آخر، فسيعرض QuickBooks رسالة خطأ وسيتعين عليك تغيير رقم الفاتورة المكرر.

  • منع تكرار الأرقام - إذا كنت ترغب في منع تكرار أرقام الفواتير، فستحتاج إلى تعديل الإعداد التالي في حساب QuickBooks الخاص بك:

    • انتقل إلى صفحة "إعدادات الشركة"

    • في صفحة "المبيعات" في قسم "محتوى نموذج المبيعات"، قم بتعيين "أرقام المعاملات المخصصة" إلى "تشغيل".

    • عند ضبط هذا الخيار على "تشغيل"، إذا حاولت مزامنة الفواتير التي تحمل نفس الأرقام من حسابات Teachworks مختلفة، فسيعرض QuickBooks رسالة خطأ ولن يقوم بمزامنة الفواتير.

إشعارات الدائن

تنطبق القواعد المذكورة أعلاه للفواتير أيضاً على إشعارات الدائن.

  • يتم إنشاء إشعارات الدائن في برنامج QuickBooks كمذكرات دائنة.

  • لا يتم تخصيص إشعارات الدائن التي تم تخصيصها للفواتير تلقائيًا عند مزامنتها مع QuickBooks - يجب إجراء التخصيص في QuickBooks.

المدفوعات

  • سيؤدي إنشاء دفعة جديدة في Teachworks إلى إنشاء دفعة جديدة في QuickBooks بنفس التفاصيل.

  • لا يتم تخصيص المدفوعات للفواتير عند مزامنتها مع QuickBooks - يجب إجراء التخصيص في QuickBooks.

  • يجب حذف المدفوعات التي يتم حذفها في Teachworks بعد مزامنتها مع QuickBooks يدويًا في QuickBooks.

هل أجاب هذا عن سؤالك؟