Ако имате главен акаунт за управление на множество акаунти в Teachworks и искате да синхронизирате тези акаунти в Teachworks с един акаунт в QuickBooks, можете да следвате инструкциите, описани в тази статия.
ЗАБЕЛЕЖКА: Синхронизирането на множество акаунти в Teachworks изисква абонамент за QuickBooks Online Plus, за да е налично проследяването на местоположения и класове. Можете да намерите повече информация тук: Проследяване на местоположения и класове .
Свързване с QuickBooks от вашия главен акаунт
Когато синхронизирате един акаунт в Teachworks с един акаунт в QuickBooks, ще се свържете с QuickBooks от вашия администраторски акаунт в Teachworks.
Ако обаче имате няколко акаунта в Teachworks и искате да ги синхронизирате с един акаунт в QuickBooks, трябва да се свържете с QuickBooks от вашия главен акаунт в Teachworks. Можете да направите това, като следвате стъпките по-долу:
Ако вашият QuickBooks акаунт вече е свързан с един от вашите Teachworks акаунти, първо ще трябва да го прекъснете, като следвате тези инструкции: Прекъсване на връзката с QuickBooks.
Влезте в главния си акаунт.
Кликнете върху „Настройки“ и след това върху „Настройки на QuickBooks“.
Кликнете върху бутона „Свързване с QuickBooks“ и следвайте инструкциите, за да свържете акаунта си с QuickBooks.
Настройки за връзка
След като се свържете с QuickBooks от вашия Master акаунт, ще бъдете насочени към формуляр с настройките за връзка.
Настройки на главния акаунт
Изберете „Продажби“ и „Сметки за отстъпки“ от вашия QuickBooks акаунт, които ще използвате за проследяване на продажби и отстъпки. Продажбите на всеки клон ще бъдат записвани в тези сметки и обозначени със собствено местоположение.
Изберете акаунтите в Teachworks, които искате да синхронизирате със свързания акаунт в QuickBooks. Ако ще синхронизирате някой от вашите акаунти в Teachworks със собствен файл на компанията в QuickBooks, оставете квадратчето за компанията неотметнато и ще можете да свържете този акаунт в Teachworks с QuickBooks от този акаунт.
Изпратете формуляра, за да запазите настройките.
Настройки на QuickBooks
Когато синхронизирате множество клонове с един QuickBooks акаунт, ще трябва да използвате функциите „Местоположения“ или „Класове“ на QuickBooks, за да проследявате продажбите от всеки от вашите Teachworks акаунти.
Влезте в акаунта си в QuickBooks.
Отидете на страницата „Настройки на компанията“.
На страницата „Компания“ превъртете надолу до секцията „Категории“ и активирайте „Местоположения на проследяване“ и/или „Класове на проследяване“.
Ако използвате настройката „Класове“, изберете опцията за присвояване на класове „Един на цялата транзакция“.
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
След като сте активирали настройките „Проследяване на местоположения“ и/или „Проследяване на класове“, отидете на страницата „Списъци“.
Ако проследявате по местоположения, щракнете върху връзката „Местоположения“ и добавете местоположения за всеки от акаунтите на клоновете на Teachworks, които ще синхронизирате с този акаунт в QuickBooks.
Ако проследявате по клас, щракнете върху връзката „Класове“ и добавете класове за всеки от акаунтите на клона на Teachworks, които ще синхронизирате с този акаунт в QuickBooks.
Номера на фактури и кредитни известия
Фактурите и кредитните известия в Teachworks увеличават номерата на фактурите във всеки акаунт поотделно. Това създава потенциал за дублиране на номера.
Ако искате да разрешите дублиращи се номера, ще трябва да коригирате настройката в акаунта си в QuickBooks, като следвате стъпките по-долу:
Кликнете върху страницата „Настройки на компанията“.
На страницата „Продажби“ в секцията „Съдържание на формуляра за продажби“ задайте настройката „Персонализирани номера на транзакции“ на „Изключено“.
Изпратете формуляра, за да запазите промените си.
Ако не искате да разрешите дублиращи се номера, ще трябва да се уверите, че всеки от вашите акаунти в Teachworks има различни номера на фактури.
Това може да се постигне или чрез използване на различни „префикси“ за фактури и кредитни известия, или чрез разпределяне на началния номер за всеки от вашите акаунти в Teachworks, така че никога да нямат дубликати. Можете да намерите повече информация тук: Номериране на фактури .
Настройки на клоновия акаунт
Когато акаунт в клон на Teachworks използва връзката, установена от главен акаунт, настройките ще бъдат малко по-различни, отколкото ако е свързан със собствения си акаунт в QuickBooks.
Влезте в акаунт на клон на Teachworks, който използва връзката, установена в главния акаунт.
Кликнете върху „Акаунт и настройки“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Кликнете върху „Настройки“ под „Интеграция с QuickBooks“.
Изберете местоположение и/или клас в съответните полета. Тези менюта ще показват местоположенията и/или класовете, които сте създали в акаунта си в QuickBooks.
Изберете данъчния код и депозитната сметка, които ще използвате. Сметките за продажби и отстъпки, които обикновено се показват на тази страница, са зададени в главната сметка за всички клонови сметки на Teachworks, които използват тази връзка.
Изберете „Начална дата“ за датите на транзакциите, които искате да синхронизирате.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако вече сте синхронизирали транзакции от този акаунт в Teachworks с вашия акаунт в QuickBooks, трябва да зададете тази дата, за да изключите всички транзакции, които вече са синхронизирани.
Ако искате да изключите плащанията от синхронизирането, активирайте настройката „Изключване на плащания“.
Изпратете формуляра, за да запазите настройките.
Повторете тези стъпки за всеки от вашите клонове.
Синхронизиране с QuickBooks
Методът за синхронизиране на акаунт в Teachworks с QuickBooks, използвайки връзката, установена в главния акаунт, е същият като за синхронизиране на един акаунт.
Кликнете върху „Акаунт и настройки“ и след това върху „Интеграции и добавки“.
Кликнете върху „Синхронизиране“ под „Интеграция с QuickBooks“.
Ще видите таблица с типовете записи, които не са синхронизирани. Можете да видите отделните несинхронизирани записи, като щракнете върху иконата „Преглед“ в реда на типа запис.
Кликнете върху бутона „Синхронизиране“.
Логика и правила за синхронизиране на типове записи
Когато синхронизирате множество акаунти в Teachworks с един акаунт в QuickBooks, логиката и правилата, прилагани за синхронизиране на записи, са различни, отколкото ако синхронизирате един акаунт в Teachworks с един акаунт в QuickBooks.
Клиенти
Нови записи - Ако клиентският запис не е синхронизиран с QuickBooks, Teachworks ще търси във вашия QuickBooks акаунт съществуващ клиент със същото собствено име, фамилия И имейл адрес.
Ако бъде намерен съответстващ запис, той ще бъде свързан със записа на клиента в Teachworks и акаунтът на клиента в QuickBooks ще бъде актуализиран с всички полета с данни за контакт за този клиент в Teachworks, които не са празни.
Ако не бъде намерено съвпадение, Teachworks ще се опита да създаде нов клиентски акаунт в QuickBooks.
Актуализиране на записи - Ако даден запис вече е синхронизиран с QuickBooks, той ще бъде актуализиран с всички промени, направени в профила на клиента в Teachworks. Само полетата за контактни данни, които не са празни в Teachworks, ще бъдат актуализирани в акаунта на клиента в QuickBooks.
Изтриване - Ако клиент, който е бил синхронизиран с QuickBooks, по-късно бъде изтрит в Teachworks, софтуерът ще провери дали този клиентски акаунт в QuickBooks е свързан с други активни клиенти от другите ви акаунти в Teachworks. Ако този клиент е бил изтрит или е неактивен във всички свързани акаунти в Teachworks, тогава клиентът ще бъде зададен като Неактивен във вашия акаунт в QuickBooks.
СЪВЕТ: Ако някои от вашите клиенти имат профили в повече от един от вашите Teachworks акаунти и имат едно и също собствено име, фамилия и имейл адрес – те ще бъдат свързани с един клиентски акаунт в QuickBooks.
СЪВЕТ: За да бъдат успешно синхронизирани фактурите и плащанията, вашите клиенти трябва да са активни. Следователно, трябва да правите клиентите неактивни в Teachworks само след като сте синхронизирали всички техни несинхронизирани фактури и/или плащания с QuickBooks.
Услуги
Услугите се добавят към вашия QuickBooks акаунт като сервизни елементи.
Нови записи - Ако даден запис не е синхронизиран с QuickBooks, Teachworks първо ще провери дали в QuickBooks съществува елемент със същото име като услугата.
Ако бъде намерена услуга със същото име, тя ще бъде свързана с услугата във вашия Teachworks акаунт.
Ако не бъде намерена услуга със същото име, в QuickBooks ще бъде създадена нова.
СЪВЕТ: Ако вашите акаунти в Teachworks имат услуги с едно и също име, те ще бъдат свързани със същия елемент от услугата във вашия акаунт в QuickBooks.
Актуализиране на записи - Ако дадена услуга вече е синхронизирана с QuickBooks и промените името на услугата в Teachworks, софтуерът ще изпълни следните стъпки:
Проверете дали в QuickBooks вече съществуват сервизни елементи с новото име на услугата. Ако се намери съвпадение, услугата в Teachworks ще бъде свързана с услугата в QuickBooks. Ако не се намери съвпадение, софтуерът преминава към следващата стъпка.
Проверете дали някоя от услугите в другия ви Teachworks акаунт е свързана с тази услуга в QuickBooks и дали имената на услугите им съвпадат с новото име. Ако отговорът е да, името на елемента от услугата ще бъде актуализирано в QuickBooks. Ако не, софтуерът преминава към следващата стъпка.
Ще бъде създаден нов сервизен елемент с новото име на услугата Teachworks.
Услугите, изтрити в Teachworks, няма да бъдат изтрити в QuickBooks. Ако искате да ги изтриете в QuickBooks, трябва да го направите ръчно.
Заглавията на услугите трябва да са 100 знака или по-малко.
Фактури
Нови записи - Ако дадена фактура не е синхронизирана с QuickBooks, Teachworks ще създаде нова фактура в QuickBooks.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато синхронизирате множество клонове с един QuickBooks акаунт, Teachworks ще се опита да създаде нова фактура, дори ако бъде намерена фактура със същия номер.
Ако не искате да разрешавате фактури с дублиращи се номера, вижте инструкциите в раздела „Номериране“ по-долу.
Актуализиране на записи - Ако фактура, която преди това е била синхронизирана с QuickBooks, бъде променена в Teachworks, съответната фактура в QuickBooks ще бъде актуализирана с промените.
Изтрити и анулирани фактури - Фактурите, изтрити или анулирани в Teachworks, трябва да бъдат анулирани ръчно в QuickBooks.
Местоположението и/или класът, които сте задали за акаунт в Teachworks, ще бъдат присвоени на всички фактури и кредитни известия, синхронизирани с QuickBooks.
Номериране - Номерата на фактурите и кредитните известия се увеличават последователно във всеки от вашите акаунти в Teachworks. Това създава потенциал за дублиране на номера между акаунтите в Teachworks.
Генериране на уникални номера - Ако искате да имате уникални номера на фактури в акаунта си в QuickBooks, е необходимо да се уверите, че номерата на фактурите във вашите акаунти в клона Teachworks са уникални. Това може да се постигне по един от следните начини:
Използване на различни префикси на фактури и кредитни известия за всеки акаунт в Teachworks
Като разредите началния номер за всеки от вашите акаунти в Teachworks, така че никога да нямат дубликати.
Ако се опитате да синхронизирате фактура със същия номер като фактура, синхронизирана от друг акаунт в Teachworks, QuickBooks ще върне съобщение за грешка и ще трябва да промените дублирания номер на фактурата.
Предотвратяване на дублиращи се номера - Ако искате да предотвратите дублиращи се номера на фактури, ще трябва да коригирате следната настройка в акаунта си в QuickBooks:
Отидете на страницата „Настройки на компанията“
На страницата „Продажби“ в секцията „Съдържание на формуляра за продажби“ задайте „Персонализирани номера на транзакции“ на „Вкл.“.
Когато това е зададено на „Вкл.“, ако се опитате да синхронизирате фактури с едни и същи номера от различни акаунти в Teachworks, QuickBooks ще върне съобщение за грешка и няма да синхронизира фактурите.
Кредитни бележки
Горните правила за фактурите важат и за кредитните известия.
Кредитните бележки се създават в QuickBooks като кредитни известия.
Кредитните известия, които са били разпределени към фактури, не се разпределят автоматично при синхронизиране с QuickBooks -- разпределението трябва да се извърши в QuickBooks.
Плащания
Ново плащане, създадено в TeachWorks, ще създаде ново плащане в QuickBooks със съответстващи данни.
Плащанията не се разпределят към фактури, когато се синхронизират с QuickBooks - разпределението трябва да се извърши в QuickBooks.
Плащанията, които са изтрити в Teachworks след синхронизиране с QuickBooks, трябва да бъдат изтрити ръчно в QuickBooks.